Die Erfassungskontrolle anhand von Stoll-Stunden ist eine einfache Möglichkeit, aufgelaufene Projektstunden zu überwachen. Ab Release 2.6 ist diese Überwachung auch für ein gesamtes Projekt möglich.
Innerhalb der Projektstruktur können pro MitarbeiterIn für eine Aktivität Soll-Stunden definiert werden. Mit eingeschalteter Erfassungskontrolle ist auf eine entsprechende Aktivität keine Zeiterfassung mehr möglich, wenn die Soll-Stundenzahl erreicht wurde. Diese Kontrolle dient also dazu, dass die Soll-Stundenzahl in der Zeiterfassung nicht überschritten werden kann. Bei jeder Zeiterfassung wird geprüft, ob die Soll-Stundenzahl bereits erreicht wurde.
Die Soll-Stunden werden in der Projektverwaltung (vgl. Schnellsuche "Projektverwaltung") pro MitarbeiterIn und Aktivität definiert. Im entsprechenden Bearbeitungsdialog können die Soll-Stunden erfasst / geändert werden.
Wenn eine Aktivität durch mehrere MitarbeiterInnen ausgeführt wird und Sie (noch) nicht genau wissen, wer wieviele Stunden leistet, können Sie auch die gesamte Anzahl Soll-Stunden bei einem Mitarbeiter erfassen.
Die hier erfassten Soll-Stunden bilden die Basis für die Erfassungskontrolle in der Zeiterfassung.
Die Erfassungskontrolle wird ebenfalls in der Projektverwaltung auf der Stufe Projekt eingerichtet. Durch das Setzen des Hakens "keine Erfassung möglich wenn Soll-Stundenzahl erreicht (Zeiterfassung)" wird die Kontrolle aktiviert.
Hier müssen Sie zusätzlich wählen, ob die Kontrolle "pro Mitarbeiter und Aktivität", "pro Aktivität" und neu für ein "gesamtes Projekt" aktiviert werden soll.
Wenn Sie jetzt neue Aktivitäten zu diesem Projekt erfassen, wird diese Einstellung bezüglich Erfassungskontrolle als Vorgabe auf neue Aktivitäten übernommen. Bereits vorhandene Aktivitäten werden bei einer Änderung auf Stufe Projekt nicht angepasst.
Auf der Stufe "Aktivität" kann die Auswahl bezüglich Erfassungskontrolle übersteuert werden. Dies macht z.B. dann Sinn, wenn Sie für eine spezifische Aktivität (bspw. Regiearbeiten nach Aufwand) die Erfassungskontrolle nicht nutzen möchten.
Sie können uns Ihre Ideen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge zu den beschriebenen Funktionen über ein einfaches Webformular mitteilen.
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