Seit Anfang des Jahres sind von unseren Kunden viele spannende prolesIdeen eingegangen.
In diesem Beitrag berichten wir über einige Erweiterungen, welche wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden umsetzen konnten.
Erfahren Sie, wie Sie in prolesCRM bei der Pendenzenzuordnung eine eMail-Benachrichtigung auslösen können. Oder lesen Sie über die neuen Möglichkeiten, die Liste "Stundendetails" Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen.
Die nachstehenden Informationen sind nach Anwendungen und Funktionen gegliedert. Sie finden Neuigkeiten zu folgenden Themen:
Kunden & Projekte: Projektverwaltung - Budget-Gruppen / -positionen mitkopieren.png?width=1024&name=proles%20-%20Projektverwaltung%20-%20Projekt%20kopieren%20(Projekt-Budget%20mitkopieren).png "proles - Projektverwaltung - Projekt kopieren (Projekt-Budget mitkopieren)")
Wenn Sie in der Projektverwaltung ein neues Projekt anlegen möchten, empfiehlt es sich, ein bestehendes (ähnlich strukturiertes) Projekt zu kopieren. Bei diesem Vorgang ist es neu möglich, ein bereits vorhandenes Projekt-Budget (Budget-Gruppen / Budget-Positionen) ebenfalls zu kopieren. Diese Informationen werden wie folgt behandelt:
Kopiertes Projekt hat kein Projekt-Budget:
Kopiertes Projekt hat Projekt-Budget:
Planung: Wiederkehrende Arbeiten - Erledigung vor FälligkeitWir haben im prolesBlog bereits darüber berichtet, wie Sie die "Wiederkehrenden Arbeiten" einrichten und effizient nutzen können.
Neu ist es möglich, eine wiederkehrende Arbeit so einzurichten, dass diese auch bereits vor der eigentlichen Fälligkeit erledigt werden kann. Hierfür steht im Bearbeitungsdialog - Schnellsuche "Wiederkehrende Arbeiten (Definition") - eine entsprechende Checkbox zur Verfügung.
Sie können damit z.B. eine wiederkehrende Arbeit für die "Deklaration der AHV-Lohnsumme" einrichten. Diese Deklaration muss jedes Jahr bis spätestens am 31. Januar erledigt werden. Wenn Sie bei dieser Arbeit die Auswahl "Erledigung vor Fälligkeit" setzen, können Sie diese auf der proles-Startseite bereits vor dem 31. Januar erledigen.
In der Funktion "Wiederkehrende Arbeiten (Definition)" kann auch eine Liste der eingerichteten Wiederkehrenden Arbeiten erstellt werden. In dieser Liste wird die Information "Erledigung vor Fälligkeit" ebenfalls ausgegeben.
Planung: Projektplanung grafisch - Mitarbeitereinsatz
Mit der bereits seit längerer Zeit bestehenden Auswertung "Projektplanung Grafisch" (vgl. Schnellsuche "Projektplanung Grafisch") kann die Projektdauer einzelner Projekte auf der Zeitachse dargestellt werden. Für die Darstellung der Balken bilden die Informationen "Projektstart" sowie "Projektende", welche in der Projektverwaltung im Bearbeitungsdialog eines Projekts eingegeben werden können, die Basis. Diese Informationen werden im Excel-Export im Reiter "Projekt" ausgegeben.
Um in dieser Auswertung auch den Mitarbeitereinsatz darstellen zu können, wurde die Excel-Auswertung um einen zweiten Reiter "Mitarbeiter" erweitert.
In diesem Reiter "Mitarbeiter" werden grundsätzlich die gleichen Informationen dargestellt wie im Reiter "Projekt". Zusätzlich werden pro Projekt sämtliche Aktivitäten und Mitarbeiter ausgegeben, welche in der Projektverwaltung zum Projekt erfasst sind. Diese Informationen werden in zusätzlichen Zeilen unterhalb des jeweiligen Projekts ausgegeben. Die Balken pro Aktivität und Mitarbeiter werden aufgrund der Informationen, welche auf Stufe Aktivität in der Projektverwaltung definiert sind, ausgegeben (Start / Ende). Im Bearbeitungsdialog der Aktivität finden Sie hierfür die beiden Eingabefelder "Soll Beginn" und "Soll Termin".
Neben der Aktivitätenbezeichnung (und allenfalls der Aktivitätenschrittbezeichnung, je nach Mandantenparametrierung) und dem Mitarbeiternamen werden der Tarif/Stunde (gemäss Mitarbeiterzuordnung in der Projektverwaltung) sowie der Tarif/Tag ausgegeben. Der Tarif/Tag wird gemäss der auf Stufe Mandant definierten Normalarbeitszeit berechnet.
Um diese Auswertung auch für einen einzelnen Mitarbeiter erstellen zu können, wurde im Abrufdialog der Auswertung die neue Auswahlliste "Mitarbeiter" eingefügt.
Zeiterfassung: Stundendetails - Mandantenspezifisches Layout
Die Liste "Stundendetails" (vgl. Schnellsuche "Stundendetails") wird von vielen proles-Kunden als Kundendokument verwendet (d.h. diese Auswertung wird an Kunden abgegeben resp. wird beispielsweise bei Vor-Ort-Einsätzen dem jeweiligen Kunden zur Unterschrift vorgelegt).
Aus diesem Grund ist es ab sofort möglich, die Liste "Stundendetails" Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen (z.B. Logo einfügen, weitere Corporate-Design-Anpassungen oder inhaltliche Änderungen).
Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, falls Sie diesen Report anpassen möchten. Sobald Ihr Report durch unsere Spezialisten erstellt ist, steht Ihnen bei der Auswahl "Ausgabeformat" Ihr mandantenspezifisches Layout zur Verfügung.
