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prolesIdee: Produktverbesserungen der letzten Monate (2017/05)

Simon Grenacher
Mittwoch, 24. Mai 2017

Seit Anfang des Jahres sind von unseren Kunden viele spannende prolesIdeen eingegangen.

In diesem Beitrag berichten wir über einige Erweiterungen, welche wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden umsetzen konnten.

Erfahren Sie, wie Sie in prolesCRM bei der Pendenzenzuordnung eine eMail-Benachrichtigung auslösen können. Oder lesen Sie über die neuen Möglichkeiten, die Liste "Stundendetails" Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen.

Einleitung

Die nachstehenden Informationen sind nach Anwendungen und Funktionen gegliedert. Sie finden Neuigkeiten zu folgenden Themen:

  • Kunden & Projekte: Projektverwaltung - Budget-Gruppen / -positionen mitkopieren
  • Planung: Wiederkehrende Arbeiten - Erledigung vor Fälligkeit
  • Planung: Projektplanung grafisch - Mitarbeitereinsatz
  • Zeiterfassung: Stundendetails - Mandantenspezifisches Layout
  • Controlling: Erfassungskontrolle - Selektion Aktivität
  • prolesCRM: eMail-Benachrichtigung bei Pendenzenzuordnung
  • prolesCRM: Erweiterung Suchfunktionen
  • prolesCRM: Behandlung und Anzeige von inaktiven Einträgen
  • prolesCRM: Zeiterfassung aus Ticketbearbeitung

ProjektverwaltungKunden & Projekte: Projektverwaltung - Budget-Gruppen / -positionen mitkopieren

proles - Projektverwaltung - Projekt kopieren (Projekt-Budget mitkopieren)

Wenn Sie in der Projektverwaltung ein neues Projekt anlegen möchten, empfiehlt es sich, ein bestehendes (ähnlich strukturiertes) Projekt zu kopieren. Bei diesem Vorgang ist es neu möglich, ein bereits vorhandenes Projekt-Budget (Budget-Gruppen / Budget-Positionen) ebenfalls zu kopieren. Diese Informationen werden wie folgt behandelt:

Kopiertes Projekt hat kein Projekt-Budget:

  • Wenn Sie in diesem Fall bei der Erstellung der Kopie kein Projekt-Budget eintragen, wird auch kein Projekt-Budget angelegt.
  • Wenn Sie in diesem Fall bei der Erstellung der Kopie ein Projekt-Budget eintragen, wird das Projekt-Budget angelegt (1 Budget-Gruppe mit 1 Budget-Position). Die Namensgebung dieser beiden Begriffe können Sie in den Programmtexten (vgl. Schnellsuche "Programmtexte") in der Gruppe "Budget" festlegen.

Kopiertes Projekt hat Projekt-Budget:

  • Wenn Sie in diesem Fall bei der Erstellung der Kopie das Projekt-Budget löschen (d.h. 0 eingeben), wird das vorhandene Projekt-Budget nicht mitkopiert.
  • Wenn Sie in diesem Fall bei der Erstellung der Kopie das Projekt-Budget unverändert lassen, wird die gesamte Budgetstruktur des kopierten Projektes mitkopiert (alle Budget-Gruppen mit allen Budget-Positionen).
  • Wenn Sie in diesem Fall bei der Erstellung der Kopie das Projekt-Budget anpassen, wird die Budgetstruktur des kopierten Projektes ignoriert und ein neues Projekt-Budget angelegt (1 Budget-Gruppe mit 1 Budget-Position). Die Namensgebung dieser beiden Begriffe können Sie in den Programmtexten (vgl. Schnellsuche "Programmtexte") in der Gruppe "Budget" festlegen.

Wiederkehrende Arbeiten (Definition)Planung: Wiederkehrende Arbeiten - Erledigung vor Fälligkeit

Wir haben im prolesBlog bereits darüber berichtet, wie Sie die "Wiederkehrenden Arbeiten" einrichten und effizient nutzen können.

proles - Wiederkehrende Arbeiten - Bearbeiten - Erledigung vor Fälligkeit

Neu ist es möglich, eine wiederkehrende Arbeit so einzurichten, dass diese auch bereits vor der eigentlichen Fälligkeit erledigt werden kann. Hierfür steht im Bearbeitungsdialog - Schnellsuche "Wiederkehrende Arbeiten (Definition") - eine entsprechende Checkbox zur Verfügung.

Sie können damit z.B. eine wiederkehrende Arbeit für die "Deklaration der AHV-Lohnsumme" einrichten. Diese Deklaration muss jedes Jahr bis spätestens am 31. Januar erledigt werden. Wenn Sie bei dieser Arbeit die Auswahl "Erledigung vor Fälligkeit" setzen, können Sie diese auf der proles-Startseite bereits vor dem 31. Januar erledigen.

In der Funktion "Wiederkehrende Arbeiten (Definition)" kann auch eine Liste der eingerichteten Wiederkehrenden Arbeiten erstellt werden. In dieser Liste wird die Information "Erledigung vor Fälligkeit" ebenfalls ausgegeben.

