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Was leistet eine Business-Software für Dienstleister mehr – oder besser «anderes» – als MS Office?

Simon Grenacher
Mittwoch, 15. Februar 2017

Wenn wir eine spezialisierte Business-Software für Dienstleister mit den Tools von Microsoft Office oder den anderer Office-Suiten vergleichen, dann vergleichen wir eigentlich Äpfel mit Birnen.

Dennoch, viele Anwender attestieren Excel und Co. regelmässig die Fähigkeit, mit allen ihren administrativen Bedürfnissen umfassend und kompetent umgehen zu können.

In einem älteren Beitrag («Wieso Dienstleister zusätzlich zu Excel, Word und Co. eine eigene Business-Software brauchen») habe ich daher festgestellt, dass Microsoft Office für Dienstleister eher eine «eierlegende Wollmilchsau» ist und, dass insbesondere die Kernanwendung Excel in einigen wesentlichen Punkten die anspruchsvollen Bedürfnisse von professionellen Dienstleistern trotz aller Flexibilität nie wird erfüllen können.

Die klare Erkenntnis ist: Für eine spezielle Tätigkeit braucht es auch eine echte Speziallösung.

Was ist eine Business-Software?

Eine Business-Software zeichnet sich im Grunde – neben natürlich vielen anderen Merkmalen – durch zwei wesentliche Eigenschaften aus.

Die Business-Software deckt alle geschäftskritischen Prozesse derjenigen Unternehmen und Organisationen ab, für die sie gemacht wurde. Je spezifischer die Software im Markt positioniert ist, desto besser hat sie die dort üblichen Abläufe passgenau im Griff.

Funktionen und Prozesse sind in einer Business-Software integriert. Der Anwender muss nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln und unterschiedliche Bedienungskonzepte kennen, sondern er loggt sich in eine einzige Software ein und macht dort alles, was er für sein Business braucht, von A bis Z. Alle Daten und Informationen – ebenfalls integriert – stehen überall in der Software zur Verfügung. Sie müssen weder transferiert, noch importiert, noch sonst wie technisch von Programm zu Programm übertragen werden. Und – last but not least – sie sind auch nur einmal physisch vorhanden, was Fehler und Doppelspurigkeiten verhindert.

Kernbedürfnisse professioneller Dienstleister

Professionelle Dienstleister führen ein Büro, wie viele andere Unternehmen auch. In einigen wichtigen Punkten arbeiten sie aber deutlich anders als Handelsbetriebe, Handwerker oder Unternehmen anderer Branchen. Daraus entstehen ganz spezielle Kernbedürfnisse, welche für Dienstleister durch eine gute Business-Software unbedingt erfüllt werden müssen. 

BeziehungsmanagementBeziehungsmanagement

Dienstleister arbeiten für und mit Menschen. Dabei entstehen zwischenmenschliche Beziehungen, welche mit Vorteil schon sehr früh gepflegt werden. Also nicht erst dann, wenn der „Mensch“ zum Kunden geworden ist, sondern bereits während der Kundengewinnungsphase. Kommt hinzu, Kundenkonstellationen sind immer komplex. Meist sind mehrere Personen in unterschiedlichen Rollen involviert und auch auf Seiten des Dienstleisters sind nicht selten mehrere (teils wechselnde) Mitarbeiter im Projekt zu Gange.

Eine passende Business-Software trägt diesen Anforderungen und der ganzen Komplexität in der Kundenbeziehung Rechnung, indem sie die businessrelevanten Beziehungen für alle sicht- und nutzbar macht. Und zwar während des ganzen Prozesses der Dienstleitungserbringung und das immer voll „integriert“.

Zeit- und LeistungserfassungZeit- und Leistungserfassung

Dienstleister erbringen Leistungen für ihre Kunden, die regelmässig in Zeit gemessen werden. Logisch also, dass die Zeit- und Leistungserfassung eine absolut zentrale Rolle spielt.

