Schon manches Software-Einführungsprojekt brachte bei weitem nicht die Ergebnisse, die sich die Verantwortlichen im Vorfeld vorstellten oder es erlitt sogar ganz Schiffbruch und musste abgebrochen werden.

Einer der häufigsten Gründe dafür liegt in einer mangelhaften oder ganz fehlenden Akzeptanz der Business-Software durch die Mitarbeitenden.

Sie wird dann kaum oder nur als «bessere Schreibmaschine» genutzt, so dass ihr Output eigentlich nutzlos ist. Was können Sie tun, damit Ihnen das in Ihrem Unternehmen nicht passiert?

Betroffene zu Beteiligten machen

Es fängt schon bei der Auswahl der Software an. Getreu der alten Weisheit «Betroffene zu Beteiligten machen» darf die Evaluation der Software zusammen mit ihrer Anpassung an die Prozesse des Unternehmens nicht zur reinen Chefsache reduziert werden. Mindestens die späteren Key-User einzelner Unternehmensbereiche wie Administration, Buchhaltung, Projektleitung, Projektplanung oder Controlling und Finanzen müssen von Beginn an in den Auswahlprozess involviert werden. Ihre Meinungen müssen gehört, verstanden und integriert werden.

Geheimtipp: Überlegen Sie sich, ob Sie nicht gleich von Beginn an einen im Team gut verankerten Mitarbeiter zum Gesamtprojektleiter mit hoher Entscheidungskompetenz ernennen wollen. Er wird viele Ihre Mitarbeiter «mitziehen».

Idealtypisch erarbeiten Sie bereits frühzeitig eine Prozesslandschaft Ihres Unternehmens, nehmen alle relevanten IST-Prozesse auf und diskutieren im oben genannten Team Prozessverbesserungen und schlankere Abläufe, die Sie sich mit der Einführung Ihrer neuen Software wünschen. Solche Workshops wirken wahre Wunder. Gezielt wird über das ganze Geschäft diskutiert und gerungen. Dabei wird ein gemeinsames Verständnis mit einer gemeinsamen Sprache entwickelt und es entsteht so quasi automatisch ein «Wir-Gefühl». Auf dieses können Sie in der Folge aufbauen.

Selbstverständlich spielt die effektiv ausgewählte Software eine wichtige Rolle für die spätere Akzeptanz im Unternehmen. Sie sollte «für jeden alles» bieten, und z.B. nicht bloss für den Projektleiter perfekt, für die Administration aber mühsam, schwerfällig und kompliziert sein. Natürlich können Sie Funktionsschwerpunkte setzen und damit bewusst in anderen Bereichen Abstriche vornehmen, sollten über dieses Vorgehen aber im Team vorgängig Einigkeit herstellen. Damit wissen alle, woran sie sind.

In Sachen Akzeptanz hat die Business-Software für Dienstleister im Minimum folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Sie erfüllt so gut wie möglich die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, die sie im oben erwähnten Prozessworkshop gemeinsam erarbeitet haben. Im besten Fall macht sie genau dies (perfekt), ohne grossen Zusatzballast.

• Durch eine weitgehende Parametrisierung lässt sie sich auf Ihr Unternehmen «massschneidern» und damit auch später anpassen. So, dass sich Ihre Mitarbeiter schnell darin heimisch fühlen.

• Sie ist einfach zu bedienen und folgt den Bedienungskonzepten, die die Benutzer von anderen häufig verwendeten Programmen her gut kennen.

• Sie bietet einen einfachen Zugang und lässt sich jederzeit von jedem Ort aus nutzen. Einen grossen Vorteil geniessen hier Softwarelösungen aus der Cloud.

• Sie ist attraktiv und sieht gut aus! So macht es auch Spass, damit zu arbeiten.

• Ganz zentral: Sie erleichtert die Arbeit für alle Benutzergruppen und macht sie in ihrer Arbeit effektiver und wirkungsvoller. Ihre Mitarbeitenden erzielen mit dem vollen Einsatz der Business-Software bessere Ergebnisse, auf die sie stolz sein können.