Projektplanung grafischPlanung: Projektplanung grafisch - Mitarbeitereinsatz

proles - Projektplanung Grafisch - Projekt

Mit der bereits seit längerer Zeit bestehenden Auswertung "Projektplanung Grafisch" (vgl. Schnellsuche "Projektplanung Grafisch") kann die Projektdauer einzelner Projekte auf der Zeitachse dargestellt werden. Für die Darstellung der Balken bilden die Informationen "Projektstart" sowie "Projektende", welche in der Projektverwaltung im Bearbeitungsdialog eines Projekts eingegeben werden können, die Basis. Diese Informationen werden im Excel-Export im Reiter "Projekt" ausgegeben.

Um in dieser Auswertung auch den Mitarbeitereinsatz darstellen zu können, wurde die Excel-Auswertung um einen zweiten Reiter "Mitarbeiter" erweitert.

proles - Projektplanung Grafisch - Mitarbeiter

In diesem Reiter "Mitarbeiter" werden grundsätzlich die gleichen Informationen dargestellt wie im Reiter "Projekt". Zusätzlich werden pro Projekt sämtliche Aktivitäten und Mitarbeiter ausgegeben, welche in der Projektverwaltung zum Projekt erfasst sind. Diese Informationen werden in zusätzlichen Zeilen unterhalb des jeweiligen Projekts ausgegeben. Die Balken pro Aktivität und Mitarbeiter werden aufgrund der Informationen, welche auf Stufe Aktivität in der Projektverwaltung definiert sind, ausgegeben (Start / Ende). Im Bearbeitungsdialog der Aktivität finden Sie hierfür die beiden Eingabefelder "Soll Beginn" und "Soll Termin".

Neben der Aktivitätenbezeichnung (und allenfalls der Aktivitätenschrittbezeichnung, je nach Mandantenparametrierung) und dem Mitarbeiternamen werden der Tarif/Stunde (gemäss Mitarbeiterzuordnung in der Projektverwaltung) sowie der Tarif/Tag ausgegeben. Der Tarif/Tag wird gemäss der auf Stufe Mandant definierten Normalarbeitszeit berechnet.

Um diese Auswertung auch für einen einzelnen Mitarbeiter erstellen zu können, wurde im Abrufdialog der Auswertung die neue Auswahlliste "Mitarbeiter" eingefügt.

StundendetailsZeiterfassung: Stundendetails - Mandantenspezifisches Layout

proles - Stundendetails - Ausgabeformat - Mandantenspezifisches Layout

Die Liste "Stundendetails" (vgl. Schnellsuche "Stundendetails") wird von vielen proles-Kunden als Kundendokument verwendet (d.h. diese Auswertung wird an Kunden abgegeben resp. wird beispielsweise bei Vor-Ort-Einsätzen dem jeweiligen Kunden zur Unterschrift vorgelegt).

Aus diesem Grund ist es ab sofort möglich, die Liste "Stundendetails" Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen (z.B. Logo einfügen, weitere Corporate-Design-Anpassungen oder inhaltliche Änderungen).

Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, falls Sie diesen Report anpassen möchten. Sobald Ihr Report durch unsere Spezialisten erstellt ist, steht Ihnen bei der Auswahl "Ausgabeformat" Ihr mandantenspezifisches Layout zur Verfügung.

Die Kosten für solche Anpassungen sind abhängig davon, was Sie genau ändern möchten. In der Regel belaufen sie sich auf wenige Hundert Franken.

ErfassungskontrolleControlling: Erfassungskontrolle - Selektion Aktivität

proles - Erfassungskontrolle - Selektion Aktivität

Mit der Erfassungskontrolle haben Sie ein starkes Mittel für einen schnellen Überblick über alle erfassten Leistungen und einfache Korrekturmöglichkeiten von Stunden, Spesen, Artikel und Pauschalen. Wir haben Anfang Mai in unserem Blog darüber berichtet: prolesTipp: Kontrollieren und korrigieren - effizientes Arbeiten mit der Erfassungskontrolle.

Ab sofort steht Ihnen in dieser Funktion die Aktivität als Filterkriterium zur Verfügung. Bei der Auswahl einer Aktivität werden im Suchresultat im unteren Dialogbereich sowie in der Zusammenfassung rechts oben nur noch passende Leistungen ausgewiesen.

Da nur die Leistungsarten Stunden und Spesen überhaupt einen Bezug zur Aktivität aufweisen, werden bei Auswahl einer Aktivität auch nur diese Leistungsarten ausgegeben. Die Leistungsarten Artikel und Pauschalen werden direkt auf ein Projekt erfasst (und haben somit keinen Bezug zu einer Aktivität).

