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Die Zeiterfassung ist für jedes Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie dient als Basis für die Verfolgung der gearbeiteten Zeit, für die Ferien- und Abwesenheitskontrolle, für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit und, wenn entsprechend integriert, auch gleichzeitig für die Rechnungsstellung an Kunden.
Um die in Ihrem Unternehmen gearbeitete Zeit effizient und effektiv verfolgen zu können, müssen Sie allerdings eine Methode finden, die einerseits für Ihre Mitarbeitenden passt, müssen sie doch die Zeiten erfassen, andererseits eine Methode, die Ihrem Unternehmen alle nötigen Informationen liefert, ohne zu aufwändig und kompliziert zu sein.
In diesem Blogbeitrag biete ich Ihnen 4 geeignete Möglichkeiten an. Da sie alle vier sehr unterschiedlich sind, sind auch ihre Vor- und Nachteile verschieden. Wählen Sie dasjenige Verfahren, das am besten zu den Gegebenheiten Ihrer Dienstleistungsfirma passt.
Einfaches Ziel dieser Methode ist es, dass Ihre Mitarbeitenden die gearbeitete Zeit in strukturierter Form melden und nicht einfach chaotisch. Das erreichen Sie im Minimum, indem Sie eine Vorlage für die Erfassung der Arbeitszeiten kreieren, diese anschliessend ausdrucken und allen Ihren Mitarbeitern verteilen. Diese Stundenzettel-Vorlagen werden anschliessend für die Rapportierung verwendet und monatlich im Büro zur Auswertung und Archivierung eingereicht.
Auf den Vorlagen sollten minimal folgende Angaben pro Tag erfasst werden können:
Da die Stundenzettel auf Papier geführt werden, müssen Ihre Mitarbeitenden die Totalen selbst berechnen und eintragen. Diese sollten anschliessend in der Admin geprüft werden.
Effizienzgrad: ★★ 2/5
Erstellen Sie auf dem Computer eine Vorlage für die Zeiterfassung, welche optimal zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt und alle Informationen enthält, die Sie für die Verfolgung der Arbeitszeit brauchen.
Einfach können Sie diese Vorlage auch in ein pdf-Dokument umwandeln und damit elektronisch an Ihre Mitarbeitenden verteilen. Sie können sie aber auch einfach nur ausdrucken.
Ihre Mitarbeitenden füllen die Stundenzettel von Hand aus, eventuell auch mit einem Stift direkt im pdf-Dokument auf einem Mobilgerät.
Die ausgefüllten Stundenzettel werden fertig ausgefüllt an die Admin geleitet. Auf Papier oder als pdf's in elektronischer Form. Dort werden die entsprechenden Nacharbeiten vom Büropersonal erledigt.
Excel ist nach wie vor das beliebteste Tool für die Zeiterfassung in Dienstleistungsunternehmen.
Die Methode ist im Prinzip einfach. Ihre Mitarbeitenden müssen es bloss tun;
Später senden Sie die Excel-Stundenzettel zur Genehmigung und anschliessend in die Administration zur Weiterverarbeitung. Im Gegensatz zur Papierlösung berechnen sich die wichtigsten Werte mit Excel automatisch.
Effizienzgrad: ★★★ 3/5
Erstellen Sie erst ein für das ganze Unternehmen gültige Excel-Template. Dieses enthält bereits die nötigen Formeln für die Summenbildung und andere Berechnungen. Die Mitarbeitenden müssen also nicht mehr selbst rechnen.
Überlegen Sie sich für das Template, ob nur die reinen Arbeitszeiten erfasst werden sollen, oder, ob bei jedem Eintrag auch gleich angegeben werden soll, für welches Projekt gearbeitet wurde. Je nachdem brauchen Sie Zusatzfelder im Template.
Das Template wird anschliessend an alle Mitarbeitenden verteilt. Selbstverständlich brauchen sie auf ihrem Computer Excel, damit sie die Zeiterfassung machen können. Aus Gründen der Praktikabilität sollte die Zeiterfassung auf Monatsbasis und nicht häufiger gemeldet und ausgewertet werden.
Die Administration erhält pro Mitarbeitenden und pro Monat eine ausgefüllt Excel-Tabelle.
Sehr beliebt ist mittlerweile die Zeiterfassung mit einer mobilen App, wie beispielsweise «Harvest» oder anderen sogenannten Time Trackern.
Sie können – oftmals sogar kostenlos – auf das Handy geladen werden und funktionieren oft für das iPhone wie auch für Android-Geräte.
Diese Apps sammeln die Zeiterfassungseinträge, versehen sie mit Datum und Uhrzeit und berechnen in der Regel auch die Summen. Da sie direkt auf dem Handy des Mitarbeitenden laufen, sind die Daten allerdings rein persönlich.