Und hier noch ein ungewöhnlicher Vorschlag: Entwickeln Sie mit Ihrer Firma – noch vor dem Start der Evaluation und der Prozess-Workshops – eine Projektvision. Was ändert sich positiv in der Firma, wenn eine «perfekte» Business-Software für Dienstleister eingeführt und voll im Betrieb ist? Welche Ziele und Wünsche werden für das Unternehmen als Ganzes, für das Management und für alle Mitarbeitenden mit der Einführung verfolgt. Was soll wie besser werden? Lassen Sie diese Vision von allen unterzeichnen und machen sie sie zum leitenden Leuchtturm.

Entscheiden Sie nachvollziehbar

Ob Sie als Chefin oder Chef oder als Partner alleine entscheiden oder Ihren Mitarbeitenden bei der Entscheidung eine eigene Stimme geben wollen, spielt keine ausschlaggebende Rolle. Wichtiger ist, dass die Entscheidung nachvollziehbar und transparent ist. Bewerten Sie daher die unterschiedlichen Softwarelösungen anhand eigens im Team erarbeiteter Kriterien und machen die Ranglisten intern öffentlich. Auch wenn die Entscheidung dann möglicherweise einzelnen Leuten nicht gefällt, sie wurde zu mindestens objektiviert.

Einführung mit Schulung, Unterstützung und Hilfestellung

Vor und während der Einführung muss die neue Business-Software unternehmensspezifisch in allen wichtigen Bereichen geschult werden. In aller Regel macht dies Ihr Softwarepartner, der das System auf ihre Bedürfnisse hin konfiguriert und eingerichtet hat. Begleitend dazu erhöhen Sie die spätere Akzeptanz weiter, wenn gleichzeitig ein Handbuch zum Einsatz der Software in Ihrem Unternehmen entsteht, auf das sich Ihre Mitarbeitenden im täglichen Geschäft stützen können. Dort wird unternehmensspezifisch festgehalten, wie die Software konkret genutzt wird, damit Ihre Firma das für sie beste Ergebnis erzielt.

Die Einführungsphase einer Business-Software ist immer eine heikle Zeit und damit kritisch für die Akzeptanz. Bis dahin wurde bloss theoretisch besprochen, was sich mit dem Einsatz der Lösung ändert. Jetzt wird das zur Wirklichkeit und jeder Mitarbeitende muss sich in seinem (oft liebgewonnenen) Verhalten ändern. Eine schnell agierende und kompetente Anlauf- und Supportstelle hilft über diese Umgewöhnungszeit hinweg. Sie hat die Aufgabe, unbürokratisch und rasch Missverständnisse aufzuklären oder Hindernisse aus dem Weg zu räumen, so dass produktiv weitergearbeitet werden kann.

Pflegen Sie das Pflänzchen «Akzeptanz» auch nach der Einführung weiter

Auch wenn die Business-Software jetzt sauber läuft und Sie bis anhin alles richtiggemacht haben. So, dass die Software ein hohes Mass an Akzeptanz und Vertrauen geniesst. Dieser Erfolg muss weiter gepflegt werden.

Ein schneller und wirkungsvoller interner aber auch externer Support durch Ihren Softwarepartner sind nach wie vor zentrale Erfolgsfaktoren für das Hochhalten der Akzeptanz und damit für ein produktives Arbeiten mit der Software. Mit dazu tragen regelmässig Auffrischungsveranstaltungen bei, die den Benutzern Tricks und Tipps für noch besseres Arbeiten vermitteln und ihnen auch regelmässig die neuen Möglichkeiten der sich verändernden Business-Software nahebringen.

Halten Sie sich bei der Auswahl und Einführung Ihrer nächsten Business-Software für Dienstleister an meine Empfehlungen. Sie entstanden aus den Erfahrungen von hunderten von Softwareeinführungsprojekten. Damit sichern Sie sich eine hohe Akzeptanz im Unternehmen und gleichzeitig ein super gutes Investment in die Zukunft Ihres Dienstleistungsunternehmens.

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