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Warum die Zeiterfassung für Dienstleister essenziell ist

Simon Grenacher
Donnerstag, 14. Mai 2020

(Nicht nur) In einem Dienstleistungsunternehmen ist die Zeiterfassung wichtig, sehr wichtig sogar. Sie ist – um es genauer zu sagen – sogar essenziell. Essenziell ist allerdings gleichbedeutend, dass es OHNE NICHT geht. Oder anders ausgedrückt, die Zeiterfassung ist ein überlebensnotwendiges Werkzeug für jeden Dienstleister. Genauso, wie jeder Zimmermann ohne Zweifel einen Hammer braucht, will er seine Arbeit überhaupt erst machen können.

Zu Recht sagen Sie jetzt wahrscheinlich: „OK, ich sehe, die Zeiterfassung ist für uns essenziell. Aber wieso genau ist das so? Welche konkreten Risiken gehen wir denn ein, wenn wir keine oder bloss eine einfache Zeiterfassung in unserem Dienstleistungsunternehmen führen?“

Ich will daher die Gründe für das potentielle Ableben eines Dienstleisters infolge fehlender oder mangelhafter Zeiterfassung herausarbeiten und sie soweit konkretisieren, dass Sie daraus für Ihre Praxis die korrekten Schlüsse ziehen und die richtigen Massnahmen ableiten können.

Ohne Zeiterfassung in einen «schnellen Tod»

Durchaus möglich, dass Ihr (wahrscheinlich noch junges) Dienstleistungsunternehmen ohne Zeiterfassung einen relativ schnellen Tod sterben wird.

Wenig wahrscheinlich, wenn auch nicht absolut ausgeschlossen, ist ein behördlich angeordneter Shutdown für den Fall, dass hartnäckig auf eine Zeiterfassung verzichtet wird. Dies, obwohl eine solche von Gesetzes wegen zwingend vorgeschrieben ist. Ich erinnere an dieser Stelle daher gerne einmal mehr an meinen Blogbeitrag «Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister».

Wesentlich wahrscheinlicher ist hingegen die Gefahr, dass Ihr Unternehmen infolge fehlender Zeiterfassung einfach pleite geht. So wie bei einem Handwerker, der zwar ständig auf Achse ist und einen Auftrag nach dem anderen abarbeitet, sich aber nie um die Rechnungsstellung kümmert, weil er das Büro hasst und daher lieber «schraubt», statt seine Arbeiten in Rechnung zu stellen. Das kann ohne Weiteres auch einem Dienstleister passieren. Insbesondere dann, wenn er seine Leistungen – und damit seine Arbeitszeit – nicht sauber und nachvollziehbar protokolliert. Doch genau dafür braucht er eine Zeiterfassung. Fehlt diese, oder ist sie so schlecht, dass sie niemand nutzen will, so werden Leistungen an Kunden erbracht, die nie ihren Weg auf eine Rechnung finden. Völlig klar, dass das nicht lange gut gehen kann.

Die Zeiterfassung ist nämlich die notwendige Voraussetzung für die Leistungserfassung, welche ihrerseits die Grundlage für die Rechnungsstellung bildet. Ohne Rechnungen kommt aber kein Geld in die Kasse und es können weder Löhne noch andere Kosten bezahlt werden. So einfach ist das!

Ohne Zeiterfassung in einen «langsamen Tod»

Die Gefahr eines schnellen Todes ohne Zeiterfassung haben die meisten Dienstleister erfahrungsgemäss schon früh erfasst und entsprechend vorgesorgt. Nicht selten mit Excel, Word und Co. Gerne weise ich daher an dieser Stelle auf meinen Blogbeitrag «Was leistet eine Business-Software für Dienstleister mehr – oder besser «anderes» – als MS Office?» hin. Dort ist nachzulesen, worin die Gefahren einer Zeiterfassung und Leistungserfassung mit Excel liegen. Es funktioniert zwar einigermassen, und ist immer noch besser wie gar nichts, läuft jedoch bloss suboptimal.

Ist also das schnelle Ende abgewendet, so kann eine ungenügende oder mangelhafte Zeiterfassung immer noch in einen langsamen Tod auf Raten führen.

