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Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister

Simon Grenacher
Dienstag, 25. September 2018

Um es gleich vorwegzunehmen: (Dienstleistungs)Unternehmen in der Schweiz sind von Gesetzes wegen – und ohne Wenn und Aber – dazu verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Diese Pflicht ist allerdings alles andere als neu. Sie gilt seit dem Inkrafttreten des Arbeitsgesetzes 1966. Nur hat das lange niemanden wirklich interessiert. Die Arbeitsinspektoren haben weggeschaut und die Unternehmen und Arbeitnehmenden haben es einfach ignoriert, geschwiegen oder wussten es nicht besser.

Doch als vor rund zwei Jahren eine Gruppe von wirtschaftsfreundlichen Parlamentariern zusammen mit den Arbeitgebern die Regeln für die Arbeitszeiterfassung für Kader und Fachkräfte lockern wollten, gingen die Arbeitnehmervertretungen auf die Barrikaden und brachten das Thema zurück ins kollektive Bewusstsein. Damit war auch die Zeit des routinemässigen Gesetzesbruchs vorbei. Mittlerweile wird von den Behörden stichprobenmässig kontrolliert, so dass es sich dringend empfiehlt, die Arbeitszeiterfassung im eigenen Unternehmen allerspätestens jetzt gesetzeskonform umzusetzen.

In diesem Blogbeitrag informiere ich Sie in konzentrierter Form über die für Dienstleistungsunternehmen relevanten Informationen zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung. Wollen oder brauchen Sie detailliertere Infos oder müssen Sie gar konkrete (Streit)Fälle beurteilen, so empfiehlt sich ohnehin der Gang zur Fachperson.

Gesetzliche Grundlagen und Regelungen

Die primäre gesetzliche Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung finden Sie in Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArbG):

«Der Arbeitgeber hat die Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug dieses Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten.»

Da sich das ArbG primär mit dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden beschäftigt und zu diesem Zweck vor allem die Themen Arbeitszeit, Überzeit, Einsätze an Sonn- und Feiertagen und Nachtarbeit regelt, ist klar, dass der Artikel 46 mit «Angaben zum Vollzug des Gesetzes» eben eine dokumentarische Arbeitszeiterfassung meint.

Weiter kommt klar zum Ausdruck, dass die Pflicht den Arbeitgebern – also den Unternehmen obliegt. Sie dürfen die Ausführung zwar ihren Mitarbeitenden delegieren, bleiben gegenüber den Behörden aber uneingeschränkt in der Verantwortung.

Der Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) wird dann konkreter, indem er in Absatz 1 verlangt:

«Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig sind, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:

  • c. die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
  • d. die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
  • e. die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;
  • h. die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge;»

Das heisst im Klartext, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Detail protokolliert werden müssen. Dass also sowohl die täglichen Anfangs- wie die Endzeiten, als auch die Pausen und die freien Tage (als Ruhetage) erfasst werden müssen. «Ich habe heute 8.5 Stunden gearbeitet» alleine, reicht also nicht.

Der gleiche Artikel bestimmt weiter, dass die Unternehmen die Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung für mindestens 5 Jahre aufbewahren müssen.

Wichtige Ergänzung zur allgemeinen Pflicht: Die beiden neuen Artikel 73a und 73b der ArGV1 weichen seit dem 1. Januar 2016 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wie folgt auf:

  • Artikel 73a (Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung): Bei Mitarbeitenden, die über eine grosse Autonomie bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeit verfügen, die jährlich ein Mindesteinkommen von 120'000 Franken erzielen und, die selbst schriftlich auf die Arbeitszeiterfassung verzichten, kann auf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verzichtet werden. Allerdings muss dies in einem für den Betrieb gültigen Gesamtarbeitsvertrag so vorgesehen sein.
  • Artikel 73b (Vereinfachte Arbeitszeiterfassung): Bei Mitarbeitenden, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selbst festsetzen können, kann auf eine detaillierte Arbeitszeiterfassung verzichtet werden. Es genügt dann, dass einzig die täglich geleistete Arbeitszeit erfasst wird, ohne weitere Details. Bei Betrieben unter 50 Mitarbeitenden, und somit bei einem Grossteil der KMU, darf diese Vereinfachung individuell mit jedem Mitarbeitenden schriftlich vereinbart werden. Den davon betroffenen Mitarbeitenden steht es allerdings frei, trotzdem eine detaillierte Arbeitszeiterfassung zu führen. Der Arbeitgeber hat ihnen dazu ein geeignetes Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Bei Betrieben mit mehr als 50 Mitarbeitenden muss die vereinfachte Arbeitszeiterfassung kollektiv vereinbart werden.

