prolesTipp: Mit proles-Mitteilungen bleibt Ihr Team immer auf dem Laufenden

Wichtige Nachrichten gehen heutzutage manchmal in der täglichen eMail-Flut im Posteingang unter.

Mit der Funktion Mitteilungen können Sie wichtige Informationen für Ihr Team direkt im proles-Dashboard oder in der Sidebar publizieren.

Als zusätzliche Möglichkeit steht Ihnen ein SMS-Versand direkt in proles zur Verfügung. Damit erreichen wichtige Nachrichten Ihre MitarbeiterInnen schnell, und Ihr Team bleibt immer auf dem Laufenden.

Übersicht

Mit der Funktion „Mitteilungen“ können interne Nachrichten verfasst und publiziert werden. Die internen Mitteilungen werden bei den ausgewählten MitarbeiterInnen direkt auf der Startseite oder in der Sidebar in proles angezeigt.

Für die Erreichung von externen MitarbeiterInnen ohne proles-Zugriff steht Ihnen eine Funktion für den Versand von SMS zur Verfügung.

Diese Funktionen sind im Zusatzmodul prolesInfo angesiedelt. Mit prolesInfo behalten Sie den Überblick bei der Organisation und Ablage aller projektrelevanten Informationen und Dokumente. prolesInfo ist grundsätzlich kostenpflichtig. Aber, keine Regel ohne Ausnahme: Die Funktion „Mitteilungen“ ist davon ausgenommen, d.h. Sie können diese auch ohne Zusatzlizenzierung (d.h. nur mit einer prolesBasis-Lizenz) nutzen.

In diesem prolesTipp zeigen wir im Detail auf, welche Funktionsberechtigungen dafür erforderlich sind, wie Sie Mitteilungen erfassen und verwalten und wie die Mitteilungen auf der Startseite oder in der Sidebar angezeigt werden können.

Funktionsberechtigungen

Diese Informationen sind nur für Mitarbeiter mit Profil "User" relevant. Mitarbeiter mit Profil "Administrator" verfügen grundsätzlich über alle Funktionsberechtigungen.

Falls ein Mitarbeiter mit Profil „User“ nur als Empfänger Mitteilungen sehen muss, sind keine speziellen Funktionsberechtigungen erforderlich (sofern das Element „prolesInfo – Mitteilungen“ beim entsprechenden Mitarbeiter in der Startseite oder der Sidebar bereits eingeblendet ist).

Für alle anderen Funktionen in diesem Zusammenhang bestehen entsprechende Funktionsberechtigungen.

Via Schnellsuche „Funktionsberechtigungen“ können Sie entsprechende Berechtigungen für Ihre MitarbeiterInnen einrichten.

prolesInfo / Mitteilungen: Mit dieser Funktionsberechtigung darf ein Mitarbeiter Mitteilungen verwalten (neue Mitteilungen und SMS erfassen, bestehende Mitteilungen bearbeiten). Es kann hierfür eine Anzeige- oder eine Modifikationsberechtigung vergeben werden.
Einstellungen / Einstellungen Startseite und Sidebar: Mit dieser Funktionsberechtigung hat ein Mitarbeiter mit Profil „User“ die Möglichkeit, seine Startseite sowie seine Sidebar individuell einzurichten. Diese Berechtigung ist erforderlich, wenn das Element „prolesInfo – Mitteilungen“ noch nicht in der Startseite oder der Sidebar eingeblendet ist.

Mitteilungen auf der Startseite oder in der Sidebar anzeigen

Interne Mitteilungen können auf der Startseite (Dashboard) und/oder in der Sidebar gut sichtbar angezeigt werden. Bei der täglichen Arbeit mit proles haben Sie so wichtige Informationen immer im Blick.

Via Schnellsuche „Einstellungen Startseite und Sidebar“ können Sie das Element „prolesInfo – Mitteilungen“ einrichten.

In diesem Dialog sehen Sie links die nicht gewählten Elemente und rechts die gewählten Elemente.
Wählen Sie im linken Kästchen "prolesInfo - Mitteilungen" aus.
Mit den Pfeiltasten in der Mitte haben Sie die Möglichkeit das Element auf die Startseite zu schieben (nach rechts).
Mit den Pfeiltasten rechts können Sie die Elemente in sich sortieren, je nachdem, was für Sie am wichtigsten ist.
Für die Anzeige der Mitteilungen in der Sidebar verfahren Sie genau gleich mit „Elemente für Sidebar“.

Interne Mitteilungen erfassen

Die internen Mitteilungen können Sie via Schnellsuche „Mitteilungen“ verwalten.

