Ferienplanung ohne Stress und Ärger

Die Ferienplanung in Unternehmen bietet nicht selten Anlass für Streitereien. Auf Seiten der Mitarbeitenden möchte jeder seine individuellen Ferienwünsche durchsetzen und auf Seiten des Arbeitgebers gilt es den Betrieb aufrecht zu erhalten. Es prallen also zahlreiche und unterschiedliche Interesse aufeinander, die alle irgendwie unter einen Hut gebracht werden wollen.

Doch, das muss nicht sein. So sehen das Arbeitsrecht und die Praxis eine Reihe von Regeln und Usanzen vor, die die Verantwortlichkeiten klar regeln und gleichzeitig eine Prioritätenreihenfolge bei der Wahrung der unterschiedlichen Interessen vorsehen.

Wer ist für die Ferienplanung verantwortlich?

Arbeitnehmende in der Schweiz haben in jedem Dienstjahr Anspruch auf 4 Wochen bezahlte Ferien. Bis zum vollendeten 20. Altersjahr beträgt der gesetzliche Ferienanspruch gemäss Artikel 329a Obligationenrecht sogar 5 Wochen.

Neben dem gesetzlich verankerten Anspruch auf bezahlte Ferien obliegt die Festlegung des Ferienzeitpunkts, und damit die eigentliche Ferienplanung, hingegen dem Arbeitgeber. Er «bestimmt den Zeitpunkt der Ferien und nimmt dabei auf die Wünsche des Arbeitnehmers Rücksicht, als dies mit den Interessen des Betriebs oder Haushalts vereinbar ist» sagt Artikel 329c Absatz 2 OR wortwörtlich.

Damit ist klar, dass der Arbeitgeber in seinem Unternehmen dafür besorgt sein muss und gleichzeitig auch dazu verpflichtet ist, dass eine rechtzeitige Ferienplanung stattfindet, dass diese entsprechend dokumentiert und für alle einsehbar ist und, dass die dafür geltenden Regeln eingehalten werden.

In seiner Verantwortung agiert er auch als «Schiedsrichter» in den Fällen, wo im Rahmen von Ermessensspielraum unterschiedliche Interessen aufeinanderprallen. Wie z.B. im Fall zweier Arbeitnehmender, die sich gegenseitig vertreten, aber zum gleichen Zeitpunkt in die Ferien gehen wollen.

Welche Regeln gelten für die Ferienplanung?

Auch wenn die Ferienplanung Sache des Arbeitgebers ist, so muss er sich dabei doch an einige Regeln halten:

1. Der Gesetzgeber spricht in Artikel 329a OR von einem Ferienanspruch je Dienstjahr und nicht je Kalenderjahr. Damit meint er, dass sich der Ferienanspruch eines Arbeitnehmenden an seinem individuellen Dienstantritt orientiert. Wer also Mitte Jahr seine Stelle antritt hat im laufenden Kalenderjahr nur noch einen Ferienanspruch von 2 Wochen. Im ganzen Jahr, von Mitte dieses Jahres bis zur Mitte des nächsten Jahres (also in seinem Dienstjahr) aber eben 4 Wochen.
2. Die vollständigen 4 Wochen Ferien (bzw. 5 Wochen bis zum vollendeten 20. Altersjahr) müssen innerhalb eines Dienstjahres gewährt werden (Artikel 329c Absatz 1 OR). Der Arbeitgeber darf also von sich aus nicht in einem Jahr bloss drei oder gar nur zwei Ferienwochen bewilligen und den Rest der Ferien dann erst im folgenden Dienstjahr oder sogar noch später zusagen.
3. Wenigstens zwei Ferienwochen müssen am Stück gewährt werden (Artikel 329c Absatz 1 OR).
4. Obwohl der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Ferien bestimmt, so hat er dennoch auf die Wünsche des Arbeitnehmenden Rücksicht zu nehmen (Artikel 329c Absatz 2 OR). Die Praxis sieht dies beispielsweise bei Arbeitnehmenden mit schulpflichtigen Kindern vor, so dass deren Ferien logischerweise auch in die Schulferien fallen sollten. Oder beispielsweise bei Arbeitnehmenden, welche ein saisonales Hobby – z.B. Skifahren – pflegen und dieses in den hiesigen Breiten kaum im Sommer ausüben könnten. Sie sollten also auch im Winter einen Teil ihrer Ferien beziehen können.
5. Abgesehen von den gesetzlichen Regeln kennen aber auch viele Unternehmen «weiche Regeln» zur Ferienbewilligung, welche den betrieblichen Frieden sicherstellen sollen. Diese Regeln sind meist in einem Betriebsreglement festgehalten und gelten damit für alle im Unternehmen gleichermassen. Solange diese Betriebsregeln nicht gegen das Gesetz verstossen, sind sie gültig und für alle Mitarbeitenden im Betrieb verbindlich.