Vorhaben erfassenprolesCRM: eMail-Benachrichtigung bei Pendenzenzuordnung

proles - prolesCRM - Mitarbeiter zu Ereignis bearbeiten - Benachrichtigung via eMail

Bei der Erfassung einer Mitarbeiterzuordnung zu einem Ereignis kann neu über eine Checkbox verlangt werden, dass der zugeordnete Mitarbeiter eine eMail-Benachrichtigung erhält. Beim entsprechenden Mitarbeiter (vgl. Schnellsuche "Mitarbeiter") muss hierfür eine eMail-Adresse hinterlegt sein (Kontaktangaben Geschäft - eMail).

proles - prolesCRM - Mitarbeiter zu Ereignis bearbeiten - Beispiel eMail-Benachrichtigung

Der Mailbetreff beinhaltet die Bezeichnung des Ereignisses, ergänzt um die Ticketnummer in eckigen Klammern. Der Mailinhalt umfasst neben weiteren Angaben zur Pendenz das Memo zum Ereignis sowie das Memo aus der Zuordnung des Mitarbeiters zum Ereignis.

prolesCRM ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Je nach Lizenzierung kann es sein, dass diese Funktionalitäten in Ihrer Umgebung nicht zur Verfügung stehen.

Kontakt suchenprolesCRM: Erweiterung Suchfunktionen

proles - prolesCRM - Ticketnummer - Suchfunktionen

In prolesCRM kann mit Ticketnummern gearbeitet werden. Die Ticketnummer wird zu einem Ereignis in einem Vorhaben geführt. Via Schnellsuche "Einstellungen prolesCRM" können Sie das Label der Ticketnummer sowie die Aufbereitung der Ticketnummer (Präfix) verwalten. Wenn Sie in den "Einstellungen prolesCRM" kein Label eingeben, wird das Feld in der prolesCRM-Übersicht nicht dargestellt.

Im Screenshot-Beispiel wurde das Label = "Ticketnummer" gesetzt. Mit diesem Suchfeld können entsprechende Ereignisse gefunden werden. Mit einem hier eingegebenen Suchtext werden folgende Felder eines Ereignisses durchsucht:

  • Bezeichnung des Ereignisses
  • Memo des Ereignisses
  • Ticketnummer des Ereignisses

prolesCRM ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Je nach Lizenzierung kann es sein, dass diese Funktionalitäten in Ihrer Umgebung nicht zur Verfügung stehen.

Kontakt suchenprolesCRM: Behandlung und Anzeige von inaktiven Einträgen

proles - prolesCRM - Excel-Export - Löschstatus

In prolesCRM (vgl. Schnellsuche "Kontakt suchen") können verwaltete Kontaktinformationen nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden. In der Kontaktsuche steht ein Excel-Export zur Verfügung. Hiermit können Kontakt- oder Adressinformationen z.B. für Mailings oder einen Newsletterversand weiter aufbereitet und verarbeitet werden.

Ab aktuellem proles-Release sind in diesem Excel-Export sämtliche Löschstatus ersichtlich. Auf verschiedenen Stufen (Firma, Person etc.) können in prolesCRM Einträge inaktiviert werden. Diese Informationen werden in den Löschstatus-Spalten ausgegeben. Im Excel-Export werden neu folgende Spalten ausgegeben:

  • Löschstatus Firma
  • Löschstatus Person
  • Löschstatus Person in Firma
  • Löschstatus Vorhaben
  • Löschstatus Person in Vorhaben

prolesCRM ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Je nach Lizenzierung kann es sein, dass diese Funktionalitäten in Ihrer Umgebung nicht zur Verfügung stehen.

Vorhaben erfassenprolesCRM: Zeiterfassung aus Ticketbearbeitung

In prolesCRM können Ereignisse bewirtschaftet werden. Unter Verwendung von Ticketnummern sowie Pendenzenzuordnungen zu Mitarbeitern kann damit die Ticketbearbeitung (z.B. in einer Support-Abteilung) effizient gelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, ein Ereignis in prolesCRM direkt mit einer Aktivität aus der Projektverwaltung zu verknüpfen und so die Zeiterfassung direkt aus der Bearbeitung der Ereignisse mittels Start/Stopp-Funktionalität zu erledigen. Wir haben im prolesBlog bereits darüber berichtet: prolesIdee: Produktverbesserungen der letzten Monate (2017/01) - Zeiterfassung aus Bearbeitung Ereignisse (Ticketbearbeitung).

Bei der Zeiterfassung mittels Start/Stopp-Funktionalität wird die Bezeichnung der Zeiterfassung neu um die Ticketnummer ergänzt (sofern vorhanden).

prolesCRM ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Je nach Lizenzierung kann es sein, dass diese Funktionalitäten in Ihrer Umgebung nicht zur Verfügung stehen.

Herzlichen Dank!

Die hier genannten Produkterweiterungen wurden alle aufgrund einer prolesIdee initiiert. Wir danken an dieser Stelle Achates Treuhand AG, andrion ag, Arcplace AG und allen anderen involvierten Kunden ganz herzlich für die spannenden Inputs und die wertvolle Mitarbeit bei der Lösungsfindung.

Selbstverständlich freuen wir uns über weitere spannende Ideen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge zu proles.

Ich wünsche mir, dass...

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