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prolesNews: Projektüberwachung - Excel-Export

Simon Grenacher
Freitag, 26. Mai 2017

Die Auswertung "Projektüberwachung" steht bereits sehr lange zur Verfügung. Mit der Projektüberwachung erstellen Sie einen detaillierten Statusbericht der im Projekt aufgelaufenen Stunden (inkl. Soll-/Ist-Vergleich).

Ab sofort können diese Informationen auch als Excel-Datei exportiert werden (aufbereitet oder als Rohdaten für die weitere Bearbeitung in Excel).


Listenabruf

Die Auswertung kann via Schnellsuche "Projektüberwachung" aufgerufen werden. Tipp: Sie müssen in der Schnellsuche nicht den ganzen Suchbegriff eingeben - sie finden die Projektüberwachung in der Schnellsuche also auch z.B. mit dem Suchbegriff "wach"! :-)

proles - Controlling - Projektüberwachung - Abrufdialog

Für den Abruf des Excel-Exports wurde ein entsprechendes Icon eingeführt. Der bestehende Report steht nach wie vor via Druck-Icon zur Verfügung (in der Regel als PDF).

Für den Excel-Export stehen die gleichen Selektionskriterien wie für die Liste als PDF zur Verfügung. Einzige Ausnahme bildet die Selektion "Verdichtung". Diese Auswahl ist für den Excel-Export nicht von Bedeutung. Der PDF-Report kann wie bisher auch in der Verdichtung "Zeiterfassung" ausgegeben werden.

Im Excel-File werden zwei Reiter ausgegeben:

  • Der Reiter "Verdichtung Mitarbeiter" wird, wie der Name bereits erahnen lässt, immer nach Mitarbeiter verdichtet.
  • Im Reiter "Rohdaten unverdichtet" sind die Detailzeilen in jedem Fall ohne Verdichtung.

Erfahren Sie nachfolgend alle Details zu den neuen Excel-Auswertungen.

Vorbemerkungen zur Soll-Stunden-Ermittlung

Listenabruf OHNE Datumsbereich Zeiterfassung (d.h. "Zeiterfassung von" / "Zeiterfassung bis" sind leer): Wenn kein Zeiterfassungs-Datumsbereich gewählt wird, werden grundsätzlich alle Soll-Stunden gemäss den Mitarbeiterzuordnungen zu Aktivitäten ausgewertet. Die übrigen Filterkriterien (Kunde, Projekt, Mitarbeiter etc.) werden berücksichtigt. Dies gilt für die PDF-Auswertung und für den Excel-Export.

Listenabruf MIT Datumsbereich Zeiterfassung (d.h. "Zeiterfassung von" / "Zeiterfassung bis" sind ausgewählt): Wenn ein Zeiterfassungs-Datumsbereich gewählt wird, dann werden nur Mitarbeiterzuordnungen zu Aktivitäten ausgewertet, welche im gewählten Zeitbereich Zeiterfassungen haben. Hier werden die Soll-Stunden unterschiedlich behandelt:

  • Bei der PDF-Auswertung mit Verdichtung "Mitarbeiter" und dem Excel-Export sind es die Soll-Stunden der Mitarbeiterzuordnungen zu Aktivitäten, welche Zeiterfassungen haben.
  • Bei der PDF-Auswertung mit Verdichtung "Zeiterfassung" sind es die gesamten Soll-Stunden pro Aktivität, welche vorkommen (also auch von Mitarbeiterzuordnungen zu Aktivitäten, zu welchen keine Zeiterfassung existiert).

Verdichtung Mitarbeiter

proles - Projektüberwachung - Excel-Export - Verdichtung Mitarbeiter

Allgemeine Bemerkungen

  • Mit dieser Liste werden grundsätzlich Zeiterfassungen ausgewertet.
  • Spesen-, Artikel- und Pauschalerfassungen (einmalig/wiederkehrend) werden nicht berücksichtigt.
  • Zusätzlich zu den Informationen aus den Zeiterfassungen werden Soll-Stunden gemäss den Mitarbeiterzuordnungen zu Aktivitäten/Aktivitätenschritten sowie Projekt-Budget-Werte (Stunden/Beträge) ausgegeben.
  • Neben dem Listentitel „Projektüberwachung“ wird die Datumsperiode „Zeiterfassung von/bis" gemäss Abruf ausgegeben.
  • Rechts oben werden Listenkopf 1/2 gemäss Mandant ausgegeben.
  • Die Abrufparameter Soll-Termin und Aktivitätenstatus (resp. Aktivitätenschrittstatus) werden im Excel nur dann ausgegeben, wenn sie im Abruf ausgewählt wurden.
  • Die darauffolgenden Abrufparameter (Ausgabe Ist-Stunden, Ausgabe Ist-Betrag, Filter Verrechenbarkeit) werden immer ausgegeben.