Effizienzgrad: ★★★★ 3.5-4/5
Damit Sie diese Methode in Ihrem Dienstleistungsunternehmen flächendeckend einführen können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
Jeder Mitarbeitende nutzt individuell die App auf seinem Handy und trägt dort seine Arbeitszeiten ein. Je nach App können die Arbeitszeiten auch einzelnen Projekten und/oder Tätigkeiten zugewiesen werden.
Am Monatsende erstellt jeder Mitarbeiter seine Auswertungen und übergibt sie an die Administration zur Weiterverarbeitung. Je komfortabler die Time Tracker App ist, desto einfacher kann dies bewerkstelligt werden. Kostenpflichtige App erlauben nicht selten das Zusammenführen der Daten von mehreren Mitarbeitern und ganzen Teams in einer Auswertung. Natürlich funktioniert dies nur, wenn alle in der Firma die gleiche App nutzen.
Die optimale Zeiterfassung ist der Einsatz einer Software, die speziell für den professionellen Einsatz in schweizerischen Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Sie deckt alle gesetzlichen Anforderungen im Umfeld der Arbeitszeitkontrolle vollständig ab und wird meist aus der Cloud angeboten.
Die Administration arbeitet mit der Software auf dem Arbeitsplatzcomputer – in der Regel direkt im Internetbrowser, die «Zeiterfasser» hingegen haben meist die Wahl zwischen Computer, Notebook oder mobilem Gerät. Dank Cloud kann in jedem Fall von überallher auf die Daten zugegriffen werden.
Bei der Auswahl einer geeigneten Profi-Software sollten Sie eine Lösung wählen, die zwar die Zeiterfassung ins Zentrum stellt, darum herum aber optional weitere Funktionen für das Projektmanagement anbietet. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen mit der Software mitwachsen.
Effizienzgrad: ★★★★★ 4.5-5/5
Am Beispiel von proles abonnieren Sie für Ihr ganzes Unternehmen eine für Sie passende Version der Zeiterfassungssoftware. Diese wird anschliessend für den Einsatz in Ihrer Firma konfiguriert und angepasst. Gleichzeitig werden alle Mitarbeitenden als Zeiterfasser im System hinterlegt.
Bei proles können Sie mit der kostenlosen Version prolesFree starten und diese, je nach Bedarf stufenweise auf kostenpflichtige Versionen updaten. Alle Ihre Daten und Informationen bleiben dabei eins-zu-eins erhalten.
Ihre Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten anschliessend auf jedem Typ von Endgerät – und somit auch komplett mobil, wenn gewünscht – erfassen und bearbeiten. Dennoch laufen alle Daten zentral zusammen und können dort von der Administration sofort ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Bei täglicher Zeiterfassung, sind somit auch die gesammelten Ergebnisse für die ganze Firma tagesgenau ersichtlich. Aufwändige und nervenraubende Monatsendübungen gehören damit der Vergangenheit an.
Je nach Version, erstellen Sie mit proles zum Monatsende auch gleich auf Knopfdruck alle Kundenrechnungen und Stundenrapporte.
Die Methode Zeiterfassung auf Papier ist aus der Praxis schon fast verschwunden. Gelegentlich findet man sie noch in reinen Handwerksbetrieben. Die drei anderen Methoden sind jedoch allesamt in Dienstleistungsunternehmen anzutreffen.
Wer es schnell und ganz einfach will, greift zu Excel und merkt erst später, dass das Handling der vielen Excel-Tabellen mühsam und fehleranfällig ist.
Die beiden überbleibenden Methoden – Zeiterfassung mittels mobiler App und Zeiterfassung mit professioneller Zeiterfassungssoftware – sind weit verbreitet. Zur mobilen App greifen oftmals internationale und unternehmensübergreifende Teams, welche ausser Zeiterfassung wenig Ansprüche haben. Sie müssen und wollen auch keine länderspezifischen Anforderungen erfüllen. Support ist ihnen auch nicht wichtig, da die Apps einerseits einfach zu bedienen und zu betreiben sind, andererseits kennen sich die Nutzer gut mit Technik und Software aus.
Zur professionellen Zeiterfassungssoftware hingegen sollten vor allem lokale Dienstleister greifen, die ihre Mitarbeitenden, ihre Kunden und Projekte und ihr ganzes Unternehmen von A bis Z sauber und Schweiz konform führen wollen. Mit einer Software wie prolesFree ist der Einstieg in die Welt professioneller Zeiterfassungssoftware sogar mit einer tiefen finanziellen Hürde versehen. Erst bei steigendem Bedarf muss investiert werden.
Für alle Methoden hingegen gilt, dass die Zeiterfassung in moderner Zeit mobil genutzt werden muss. Von dort aus, wo man gerade arbeitet. Also im Büro, beim Kunden oder im Homeoffice.
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