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Effektives Zeitmanagement oder die Kunst, sich selbst zu führen

Simon Grenacher
Mittwoch, 20. März 2019

Wir kennen es alle. Früh und voller Tatendrang sind wir im Büro. Doch dann, ein Blick auf die endlose Todo-Liste und die Motivation sinkt in den Keller. Viel zu viel zu tun und viel zu wenig Zeit dafür.

Die produktive Nutzung der uns zur Verfügung stehenden Zeit spielt in unserer modernen Dienstleistungsgesellschaft eine zentrale Rolle. So geht es darum, (wenigstens gefühlt) immer mehr in kürzerer Zeit erledigen zu müssen, gleichzeitig steigt die Autonomie jedes Einzelnen, was den Einsatz seiner persönlichen Arbeitskraft anbelangt. Kommt weiter hinzu, dass sich in vielen typischen Dienstleistungsberufen modernes Arbeiten zunehmend vom Einzeljob in Richtung Teamarbeit verlagert. Die Art und Weise wie wir arbeiten, betrifft also nicht mehr nur uns selbst, sondern hat auch ganz direkt Auswirkungen auf andere. Damit steigt die Komplexität eines effektiven Zeitmanagements zusätzlich und macht es damit nicht einfacher. Im Gegenteil, es wird deutlich anspruchsvoller, gewinnt aber dabei auch massiv an Bedeutung.

Ein gutes Zeitmanagement – bei jedem Einzelnen aber auch in der ganzen Firma – ist daher ohne Zweifel ein tragender Erfolgsfaktor im Dienstleistungsunternehmen. Wer seine Arbeitszeit effizienter und effektiver nutzen kann, verfügt über einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Zeitmanagement beginnt bei Selbstführung

Effektives Zeitmanagement beginnt bei der Fähigkeit, sich selbst führen zu können. Wer sich, seine Arbeit und seine Arbeitsergebnisse nicht im Griff hat, wird Mühe haben, Dinge (rechtzeitig) zu erledigen, seine Arbeitszeit produktiv zu nutzen und dabei Ergebnisse zu produzieren, welche ihn und seine Organisation weiterbringen.

Selbstführung ist primär die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung und Arbeit weitgehend unabhängig von äusseren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehören Teilkompetenzen wie Selbstmotivation, Zielsetzungsfähigkeit, Planung, Zeitmanagement, Organisation, Lernfähigkeit und Erfolgskontrolle durch Feedback.

Zentraler Aspekt der Selbstführung ist die Fähigkeit, die eigenen Aufgaben so einzuteilen, dass wirklich wichtige Dinge erkannt und mit Priorität erledigt werden können. Bei dieser «Kunst» kann das Eisenhower-Prinzip wertvolle Hilfestellung leisten.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip unterscheidet zu erledigende Aufgaben in dringend und nicht dringend und in wichtig und nicht wichtig. Daraus entstehen folgende vier Handlungsfelder.

Eine Aufgabe ist

  • wichtig und dringend (A-Aufgabe): Sie sollte sofort erledigt werden.
  • wichtig und nicht dringend (B-Aufgabe): Da sie nicht dringend ist, wird sie terminiert und später erledigt.
  • nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgabe): Können Sie die Aufgabe an einen Mitarbeiter delegieren, dann tun Sie dies. Anderenfalls müssen Sie sie selbst und sofort erledigen.
  • nicht wichtig und nicht dringend (D-Aufgabe): Da sie nicht dringend ist, muss sie jetzt nicht erledigt werden. Da sie auch nicht wichtig ist, können Sie im Idealfall sogar auf ihre Erledigung verzichten.

Wichtig oder unwichtig? Eine klare und scharfe Trennung zwischen wichtig und nicht wichtig ist in der Praxis nicht immer einfach. So kann es durchaus Aufgaben geben, die zwar objektiv nicht wichtig sind, aber trotzdem erledigt werden sollten. «Müssen wir wirklich alle unsere Top-Kunden einmal im Jahr besuchen und mit ihnen ein Kunden-Partner-Gespräch führen? Ist das wirklich so wichtig, oder können wir auch beim einen oder anderen mangels Zeit mal in einem Jahr darauf verzichten?» Je nach zur Verfügung stehender Zeit interpretieren Sie wichtig/unwichtig mehr oder weniger strikt. Es kann daher helfen, eine Zwischenkategorie zwischen wichtig und nicht wichtig einzuführen und nicht wichtig in «verzichtbar» und in «weniger wichtig, aber nicht verzichtbar» zu differenzieren. Dann hätten Sie nicht bloss vier, sondern neu sechs Handlungsfelder in Ihrer persönlichen Eisenhower-Matrix.

