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prolesIdee: Produktverbesserungen der letzten Monate (2017/01)

Simon Grenacher
Montag, 30. Januar 2017

Unsere Produktentwicklung wird schon seit vielen Jahren stark geprägt durch die Inputs von unseren Kunden. Mit «prolesIdee» geben wir unseren Kunden die Möglichkeit, die Produktentwicklung direkt mitzugestalten.

In den vergangenen Monaten haben wir von unseren Kunden viele spannende prolesIdeen erhalten. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen einige Produktverbesserungen vor, welche bereits umgesetzt wurden.

Einleitung

Die nachstehenden Informationen sind nach Anwendungen und Funktionen gegliedert. Sie finden Neuigkeiten zu folgenden Themen:

  • Kunden & Projekte: Projektofferten - Kopierfunktion
  • Kunden & Projekte: Projektverwaltung - Projekt einem anderen Kunden zuordnen
  • Kunden & Projekte: Projektverwaltung - Teilprojekt einem anderen Projekt zuordnen
  • Kunden & Projekte: Projektverwaltung - Erfassungskontrolle bei der Leistungserfassung
  • Planung: Projektplanung - Planung in Tagen statt Stunden
  • Spesen & Artikel: Spesendetails Mitarbeiter - Excel-Export
  • Controlling: Arbeitszeitstatistik - Neue Grenzwerte
  • Controlling: Projekt-Kennzahlen - Filter Projektstart / Projektende
  • Controlling: Projektüberwachung - Filter Verrechenbarkeit
  • Verrechnung: Fakturierung - Status intern
  • prolesCRM: Zeiterfassung aus Bearbeitung Ereignisse (Ticketbearbeitung)

ProjektoffertenKunden & Projekte: Projektofferten - Kopierfunktion

proles - Projektofferten - Offerte bearbeiten - Kopierfunktion

Bereits erfasste Projektofferten können kopiert werden. Bis anhin konnten Projektofferten nur innerhalb des gleichen Projektes für einen bestimmten Kunden kopiert werden - beim Kopieren wurde eine neue Variante der Projektofferte angelegt.

Nun gibt es ja den Fall, dass für einen neuen Kunden ein ähnliches Angebot ausgearbeitet werden soll. Beim Klick auf das Icon "Kopieren" erscheint neu ein Popup-Dialog.

proles - Projektofferten - Offerte bearbeiten - Kopierfunktion - Popup-Dialog

In diesem Dialog wird der Kunde sowie das Projekt von der zu kopierenden Projektofferte vorgeschlagen. Wenn Sie diese Angaben nicht ändern, wird (wie bis anhin) zum bestehenden Projekt eine neue Variante der Projektofferte erstellt. Für den Fall, dass Sie eine Projektofferte für einen anderen Kunden und/oder ein anderes Projekt erstellen möchten, können Sie in diesem Popup-Dialog die gewünschten Auswahlen (Kunde/Projekt) treffen.

ProjektverwaltungKunden & Projekte: Projektverwaltung - Projekt einem anderen Kunden zuordnen

proles - Projektverwaltung - Projekt bearbeiten - Kunde ändern

Ein bestehendes Projekt kann neu in der Projektverwaltung einem anderen Kunden zugeordnet werden. Wählen Sie hierfür das entsprechende Projekt in der Projektverwaltung - im Bearbeitungsdialog können Sie in der Auswahlliste den gewünschten Kunden auswählen (vgl. gelbe Markierung in obigem Screenshot).

Mitarbeiter mit Profil "Administrator" können diese Funktion ohne weitere Berechtigungen ausführen. Für Mitarbeiter mit Profil "User" ist für diesen Vorgang eine spezielle Berechtigung erforderlich.

Via Schnellsuche "Funktionsberechtigungen" können Sie die entsprechende Berechtigung einrichten.

proles - Funktionsberechtigungen - Projekt einem anderen Kunden zuweisen

Mit einem Klick auf "Projekt einem anderen Kunden zuweisen" erscheint ein Dialog, in welchem Sie bestimmen können, welche Mitarbeiter diesen Vorgang ausführen dürfen.

Projektverwaltung

Kunden & Projekte: Projektverwaltung - Teilprojekt einem anderen Projekt zuordnen

proles - Projektverwaltung - Teilprojekt bearbeiten - Projekt ändern

Ein bestehendes Teilprojekt kann neu in der Projektverwaltung einem anderen Projekt zugeordnet werden. Wählen Sie hierfür das entsprechende Teilprojekt in der Projektverwaltung - im Bearbeitungsdialog können Sie in der Auswahlliste das gewünschte Projekt auswählen (vgl. gelbe Markierung in obigem Screenshot).