In diesem Übersichtsdialog sehen Sie sämtliche bereits erfassten Mitteilungen (sowohl interne Mitteilungen wie auch SMS).

Mit den Selektionskriterien im oberen Dialogteil und einem Klick auf das Icon "Suchen" können Sie die Trefferliste eingrenzen.

Bemerkungen zu den angezeigten Informationen in dieser Übersicht:

Datum: Dies ist das Erfassungsdatum einer Mitteilung.
Absender: Dies ist der Name des Mitarbeiters, welcher die Mitteilung erfasst hat.
Betreff: Der Betreff wird bei internen Mitteilungen angezeigt. Bei SMS ist dieser nicht relevant und dient nur zur internen Kennzeichnung einer Nachricht.
Anz. Empf.: Hier wird die Anzahl der Empfänger einer Nachricht angezeigt.
Typ: Der Typ unterscheidet Interne Mitteilungen und SMS.
Kosten [Credits]: Hier wird für SMS angezeigt, wieviele Credits für den Versand benötigt wurden (weitere Details hierzu finden Sie im Abschnitt „SMS erfassen“).
Aktiv: In dieser Spalte steht bei internen Mitteilungen ein X sofern diese jetzt aktiv sind und damit bei den Empfängern angezeigt werden. Mitteilungen ohne X werden noch nicht oder nicht mehr angezeigt.

Am Schluss der Liste sehen Sie die Anzahl der angezeigten Mitteilungen sowie noch verfügbare Credits für den Versand von SMS (weitere Details hierzu finden Sie im Abschnitt „SMS erfassen“).

Mit einem Klick auf das Icon mit der Sprechblase können Sie mit der Erfassung einer neuen internen Mitteilung beginnen. Mit einem Klick auf das Datum einer bereits erfassten Mitteilung können Sie diese modifizieren.

Absender: Als Absender wird der Name / Vorname des eingeloggten Mitarbeiters vorgeschlagen. Der Absender sowie das Erfassungsdatum einer internen Mitteilung werden auf der Startseite resp. in der Sidebar angezeigt.
Anzeigen von/bis: Über diesen Datumsbereich kann gesteuert werden, wie lange die interne Mitteilungen bei den Empfängern angezeigt werden soll. Bei „Anzeigen von“ wird das Tagedatum vorgeschlagen, d.h. ohne Anpassung wird eine erfasste Mitteilung sofort angezeigt.
Betreff / Mitteilung: In diesen Eingabefeldern kann die eigentliche Mitteilung erfasst werden. Beide Informationen sind für den Empfänger ersichtlich.
Unterhalb des Feldes „Mitteilungen“ werden die Anzahl Zeichen der Mitteilung angezeigt – dies hat nur für den Versand von SMS eine Bedeutung.

Über das Icon mit dem Plus können Empfänger hinzugefügt werden.

In diesem Dialog können Sie bestimmen, welche MitarbeiterInnen eine entsprechende Nachricht erhalten sollen. Im oberen Dialogbereich sehen Sie Mitarbeiter, welche bereits zugeordnet sind. Im unteren Bildbereich können Sie weitere Mitarbeiter auswählen.

Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Mitarbeiter auf das Icon „Speichern“. Die gewählten Mitarbeiter werden im Bearbeitungsdialog der Mitteilung nun angezeigt.

Mit einem erneuten Klick auf „Speichern“ gelangen Sie zurück zur Übersicht der Mitteilungen. Sie können jederzeit eine erfasste Mitteilung wieder aufrufen und bei Bedarf anpassen. Klicken Sie hierfür auf das Datum der entsprechenden Mitteilung.

SMS erfassen

Mit einem Klick auf das Icon mit dem Handy können Sie mit der Erfassung einer neuen SMS beginnen.

Der Ablauf der Erfassung einer SMS ist identisch wie bei einer internen Mitteilung. Bitte beachten Sie für die Erfassung, dass bei den entsprechenden Empfängern (d.h. Mitarbeiter) bei den Kontaktangaben Geschäft resp. Kontaktangaben Privat eine Handy-Nummer erfasst sein muss.

Für den Versand von SMS benötigen Sie sogenannte Credits. In der Übersicht der Mitteilungen sehen Sie die Anzahl der verfügbaren Credits.

Ihre Umgebung wird standardmässig mit 10 Credits ausgestattet. Weitere Credits können Sie beim prolesSupport bestellen. Ein Credit kostet CHF 0.10. Für den Versand einer SMS mit maximal 160 Zeichen innerhalb der Schweiz benötigen Sie 1 bis 1.75 Credits, je nach Mobilfunkanbieter.