Spalten

  • Die Spalten Kunde, Projekt, Teilprojekt, Aktivität und Aktivitätenschritt bilden die Projektstruktur ab. Es ist dies die maximale Projektstruktur. Je nach Mandantenparametrierung können die Spalten Teilprojekt und/oder Aktivitätenschritt fehlen – in diesem Fall werden entsprechende Spalten im Excel-Sheet nicht ausgegeben.
  • Der Mitarbeiter wird gemäss Zeiterfassung ausgegeben ([NAME] [VORNAME]).
  • Der Tarif / Stunde ergibt sich aus der Mitarbeiterzuordnung zu Aktivität/Aktivitätenschritt.
  • Der Tarif / Tag wird gemäss Normalarbeitszeit (Parametrierung auf Stufe Mandant) ermittelt.
  • Soll – Std.: Gemäss Mitarbeiterzuordnung zu Aktivität/Aktivitätenschritt.
  • Soll – Betrag: Tarif / Stunde * Soll –Std.
  • *Budget – Std.: Total „Effektive Stunden“ gemäss Projekt-Budget.
  • *Budget – Betrag: „Total“ gemäss Projekt-Budget.
  • Ist – Std.: Ist-Stunden gemäss Zeiterfassungen.
  • Ist – Betrag: Tarif/Stunde * Ist–Std.
  • Abweichung Soll/Ist – Std.: Soll–Std. abzüglich Ist-Std.
  • Abweichung Soll/Ist – Betrag: Soll–Betrag abzüglich Ist–Betrag.
  • *Abweichung Budget/Ist – Std.: Budget–Std. abzüglich Ist-Std.
  • *Abweichung Budget/Ist – Betrag: Budget-Betrag abzüglich Ist–Betrag.

*Diese Werte (Projekt-Budget) werden nur auf Total-Stufe pro Projekt (und höher) angezeigt.

Rohdaten

proles - Projektüberwachung - Excel-Export - Rohdaten

Allgemeine Bemerkungen

  • Im Excel-File werden in einem zweiten Reiter die Rohdaten (Reiter-Name = „Rohdaten unverdichtet“) zu dieser Auswertung ausgegeben. Rohdaten meint, dass die Basisdaten für diese Auswertung im Detail ohne Formatierung (ohne Totalisierung) ausgegeben werden.
  • Es wird eine Detailzeile pro Zeiterfassung ausgegeben.
  • Diese Rohdaten können für weitere Auswertungen direkt in Excel verwendet werden.
  • Bei entsprechenden Auswertungen in Excel ist zu beachten, dass gewisse Informationen zu übergeordneten Stufen auf jeder Detailzeile wiederholt werden (beispielsweise der Betrag gemäss Projekt-Budget).

Spalten

  • Die Spalten Kunde, Projekt, Teilprojekt, Aktivität und Aktivitätenschritt bilden die Projektstruktur ab. Es ist dies die maximale Projektstruktur. Je nach Mandantenparametrierung können die Spalten Teilprojekt und/oder Aktivitätenschritt fehlen – in diesem Fall werden entsprechende Spalten im Excel-Sheet nicht ausgegeben.
  • Mitarbeiter ([NAME] [VORNAME]).
  • Tarif / Stunde.
  • Tarif / Tag.
  • Datum (Zeiterfassung).
  • Bezeichnung (Zeiterfassung).
  • Soll – Std. (Mitarbeiter zu Aktivität/Aktivitätenschritt).
  • Soll – Betrag (Tarif / Stunde * Soll –Std.).
  • Ist – Std.
  • Ist – Betrag.
  • Projekt-Budget – Std.
  • Projekt-Budget - Betrag.

Weitere Unterstützung

Für die Beantwortung von Fragen zum neuen Excel-Export der Projektüberwachung steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.

Support-Anfrage

prolesIdee

Wir danken andrion ag und weiteren Kunden für die wertvollen Inputs und die gute Zusammenarbeit während der Phase der Lösungsfindung und in der Umsetzung.

Haben Sie auch eine gute Idee für proles? Unter dem folgenden Link finden Sie ein Formular für die Eingabe Ihrer Idee sowie die Beschreibung der möglichen Umsetzungswege.

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