Mitarbeiter mit Profil "User" können in diesem Vorgang nur Projekte wählen, für welche eine Projektberechtigung vergeben ist. Projektberechtigungen können Sie über den Bearbeitungsdialog eines Projekts oder über den Bearbeitungsdialog eines Mitarbeiters vergeben (wählen Sie hierfür im entsprechenden Dialog das Icon mit den drei Punkten ("Weitere Optionen")).

Die grundsätzliche Bearbeitung von Teilprojekten ist nur dann möglich, wenn diese Stufe der Projektstruktur in Ihrer Umgebung aktiviert ist. Falls Sie Ihre Projektstruktur grundsätzlich ändern möchten, wenden Sie sich bitte an den prolesSupport.

Projektverwaltung

Kunden & Projekte: Projektverwaltung - Erfassungskontrolle bei der Leistungserfassung (Teilprojekt)

proles - Projektverwaltung - Projekt bearbeiten - Erfassungskontrolle bei der Leistungserfassung

Die Erfassungskontrolle anhand von Soll-Stunden ist eine einfache Möglichkeit, aufgelaufene Projektstunden zu überwachen.

In der Projektverwaltung kann im Bearbeitungsdialog zu einem Projekt festgelegt werden, wie die Erfassungskontrolle eingerichtet werden soll. Neu ist es möglich, die Erfassungskontrolle auch auf Stufe Teilprojekt einzurichten.

Weitere Informationen zur Erfassungskontrolle finden Sie hier: Erfassungskontrolle in der Zeiterfassung anhand Soll-Stunden.

Die Aktivierung der Erfassungskontrolle auf Stufe Teilprojekt ist nur dann möglich, wenn diese Stufe Teilprojekt der Projektstruktur in Ihrer Umgebung aktiviert ist. Falls Sie Ihre Projektstruktur grundsätzlich ändern möchten, wenden Sie sich bitte an den prolesSupport.

Projektplanung - DialogPlanung: Projektplanung - Planung in Tagen statt Stunden

proles - Projektplanung - Planung in Tagen statt in Stunden

Die Projektplanung erreichen Sie via Schnellsuche "Projektplanung (Dialog)".

Die Planung ist grundsätzlich in Wochen oder Monaten möglich (Basiskonfiguration auf Stufe Mandant). Bitte wenden Sie sich an den prolesSupport, falls Sie diese Einstellung ändern möchten.

Für den Fall, dass Sie auf Monatsbasis planen, können Sie neu diese Planung auch in Tagen statt in Stunden vornehmen (auf Wochenbasis ist die Planung nach wie vor nur in Stunden möglich). In obigem Screenshot sehen Sie ein Beispiel einer Planung auf Monatsbasis in Tagen. Sowohl die Kapazitäten gemäss Mitarbeiterkalender im oberen Dialogbereich wie auch die Plandaten im unteren Bildbereich werden in Tagen dargestellt.

Die Umrechnung von Stunden in Tage erfolgt aufgrund der Normalarbeitszeit [Stunden pro Tag]. Diesen Wert (z.B. 8.25) können Sie auf Stufe Mandant festlegen (vgl. Schnellsuche "Mandant").

Spesendetails MitarbeiterSpesen & Artikel: Spesendetails Mitarbeiter - Excel-Export

proles - Spesendetails Mitarbeiter - Excel-Export

In der Liste der Spesendetails pro Mitarbeiter (vgl. Schnellsuche "Spesendetails Mitarbeiter") steht neu neben der Ausgabe als PDF auch ein Excel-Export zur Verfügung. Die einzelnen Spesenerfassungen werden mit den wichtigsten Informationen unformartiert als Excel-File ausgegeben (für die Weiterbearbeitung mit Excel).

ArbeitszeitstatistikControlling: Arbeitszeitstatistik - Neue Grenzwerte

proles - Arbeitszeitstatistik - Grenzwertauswertung - Samstag - Sonntag

Mit dieser Auswertung (vgl. Schnellsuche "Arbeitszeitstatistik") können Sie Excel-Auswertungen erzeugen, welche die An-/Abwesenheitsarten pro Mitarbeiter auswertet.

Zusätzlich sind Grenzwertauswertungen möglich. So können Sie neu z.B. ein Excel-File produzieren, in welchem die Samstags- und Sonntagsarbeit getrennt ausgewertet werden. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel einer Grenzwertauswertung.

proles - Arbeitszeitstatistik - Grenzwertauswertung - Excel-Beispiel - Samstags- / Sonntagsarbeit

Projekt-Kennzahlen - ListenabrufControlling: Projekt-Kennzahlen - Filter Projektstart / Projektende

proles - Projekt-Kennzahlen - Projektstart - Projektende

Mit den Projekt-Kennzahlen haben Sie ein umfangreiches Auswertungssystem zur Verfügung. So können Sie aus einer grossen Liste von Kennzahlen individuelle Auswertungen zusammenstellen.

Die Definition erreichen Sie via Schnellsuche "Projekt-Kennzahlen (Listendefinition".
Die Abruf einer definierten Auswertung erfolgt via Schnellsuche "Projekt-Kennzahlen (Listenabruf).