Die Business-Software muss daher alle denkbaren Gegebenheiten bei der Zeit- und Leistungserfassung beherrschen und mit der Aufwandrapportierung und der Rechnungsstellung koordinieren: Verrechenbare, nicht verrechenbare oder teilweise verrechenbare Stunden, Pauschalen, Zeiterfassung in den unterschiedlichsten Einheiten und viele mehr.

Aufwandrapportierung und RechnungsstellungAufwandrapportierung und Rechnungsstellung

Im professionellen Dienstleistungsunternehmen werden in der Regel während des Monats von allen Mitarbeitern (intern und extern) die Aufwände, Leistungen, Spesen und Fremdkosten auf die unterschiedlichen Projekte erfasst. Das muss schnell, einfach, sicher und ortunabhängig machbar sein.

Am Ende des Monats bzw. der Verrechnungsperiode müssen die Kundenrechnungen und die dazu gehörigen Leistungsrapporte quasi «auf Knopfdruck» automatisiert erstellt, gedruckt oder sogar gleich an die Kunden gemailt werden können. Unter der Voraussetzung, dass die Leistungen sauber und korrekt erfasst wurden, darf die reine Verrechnung und Verbuchung der Honorarrechnungen eigentlich nur noch eine Formsache sein. Und trotzdem, bei Bedarf müssen Rechnungen auch jederzeit individuell bearbeitet und verändert werden können.

Projektplanung und ControllingProjektplanung und Controlling

Im Sinne einer Vor- und Nachkalkulation muss die Business-Software Projekte und Mandate logisch strukturieren und planen und bereits während ihrer Umsetzung zuverlässig überwachen können. Sind wir auf Kurs? Oder liegen wir daneben und wenn ja, wieviel? Wo landen wir, wenn wir so weitermachen? Diese und andere Fragen muss sich der Projektleiter mit Hilfe der Business-Software jederzeit beantworten können. Nur dann sind profitable und nutzenbringende Projekte möglich.

PreisfindungPreisfindung

Eine passende Business-Software für Dienstleister muss alle in der Praxis vorkommenden Preismodelle bei der Leistungsverrechnung beherrschen: Pauschalen, Pauschalen auf Teilprojekte, Ansatz pro Projekt, Ansatz pro Mitarbeiter, Ansatz pro Leistungsart und viele andere mehr. Die unterschiedlichen Modelle sollten gemischt genutzt und bei Projektstart so definiert werden können, dass sich der Erfasser der Leistungen danach nicht mehr darum kümmern muss. Speziell bei der komplexen Preisfindung in Dienstleistungsgeschäft zeigt sich, was eine leistungsfähige Speziallösung für Dienstleister wirklich kann.

Dokumenten- und InformationsmanagementDokumenten- und Informationsmanagement

Die Arbeit vieler Dienstleister produziert im Ergebnis Dokumente und Informationen aller Art. Diese sollten in einer guten Business-Software für Dienstleister auch dort versorgt werden können, wo sie hingehören. Nämlich direkt zu den Kunden und Projekten. Auf diese Weise entsteht im Laufe der Zeit eine lückenlose Kunden- und Wissensdatenbank, welche alle relevanten Daten und Informationen zu allen Kundenbeziehungen und Projekten umfasst.

Dezentrales und mobiles ArbeitenDezentrales und mobiles Arbeiten

Last but not least – Dienstleister sind Wissensarbeiter, welche zunehmend nicht mehr nur in ihrem Büro, sondern beim Kunden, unterwegs, zu Hause, in den Ferien oder sonst wo arbeiten. Eine gute Business-Software für Dienstleister muss dies überall und jederzeit ermöglichen, sicher und zuverlässig.

Alle diese Kernbedürfnisse können nur mit Hilfe einer speziell dafür programmierten Business-Software effizient, effektiv, zuverlässig und sicher realisiert werden. Excel und Co. – das habe ich in meinen älteren Beitrag bereits aufgezeigt – versagen immer am einen oder anderen Ort und decken damit die geschäftskritischen Prozesse von professionellen Dienstleistern weder komplett, noch integriert ab.

Verwandt:
- Wieso Dienstleister zusätzlich zu Excel, Word und Co. eine eigene Business-Software brauchen.
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