Können sich Arbeitnehmende auf ihre Ferienplanung verlassen?

Gelegentlich kommt es vor, dass Arbeitgeber ihren Angestellten bereits bewilligte Ferien wieder streichen und auf später verschieben wollen. Ist das erlaubt?

• Gibt es keine zwingenden betrieblichen Gründe, dann ist das Vorhaben des Arbeitgebers im Auslegung von Artikel 329c Absatz 2 OR illegal. Er muss den Arbeitnehmenden in die Ferien gehen lassen.
• Liegt hingegen ein zwingender betrieblicher Grund vor, so hat der Arbeitgeber in Anwendung von Artikel 329c Absatz 2 OR das Recht, auch nachträglich bereits bewilligte Ferien zu verschieben. Ein betrieblicher Grund könnte etwa sein, dass ein dringendes, nicht vorhersehbares Kundenprojekt dazwischenkommt, welches für das Unternehmen extrem wichtig, wenn nicht gar überlebenswichtig ist, oder, dass der Stellvertreter des Mitarbeitenden unvorhergesehen ausfällt und dadurch wichtige Arbeiten liegen bleiben würden. Allerdings wird der Arbeitgeber schadenersatzpflichtig. Hat der Arbeitnehmende z.B. Ferien gebucht und muss diese (teilweise) bezahlen, so hat ihm der Arbeitgeber diesen Schaden zu ersetzen.

Auf einen Nenner gebracht: Arbeitnehmende können sich in aller Regel auf die vom Arbeitgeber bewilligten Ferien verlassen. Es muss schon eine ausserordentliche und für das Unternehmen fast «bedrohliche» Situation entstehen, damit genehmigte Ferien legal abgeblasen werden dürfen. Entsteht dabei ein Schaden für den Arbeitnehmenden, so ist dieser von Arbeitgeber vollumfänglich zu ersetzen.

Bekommen Arbeitnehmer bei Krankheit in den Ferien ihre Ferientage zurück?

Deutlich häufiger kommt es vor, dass Arbeitnehmende während ihrer Ferien krank werden oder einen Unfall erleiden.

Ferien dienen der Erholung des Arbeitnehmenden. Durch eine Krankheit oder einen Unfall wird dieser Erholungszweck verunmöglicht oder mindestens massiv erschwert. Mit der Konsequenz, dass Ferientage in Krankheit oder Unfall vom Arbeitnehmenden nachgeholt werden können. Kommt weiter hinzu, dass der Arbeitgeber für diese Fälle auch versichert ist. Bei Unfall sogar obligatorisch mittels einer Unfallversicherung und bei Krankheit meist auch mittels einer Krankentaggeldversicherung.

Natürlich müssen die Krankheit oder der Unfall so gravierend sein, dass der Erholungszweck tatsächlich vereitelt wird. Wer während seiner Ferien ein/zwei Tage lang einen Schnupfen hat, auf den trifft dies selbstverständlich nicht zu.

Wie funktioniert eine sinnvolle Ferienplanung im Unternehmen?

Planen Sie Ferien in Ihrem Unternehmen rechtzeitig und vorausschauend. Überlegen Sie im Vorfeld, wann arbeitsintensive Zeiten auf alle zukommen. Soll es Betriebsferien geben? Um Streit vorzubeugen, setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen. Nehmen Sie zunächst alle Urlaubswünsche auf und überlegen Sie dann gemeinsam, wie diese umsetzbar sind.

Legen Sie hierbei ein Augenmerk auf die Zeiten, die besonders beliebt sind, wie Brückentage, Schulferien oder Weihnachten. Die Urlaubsplanung für diese Tage sollte sensibel vorgenommen werden. Eine Möglichkeit es ist, zu rotieren und abwechselnd freizugeben. So fühlt sich niemand benachteiligt.

Steht die Planung, so erfassen sie diese mit grossem Vorteil direkt in Ihrer Zeiterfassungssoftware, z.B. in proles. So ist die Software dazu in der Lage, für jeden Mitarbeitenden individuell aber auch für das ganze Unternehmen übergreifend die IST- und SOLL-Zeiten auszuwerten, freie Kapazitäten zu ermitteln, die Ferientage sauber abzurechnen und über einen integrierten Kalender allen aufzuzeigen, wer wann in den Ferien weilt. Einfacher und transparenter können Sie die Ferienplanung in Ihrem Unternehmen nicht mehr bewerkstelligen.

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