Im Listenabruf stehen Ihnen neu auch der Projektstart sowie das Projektende (jeweils mit einem Von-/Bis-Bereich) als Abrufkriterien zur Verfügung. Diese Informationen können Sie in der Projektverwaltung pro Projekt pflegen.

ProjektüberwachungControlling: Projektüberwachung - Filter Verrechenbarkeit

proles - Projektüberwachung - Filter Verrechenbarkeit

Mit der Liste Projektüberwachung können Sie einen detaillierten Bericht der im Projekt aufgelaufenen Stunden pro Mitarbeiter und Aktivität erstellen.

Neu steht Ihnen bei diesem Listenabruf der "Filter Verrechenbarkeit" zur Verfügung. Wählen Sie für den Report alle Zeiterfassungen, nur verrechenbare Zeiterfassungen oder nur nicht verrechenbare Zeiterfassungen.

FakturierungVerrechnung: Fakturierung - Status intern

proles - Fakturierung - Faktur bearbeiten - Status intern

In der Fakturierung können Sie neu zu einer bereits erstellten Faktur einen internen Status erfassen (vgl. gelbe Markierung in obigem Screenshot). Es handelt sich dabei um eine Texteingabe (beispielsweise für interne Informationen zu transitorischen Abgrenzungen einer Faktur). Im Standard-Layout der gedruckten Kundenfaktur wird dieser Status nicht ausgegeben.

proles - Fakturierung - Faktursuche - Status intern

Neben dem Bearbeitungsdialog wird der interne Status auch in der Faktursuche angezeigt (in Klammern in der Spalte "Fakturstatus").

proles - Fakturierung - Faktursuche - Expertensuche - Status intern

In der Expertensuche können Sie nach dem Status intern suchen. Der interne Status wird auch im Excel-Export der Fakturen ausgegeben.

Vorhaben erfassenprolesCRM: Zeiterfassung aus Bearbeitung Ereignisse (Ticketbearbeitung)

proles - prolesCRM - Vorhaben - Ereignis - Zeiterfassung Start/Stop

In prolesCRM können Ereignisse bewirtschaftet werden. Unter Verwendung von Ticketnummern sowie Pendenzenzuordnungen zu Mitarbeitern kann damit die Ticketbearbeitung (z.B. in einer Support-Abteilung) effizient gelöst werden.

Es besteht neu die Möglichkeit, ein Ereignis in prolesCRM direkt mit einer Aktivität aus der Projektverwaltung zu verknüpfen und so die Zeiterfassung direkt aus der Bearbeitung der Ereignisse mittels Start/Stop-Funktionalität zu erledigen.

proles - prolesCRM - Vorhaben - Ereignis bearbeiten - Aktivität Zeiterfassung

Im Bearbeitungsdialog zu einem Ereignis können Sie neu die gewünschte Aktivität für die Zeiterfassung auswählen.

Hierfür muss das dem Ereignis übergeordnete Vorhaben mit einem Projekt aus der Projektverwaltung verknüpft sein. In der Auswahlliste "Aktivität Zeiterfassung" werden sämtliche Aktivitäten im Status "freigegeben" oder "in Arbeit" zu diesem Projekt zur Auswahl angeboten.

proles - prolesCRM - Vorhaben - Ereignis - Zeiterfassung Start proles - prolesCRM - Vorhaben - Ereignis - Zeiterfassung Stop

Die eigentliche Zeiterfassung erfolgt über das Start-/Stop-Icon. Dieses Icon hat zwei Zustände:

  • Zeiterfassung starten (grün)
  • Zeiterfassung beenden (rot)

In den "prolesCRM - Einstellungen" haben Sie die Möglichkeit, Rundungsvorschriften für diese Zeiterfassungen zu definieren (z.B. "auf nächste 5 Minuten aufrunden").

Für weitere Informationen, wie Zeiterfassungen direkt im prolesCRM eingerichtet werden, wenden Sie sich bitte an den prolesSupport.

Herzlichen Dank!

Die hier genannten Produkterweiterungen wurden alle aufgrund einer prolesIdee initiiert. Wir danken an dieser Stelle den involvierten Kunden ganz herzlich für die spannenden Inputs und die wertvolle Mitarbeit bei der Lösungsfindung.

Die Kosten für diese Erweiterungen wurden grösstenteils durch unser Entwicklungsbudget getragen. Einige der Erweiterungen konnten wir jedoch nur darum umsetzen, weil sich involvierte Kunden an der Produktentwicklung finanziell beteiligt haben. Auch dafür bedanken wir uns ganz herzlich.

Selbstverständlich freuen wir uns über weitere spannende Ideen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge zu proles.

Ich wünsche mir, dass...

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in der Rubrik Projektmanagement & Projektorganisation

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