Zusammengefasst gilt also folgendes:

  • Es gilt die allgemeine Pflicht für eine detaillierte Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die dem Arbeitsgesetz unterstehen.
  • Die Verantwortung zur Einhaltung dieser Pflicht liegt bei den Unternehmen und nicht bei den Mitarbeitenden. Die praktische Umsetzung darf den Mitarbeitenden übertragen werden, was in der Praxis meistens auch der Fall sein wird. Die Verantwortung für die vollständige und korrekte Arbeitszeiterfassung verbleibt aber auch dann beim Arbeitgeber.
  • Alle Unterlagen, welche die Arbeitszeiten dokumentieren, müssen von den Unternehmen mindestens während 5 Jahren aufbewahrt werden.
  • Für «leitende Angestellte» und «autonome Fachkräfte» kann auf die Arbeitszeiterfassung ganz verzichtet werden. Es müssen aber einige Voraussetzungen dazu erfüllt werden, ausserdem muss der Betrieb einem Gesamtarbeitsvertrag unterstellt sein, der dies erlaubt.
  • Für «relativ autonome Angestellte» darf die Arbeitszeiterfassung so vereinfacht werden, dass sie nur noch die täglich geleistet Arbeitszeit ohne Details erfassen müssen. Auch hier gelten einige Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen.
  • Betriebe, welche ihrer Pflicht nicht nachkommen, werden gemahnt. Kommen sie ihrer Pflicht weiterhin nicht nach, so können sie gebüsst werden. In krassen Fällen, wo die Gesundheit der Mitarbeitenden ernsthaft gefährdet wird, können die Behörden als ultimo Ratio sogar das Unternehmen schliessen.

Ausnahmen von der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Da die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitsgesetz festgeschrieben ist, gilt sie nur für Unternehmen und für Mitarbeitende, welche dem Arbeitsgesetz auch unterstehen. Die Pflicht gilt also nicht für:

  • «Arbeitnehmer, die eine höhere leitende Tätigkeit oder eine wissenschaftliche oder selbständige künstlerische Tätigkeit ausüben», sogenanntes «Top Management» (Artikel 3 Absatz 1 lit.d ArbG). Das sind regelmässig die Geschäftsführer und andere Leute, die massgeblich auf die Leitung des Unternehmens einen Einfluss ausüben. In Artikel 9 ArbV1 ist detailliert beschrieben, was unter «höherer leitender Tätigkeit» zu verstehen ist.
  • Der Artikel 3 ArbG listet weitere Berufe und Personengruppen auf, die auch nicht dem Gesetz unterstehen, wie z.B. Handelsreisende, Heimarbeitnehmer, etc.
  • Betriebe, welche in Artikel 2 des ArbG ausgenommen sind. Das sind beispielsweise öffentlich-rechtliche Verwaltungen des Bundes und der Kantone, landwirtschaftliche Betriebe, etc. Lesen sie dazu am besten das Gesetz. In aller Regel wird Ihr Unternehmen aber nicht zu den Ausnahmefällen gehören.

Ziele der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung verfolgt gesetzgeberische Zielsetzungen:

  • Anhand der Zeiterfassung kann primär überprüft werden, ob die gesetzlichen Arbeitszeitvorschriften eingehalten werden. Hier wird in der Regel der kantonale Arbeitsinspektor einhaken.
  • Abgeleitet daraus soll die Zeiterfassung sicherstellen, dass den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein ausreichender Gesundheitsschutz zuteil wird.
  • Die lückenlose Zeiterfassung dient als Beweismittel für Ansprüche von Mitarbeitenden aus erbrachten Überstunden oder Überzeiten.