Die Kosten für solche Anpassungen sind abhängig davon, was Sie genau ändern möchten. In der Regel belaufen sie sich auf wenige Hundert Franken.
Controlling: Erfassungskontrolle - Selektion Aktivität
Mit der Erfassungskontrolle haben Sie ein starkes Mittel für einen schnellen Überblick über alle erfassten Leistungen und einfache Korrekturmöglichkeiten von Stunden, Spesen, Artikel und Pauschalen. Wir haben Anfang Mai in unserem Blog darüber berichtet: prolesTipp: Kontrollieren und korrigieren - effizientes Arbeiten mit der Erfassungskontrolle.
Ab sofort steht Ihnen in dieser Funktion die Aktivität als Filterkriterium zur Verfügung. Bei der Auswahl einer Aktivität werden im Suchresultat im unteren Dialogbereich sowie in der Zusammenfassung rechts oben nur noch passende Leistungen ausgewiesen.
Da nur die Leistungsarten Stunden und Spesen überhaupt einen Bezug zur Aktivität aufweisen, werden bei Auswahl einer Aktivität auch nur diese Leistungsarten ausgegeben. Die Leistungsarten Artikel und Pauschalen werden direkt auf ein Projekt erfasst (und haben somit keinen Bezug zu einer Aktivität).
prolesCRM: eMail-Benachrichtigung bei Pendenzenzuordnung
Bei der Erfassung einer Mitarbeiterzuordnung zu einem Ereignis kann neu über eine Checkbox verlangt werden, dass der zugeordnete Mitarbeiter eine eMail-Benachrichtigung erhält. Beim entsprechenden Mitarbeiter (vgl. Schnellsuche "Mitarbeiter") muss hierfür eine eMail-Adresse hinterlegt sein (Kontaktangaben Geschäft - eMail).
Der Mailbetreff beinhaltet die Bezeichnung des Ereignisses, ergänzt um die Ticketnummer in eckigen Klammern. Der Mailinhalt umfasst neben weiteren Angaben zur Pendenz das Memo zum Ereignis sowie das Memo aus der Zuordnung des Mitarbeiters zum Ereignis.
prolesCRM ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Je nach Lizenzierung kann es sein, dass diese Funktionalitäten in Ihrer Umgebung nicht zur Verfügung stehen.
prolesCRM: Erweiterung Suchfunktionen
In prolesCRM kann mit Ticketnummern gearbeitet werden. Die Ticketnummer wird zu einem Ereignis in einem Vorhaben geführt. Via Schnellsuche "Einstellungen prolesCRM" können Sie das Label der Ticketnummer sowie die Aufbereitung der Ticketnummer (Präfix) verwalten. Wenn Sie in den "Einstellungen prolesCRM" kein Label eingeben, wird das Feld in der prolesCRM-Übersicht nicht dargestellt.
Im Screenshot-Beispiel wurde das Label = "Ticketnummer" gesetzt. Mit diesem Suchfeld können entsprechende Ereignisse gefunden werden. Mit einem hier eingegebenen Suchtext werden folgende Felder eines Ereignisses durchsucht:
prolesCRM ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Je nach Lizenzierung kann es sein, dass diese Funktionalitäten in Ihrer Umgebung nicht zur Verfügung stehen.
prolesCRM: Behandlung und Anzeige von inaktiven Einträgen
In prolesCRM (vgl. Schnellsuche "Kontakt suchen") können verwaltete Kontaktinformationen nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden. In der Kontaktsuche steht ein Excel-Export zur Verfügung. Hiermit können Kontakt- oder Adressinformationen z.B. für Mailings oder einen Newsletterversand weiter aufbereitet und verarbeitet werden.
Ab aktuellem proles-Release sind in diesem Excel-Export sämtliche Löschstatus ersichtlich. Auf verschiedenen Stufen (Firma, Person etc.) können in prolesCRM Einträge inaktiviert werden. Diese Informationen werden in den Löschstatus-Spalten ausgegeben. Im Excel-Export werden neu folgende Spalten ausgegeben:
prolesCRM ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Je nach Lizenzierung kann es sein, dass diese Funktionalitäten in Ihrer Umgebung nicht zur Verfügung stehen.
prolesCRM: Zeiterfassung aus TicketbearbeitungIn prolesCRM können Ereignisse bewirtschaftet werden. Unter Verwendung von Ticketnummern sowie Pendenzenzuordnungen zu Mitarbeitern kann damit die Ticketbearbeitung (z.B. in einer Support-Abteilung) effizient gelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, ein Ereignis in prolesCRM direkt mit einer Aktivität aus der Projektverwaltung zu verknüpfen und so die Zeiterfassung direkt aus der Bearbeitung der Ereignisse mittels Start/Stopp-Funktionalität zu erledigen. Wir haben im prolesBlog bereits darüber berichtet: prolesIdee: Produktverbesserungen der letzten Monate (2017/01) - Zeiterfassung aus Bearbeitung Ereignisse (Ticketbearbeitung).
Bei der Zeiterfassung mittels Start/Stopp-Funktionalität wird die Bezeichnung der Zeiterfassung neu um die Ticketnummer ergänzt (sofern vorhanden).
prolesCRM ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul. Je nach Lizenzierung kann es sein, dass diese Funktionalitäten in Ihrer Umgebung nicht zur Verfügung stehen.
Die hier genannten Produkterweiterungen wurden alle aufgrund einer prolesIdee initiiert. Wir danken an dieser Stelle Achates Treuhand AG, andrion ag, Arcplace AG und allen anderen involvierten Kunden ganz herzlich für die spannenden Inputs und die wertvolle Mitarbeit bei der Lösungsfindung.
Selbstverständlich freuen wir uns über weitere spannende Ideen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge zu proles.