Dringend ist nicht immer dringend! Wir alle wissen aus unserer Erfahrung, dringend ist selten auch wirklich dringend. Oft wird einfach auch nur Druck gemacht aus der Befürchtung heraus, dass sonst gar nichts geschieht. Da – wie wir oben gesehen haben – die Dringlichkeit einer Aufgabe direkten Einfluss auf Ihre aktuelle Arbeit hat und damit Ihre Planung über den Haufen werfen kann, sollten Sie die Dringlichkeit immer kritisch hinterfragen. «Lässt sich die Aufgabe nicht vielleicht doch auf morgen oder Ende der Woche verschieben, so dass ich an der aktuellen Aufgabe weiterarbeiten und sie damit fertig machen kann?»

Trotzdem. So banal wie das Eisenhower-Prinzip auf den ersten Blick auch erscheinen mag, konsequent angewandt, ist es extrem hilfreich und effektiv.

Planung und Struktur sind die halbe Miete

Der Schlüssel zu einer hohen Selbstwirksamkeit und damit zu einem effektiven Zeitmanagement ist die klare Strukturierung der zu erledigenden Arbeit. Dazu gehören im Kern vier Dinge.

  • 1. Ziele setzen und bewusst machen: Ihre Arbeit muss klaren Zielen folgen. «Wieso und wofür mache ich dies, wer braucht es und warum?» Tun Sie regelmässig Dinge, die keinem erkennbaren Zweck folgen, so tun Sie diese möglicherweise umsonst.
  • 2. Arbeit strukturieren und aufteilen: Grosse Arbeiten müssen in kleinere Teilarbeiten und Teilaufgaben unterteilt werden. Die Aufgaben auf einer Todo-Liste müssen verdaubar sein, so dass sie an einem Stück (längstens in einem Tag) abgearbeitet werden können.
  • 3. Aufgaben filtern: Mit – z.B. dem Eisenhower-Prinzip – filtern Sie alle Aufgaben mit dem Ziel, möglichst viele davon wieder auszusortieren. Nicht alles muss wirklich erledigt werden! Viele Dinge können ignoriert werden, manche Dinge erledigen sich mit der Zeit auch von selbst. Wollen Sie in die höheren Weihen der Selbstwirksamkeit aufsteigen, müssen Sie dafür einen ausgeprägten Sinn entwickeln.
  • 4. Arbeit planen: Alle übrig gebliebenen Aufgaben müssen Sie planen. Und zwar, bevor Sie mit ihrer Abarbeitung beginnen. Zuerst planen, dann arbeiten! Dazu haben sich Wochen- und Tagespläne bewährt. Monatspläne sind weniger ideal, da sie selten auch nur einigermassen Bestand haben.

Selbstverständlich müssen die obigen vier Schritte immer wieder durchlaufen werden. Spätestens dann, wenn neue Projekte und Aufgaben kommen oder sich wesentliche Rahmenbedingungen der Planung ändern. Das wird in der Praxis nicht selten täglich der Fall sein. Investieren Sie aber 5-10% Ihrer Zeit in die Planung und Strukturierung Ihrer Arbeit, dann gewinnen Sie ein Mehrfaches davon an Produktivität.

Systematische Müllabfuhr

Die Erfahrung zeigt, das sich trotzdem immer wieder objektiv unwichtige Aufgaben in unsere Planung und auf unsere Todo-Liste durchmogeln können. Es liegt in unserer Natur, dass wir schlecht loslassen können. Zusätzlich laufen wir ständig Gefahr, uns in Sachen unserer Leistungsfähigkeit zu überschätzen. Hierbei kann eine systematische Müllabfuhr helfen.

Untersuchen Sie regelmässig Ihre Todo-Liste auf solche Aufgaben, die zwar den Eisenhower-Test mal bestanden haben, sich aber bei erneuter Betrachtung doch als unwichtig erweisen. Trennen Sie sich alsdann sofort von diesen D-Aufgaben.

Ein Tipp: Etablieren Sie die systematische Müllabfuhr nicht nur für Ihre persönlichen Aufgaben, sondern für alle Projekte und Aufgaben in Ihrem Team oder – noch besser – im ganzen Unternehmen. Treffen Sie sich dazu mit Ihren Mitarbeitern einmal oder zweimal jährlich zu einem maximal einstündigen Meeting mit dem Titel «systematische Müllabfuhr» und trennen sich dort von Dingen, auf die Sie verzichten können. Ihr Unternehmen gewinnt auf diese Weise zusätzliche Zeit und Freiräume und steigert seine Produktivität. Ich garantiere Ihnen, Sie finden immer Aufgaben, auf die verzichtet werden kann.

Beim deutschsprachigen «Zeitmanagement-Pabst» Lothar Seiwert und in seinen zahlreichen Büchern (z.B. «SIMPLIFY YOUR TIME») finden Sie weitere Hinweise und Strategien, wie Sie ihr Zeitmanagement optimieren können.

In folgenden Blogbeiträgen will ich aber selbst ganz spezifisch mit Tipps und Tricks auf einzelne Massnahmen und Techniken eingehen, die Ihr Zeitmanagement in Zukunft drastisch verbessern werden. Stay tuned!

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