Angefangen bei etwas so Handfestem wie der Rentabilität. Sind wir uns doch einig, dass ein Unternehmen Gewinn erwirtschaften muss, will es langfristig überleben. Nur so kann es in seine Zukunft investieren und sich weiterentwickeln. Eine fehlende oder ungenügende Zeiterfassung öffnet nun allerdings der Zeitverschwendung Tür und Tor, was sich nicht selten negativ auf die Rentabilität auswirkt. Dauert dieser Zustand zu lange, erwirtschaftet das Dienstleistungsunternehmen längere Zeit keine Gewinne oder sogar Verluste und irgendwann ist das Ende unaufhaltbar.

Eine mangelhafte Zeiterfassung führt oftmals aber auch zu zwei weniger akuten Problemen: Ineffizienz und Wirkungslosigkeit. Beide Zustände haben zur Folge, dass die im Unternehmen eingesetzte Zeit nicht dem erwarteten – und an die Mitarbeitenden in Form von Löhnen bezahlten – Output entspricht. Auch das kann auf die Dauer nicht gutgehen. Im besseren Fall liegt der Profit des Unternehmens weit unter dem Durchschnitt, im schlechteren Fall geht er sogar gegen Null oder unter Null. Wie oben bei der Rentabilität bereits gesagt, führt auch dies über kurz oder lang in die Insolvenz und damit in den sicheren Tod.

Eine mangelhafte Zeiterfassung wirkt sich im Dienstleistungsunternehmen aber auch negativ auf die Unternehmenskultur und auf die Führungsstärke aus. Es fehlen auf einmal Transparenz und Offenheit. Es fehlt aber auch zusätzlich an Fairness, wenn auf einmal der eine Mitarbeitende über Gebühr belohnt wird, obwohl er zum Ergebnis nicht den gleichen Teil wie andere beigetragen hat. Leider weiss man das nicht so genau, denn es fehlt ja mangels Zeiterfassung die nötige Sichtbarkeit.

Leadership, eine sehr wirkungsvolle und durchaus wünschenswerte Eigenschaft von Chefs, wird ausserdem nur schwer entstehen können, wenn die Vorgesetzten inklusive der Inhaber bei der Zeiterfassung – und damit ihrer eigenen Transparenz – nicht auch mit gutem Beispiel voran gehen können.

Beides also, eine moderne Unternehmenskultur und klares Leadership sind in der heutigen Zeit austauschbarer Leistungen und austauschbarer Unternehmen oft noch die einzigen Wettbewerbsvorteile, die man sich im hart umkämpften Markt erarbeiten kann. Können diese nicht mehr aufgebaut werden, so ist auch das der Beginn eines langsamen Untergangs.

Last but not least kommt hinzu, dass erfolgreiche Dienstleister wachsen wollen. Fehlen diesen Unternehmen aber dazu eine professionelle Zeiterfassung und Leistungserfassung, so wird das Wachstum bereits früh wieder abgewürgt, oder führt dann stattdessen über kurz und lang zu einer organisatorischen Implosion.

Fazit

Die Zeiterfassung ist das Herzstück eines Dienstleisters. Sie bildet ohne Zweifel die Grundlage für die Leistungserfassung und somit für die Rechnungsstellung an Kunden.

Ist die Zeiterfassung daher ungenügend oder mangelhaft, so stehen die Vitalzeichen für das Dienstleistungsunternehmen auf Gelb bis Rot. Je nach Mängelgrad dauert die Krise bis zum Ableben unterschiedlich lang. Die Länge hängt aber auch von der Grösse und der Komplexität des Unternehmens ab. Je mehr Mitarbeitende und je mehr Kunden und Projekte, umso schneller geht es zu Ende.

Am besten, Sie lassen es in Ihrem Unternehmen gar nie so weit kommen. Beginnen Sie gleich von ersten Tag Ihrer Dienstleistungen damit, alle Ihre Arbeitszeiten sauber zu protokollieren. Das kann problemlos auch mit einer kostenlosen, aber dennoch professionellen Softwarelösung sein. Die lässt sich idealerweise bei Bedarf erweitern und auf das Wachstum Ihres Geschäfts skalieren.

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