Die lückenlose Arbeitszeiterfassung ist allerdings auch für die effektive und profitable Führung Ihres Dienstleistungsunternehmens eine unverzichtbare Grundlage:

  • Denn, sie wird sinnvollerweise direkt mit den Leistungen und Projekten in Verbindung gebracht, so dass daraus die Projekt- und Kunden-Abrechnungen erstellt werden können.
  • Die Arbeitszeiterfassung schafft gleichzeitig die Basis für die Nachkalkulation Ihrer Projekte.
  • Die Arbeitszeiterfassung macht die komplette Arbeitsleistung Ihres Unternehmens transparent, zeigt, wo Produktivität stattfindet und wo nicht und hilft Ihnen, künftige Projekte präziser «vorherzusagen» und damit profitabler zu verkaufen.

Die Anwendung der Arbeitszeiterfassung in der Praxis

Lassen Sie mich zum Schluss einige praktische Hinweise und Tipps zur Arbeitszeiterfassung für Ihr Dienstleistungsunternehmen anmerken:

  • Das Gesetz schreibt nicht vor, mit welchen Hilfsmitteln die Arbeitszeit gemessen und protokolliert werden muss. Wollen Sie allerdings vom betrieblichen Zusatznutzen (siehe oben bei den Zielen im zweiten Teil «effektive und profitable Führung Ihres Dienstleistungsunternehmens») profitieren, und dazu rate ich Ihnen dringend, dann drängt sich der Einsatz einer Projektmanagement-Software für Dienstleister auf. Damit schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe. Sie erfüllen Ihre gesetzliche Pflicht und bekommen gleichzeitig ein Tool, mit welchem Sie Ihr Unternehmen effektiv und effizient führen können. Dieses Tool darf sich allerdings nicht ausschliesslich auf die Arbeitszeit konzentrieren, sondern muss auch freie Tage und Ferien mitberücksichtigen. In aller Regel lassen sich professionelle Tools auch mittels einfacher Schnittstellen mit «Stechuhren» oder mobilen Apps zur Zeiterfassung etc. verbinden.
  • Sollen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten mit einer mobilen App erfassen, so gilt es den Datenschutz der Leute zu gewährleisten. Eine App, welche also z.B. ständig trackt und überwacht, wo und wie lange jemand ist und diese Daten dann auch ins Zeiterfassungssystem einspielt, wäre problematisch. Klären Sie in diesem Fall exakt ab, wie Sie vorgehen müssen, um die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeitenden nicht zu verletzen.
  • Wollen Sie von Artikel 73a ArbV1 (Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung) Gebrauch machen, so muss sich Ihr Unternehmen einem Gesamtarbeitsvertrag mit entsprechender Regelung unterstellen. Ein Beispiel für den kaufmännischen Verband Zürich finden Sie hier (http://www.vzh.ch/gesamtarbeitsvertrag/). In aller Regel muss Ihr Unternehmen dazu Mitglied eines Berufsverbands oder einer Industrie- und Handelskammer und dergleichen werden – wenn es das nicht schon ist.
  • Verfassen Sie für Ihr Unternehmen ein Mitarbeiterreglement, welches klar festhält, wann und wieviel Ihre Mitarbeitenden arbeiten dürfen, welche Pausen und Ruhezeiten sie dabei einhalten sollten und, dass sie dazu verpflichtet sind, ihre Arbeitszeiten in dem von Ihnen zur Verfügung gestellten Tool gesetzeskonform zu erfassen. Dieses Reglement gilt alsdann für alle Angestellten in Ihrer Firma. Details dazu finden Sie auch in meinem Beitrag «Regelung von Sondereinsätzen im Schweizer Arbeitsrecht».
  • Nicht selten klagen Angestellte gegen Ihre ehemaligen Arbeitgeber auf Bezahlung von hunderten oder mehr an Überstunden und Überzeiten. Als Beweis legen sie eigens erstellte Arbeitszeitnachweise vor. Haben Sie als Arbeitgeber keine oder nur eine ungenügende Arbeitszeiterfassung als «Gegenbeweis», so sind Richter oftmals dazu geneigt, den klagenden Arbeitnehmern Recht zu geben. Das kann teuer werden. Eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung und ein korrektes Mitarbeiterreglement können Sie vor einem solchen Schaden wirksam schützen.

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