Vor mehreren Jahren übernahm ich bei einem früheren Arbeitgeber die neue Rolle als Leiter der Beratungsabteilung.

Diese neu aufzubauende Abteilung sollte die Verkaufsabteilung unterstützen, qualifizierte Leads in konkrete Lösungsofferten umwandeln und später die Projektumsetzung in Zusammenarbeit mit Technik und Support gewährleisten.

Eine herausfordernde Aufgabe im klassischen Spannungsfeld zwischen Verkauf und Technik in einer Branche mit vielen Mitbewerbern, erodierenden Preisen und fordernden Kunden.

Tue Gutes und sprich darüber!

Die Verkäufer wollten immer alles sofort haben ("Chöntsch nume schnäll…") und die Techniker waren generell vorsichtig ("Ou, das müemer jetzt aber gnau aaluege..."). Der Kunde hingegen forderte volle Leistung zum kleinen Preis ("Also bim Mitbewerber XY isch das alles inklusive...").

Arbeit war mehr als genug vorhanden. Um die Mitarbeiter vor Überarbeitung zu schützen, mussten Arbeiten fortlaufend nach Prioritäten geplant werden.

Etwas habe ich in den vielen Jahren in der Führung und in Projekten gelernt: Wenn es eng wird, bleibt oft "nur" proaktive Kommunikation!

Von Beginn weg sollten alle Stakeholder mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden. Ich wollte klare Verhältnisse schaffen, Vertrauen bilden und damit die Grundlage für eine konstruktive Zusammenarbeit erarbeiten. Mein Weg zu diesen Zielen führte über die Transparenz.

Ich wollte jederzeit aufzeigen können, welche Mitarbeiter in welchen Projekten welche Leistungen erbracht haben. Nicht, um die Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern um sie und damit die Abteilung zu schützen. Und um unsere Leistungen aufzeigen zu können. Ganz nach dem Motto: Tue Gutes und sprich darüber!

Meine nächsten Schritte waren folgende:

Eine neue eMail-Adresse für Ressourcenanfragen eingeführt. Ab sofort durften Mitarbeiter nur noch aktiv werden, wenn sie nach Eingang der Ressourcenanfrage (Project Mandate) offiziell zugewiesen wurden.

proles als Zeit-, Projekt- und Kapazitätsmanagementlösung eingeführt. Ab sofort mussten alle Mitarbeiter Ihre geleisteten Stunden auf externe und interne Projekte rapportieren und wöchentliche Kapazitätsplanungen für Ihre Projekte abliefern.

Ein Dashboard für regelmässige Auswertungen erarbeitet. Von Beginn weg konnte ich alle Stakeholder (Verkauf, Technik und Management) regelmässig über den aktuellen Stand im Projekt Portfolio informieren. Dank der Kapazitätsplanung konnte ich auch den Kunden Planungssicherheit dank zuverlässigen Termineinschätzungen verschaffen.

Zu Beginn wurden mit proles und einigen wenigen begleitenden Prozessen ein Team von sieben Mitarbeitern gesteuert. Einige Jahre später waren es über siebzig Mitarbeiter in verschiedenen Geschäftsbereichen mit mehreren Hundert Projekten pro Jahr.

Ist immer alles reibungslos verlaufen? Natürlich nicht.

Nicht alle Mitarbeiter wollten Ihre Leistungen derart transparent machen.

Immer wieder wurde versucht, die Prozesse (speziell bei der Zuteilung von Ressourcen) zu umgehen.

Nicht immer haben harte Fakten zu mehr Verständnis geführt, wenn Konflikte schon zu weit eskaliert waren.

Oft konnten die Datenauswertungen nicht die volle Wahrheit abbilden und weitergehende Informationen mussten beschafft werden.

Aber zu jedem Zeitpunkt konnte ich folgendes tun:

Eine Einschätzung der aktuellen Situation aufgrund realer Daten vornehmen.

Die richtigen Fragen stellen.

Ich bin überzeugt, dass volle Transparenz im Dienstleistungsbereich ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Geschäftsentwicklung ist. In vielen Situationen ist es fast unmöglich, den Ansprüchen aller Beteiligten gerecht zu werden. Aber harte Fakten verkürzen die Zeit für unfruchtbare Diskussionen und ermöglichen eine einfachere Lösungsfindung.

Würde ich es wieder so machen?

Auf jeden Fall. Natürlich lief nicht immer alles reibungslos. In vielen Fällen konnten nicht alle Bedürfnisse (sofort) befriedigt werden. Aber alle Entscheide konnten dank der geschaffenen Transparenz schnell und mit gutem Gewissen gefällt werden.

Sind Sie in einer ähnlichen Situation? Haben Sie Fragen zu diesen Ausführungen? Gerne stehen wir Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung.