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Fakturierung: Faktur und Fakturbeilage zusammenfassen

Simon Grenacher
Mittwoch, 10. Mai 2017

Ab dem aktuellen proles-Release haben Sie in der Fakturierung die Möglichkeit, die Faktur und die Fakturbeilage zusammenzufassen - d.h. Faktur und Beilage werden in einem PDF ausgegeben.

Des Weiteren können Sie ab sofort die Namensgebung für Fakturen, Fakturbeilagen und weitere Dokumente individuell parametrieren.

Faktur und Fakturbeilage zusammenfassen

proles - Fakturierung - Faktursuche - Fakturen und Beilagen drucken (Einzelabruf)

In gewissen Fällen wünschen Ihre Kunden vermutlich die Faktur inkl. Fakturbeilage zusammengefasst in einer Datei (als PDF). In der Fakturierung (Faktursuche) ist dies mit der neuen Option "Faktur und Beilage drucken" (vgl. Screenshot) ab sofort möglich. Damit werden Faktur und Beilage für eine einzelne Faktur in einer Datei (PDF) erstellt, und Sie können diese herunterladen und beispielsweise per eMail übermitteln.

Der Einzelabruf von Faktur oder Fakturbeilage als separate Dateien ist weiterhin möglich (vgl. Optionen "Faktur drucken" resp. "Fakturbeilage drucken").

Reminder: Das Listen-Format (Ausgabeformat) für die Faktur resp. die Fakturbeilage können Sie nach wie vor mit der Funktion "Listen-Format" (vgl. Schnellsuche "Listen-Format") auswählen. Es stehen folgende Formate zur Verfügung: PDF, Word, Excel und RTF. Die zusammengefasste Ausgabe von Faktur und Beilage in einer Datei ist immer als PDF (dies kann nicht geändert werden).

proles - Fakturierung - Faktursuche - Fakturen und Beilagen drucken (Mehrfachabruf)

Der zusammengefasste Abruf von Faktur und Fakturbeilage in eine Datei ist in der Faktursuche auch für mehrere Fakturen möglich (vgl. Screenshot).

Mit dieser Option werden für sämtliche Fakturen, welche in der Faktursuche angezeigt werden, die Fakturen inkl. Beilagen in einer Datei zusammengefasst. Bitte beachten Sie, dass die Erstellung einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

proles - Fakturierung - Übersicht - Faktur und Beilage drucken (Einzelabruf)

Auch im Übersichtsdialog der Fakturierung kann die Faktur inkl. Fakturbeilage in eine Datei ausgegeben werden (neue Option "Faktur und Beilage drucken").

Namensgebung für Faktur und Fakturbeilage

Übersicht / Definition in Programmtexten

Mit dem aktuellen proles-Release können Sie die Namensgebung (Dateiname) für die Faktur, die Fakturbeilage sowie für weitere Dokumente individualisieren. Damit können Fakturen besser identifiziert werden. Der Dateiname wird "sprechend" und somit sind die Dateien besser auffindbar, wenn diese lokal gespeichert werden (z.B. mit dem Windows-Explorer). 

proles - Programmtexte - Faktur

Die Vorgaben, wie diese Dateinamen gebildet werden sollen, können Sie in den Programmtexten (vgl. Schnellsuche "Programmtexte") einrichten. Wählen Sie in den Programmtexten die Gruppe "Faktur".

proles - Programmtexte - Faktur - Dateinamen

In der Gruppe "Faktur" finden Sie am Schluss der Liste die neuen Texte mit den Nummern 53-62. Hier können Sie für die Faktur, die Fakturbeilage, den ESR, die Mahnung sowie den zusammengefassten Druck von Faktur und Fakturbeilage die entsprechenden Vorgaben definieren (jeweils für den Einzelabruf sowie für den Mehrfachabruf).

Beispiel

Im obigen Screenshot sehen Sie auf der rechten Seite entsprechende Beispiele, wie die Dateinamen definiert werden können - so wurden die Programmtexte anlässlich der Installation in Ihrer Umgebung eingerichtet.

Die neuen Anpassungsmöglichkeiten werden nachfolgend anhand des Dateinamens für die Faktur (Einzelabruf, Text 53) erläutert:

Hier wurde folgendes definiert: %Fakturdatum%_proles_Faktur_%Fakturnummer%

Bei Abruf einer einzelnen Faktur in der Fakturierung wird diese Definition dann beispielsweise wie folgt aufgelöst: 2017-04-30_proles_Faktur_45660.pdf

Die beiden Platzhalter %Fakturdatum% und %Fakturnummer% werden also entsprechend aufgelöst - der restliche Dateiname ergibt sich aus der Konstante "_proles_Faktur_".

Platzhalter

Mit einem Klick auf "Dateiname Faktur Einzelabruf" können Sie die entsprechende Definition in den Programmtexten ändern. Folgende Platzhalter sind zulässig:

  • %Abrufdatum% (hier wird beim Druckabruf das Tagesdatum eingesetzt)
  • %Fakturdatum%
  • %Mahndatum%
  • %Fakturnummer%
  • %Kundennummer%
  • %Kundenbezeichnung% - hier wird beim Druckabruf die Firmenbezeichnung 1 eingesetzt; falls fehlend, wird Name/Vorname1 eingesetzt (im Format „Muster_Hans“)
  • %Kundenkurzbezeichnung%
  • %Projektnummer%
  • %Projektbezeichnung%
  • %Projektkurzbezeichnung%

Zusatzbemerkungen:

  • Für die Programmtexte der Mehrfachabrufe (58-62) ist nur der Platzhalter [Abrufdatum] gültig/sinnvoll. In diesen Fällen werden ja mehrere Fakturen in einer Datei ausgegeben - da macht es keinen Sinn z.B. eine einzelne Fakturnummer im Dateinamen auszugeben.
  • Für die anderen Programmtexte (53-57) sind alle Platzhalter zulässig.
  • Der Dateiname wird defaultmässig mit dem Suffix „.pdf“ (oder ".doc", ".xls" etc.) ergänzt. Dieser Suffix muss in den Programmtexten nicht eingegeben werden.
  • Die meisten Dateisysteme unterstützen Dateinamen (inkl. Pfadangaben) bis zu einer Länge von 255 Zeichen. Unter der Annahme, dass für den Pfad durchschnittlich 100 Zeichen benötigt werden, wird der aufbereitete Dateiname (bei allen Programmtexten) auf maximal 150 Zeichen abgeschnitten.

Weitere Unterstützung

Falls Sie Fragen zum Druck oder der Namensgebung von Fakturen haben, hilft Ihnen unser Support-Team sehr gerne weiter.

Support-Anfrage

prolesIdee

Wir danken cce ag und weiteren Kunden für die wertvollen Inputs und die gute Zusammenarbeit während der Phase der Lösungsfindung und in der Umsetzung.

Haben Sie auch eine gute Idee für proles? Unter dem folgenden Link finden Sie ein Formular für die Eingabe Ihrer Idee sowie die Beschreibung der möglichen Umsetzungswege.

Ich wünsche mir, dass...

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