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prolesService: Wie läuft eine optimale proles-Einführung ab?

Simon Grenacher
Freitag, 19. Mai 2017

In diesem Blog-Beitrag möchten wir Ihnen aufzeigen, wie eine optimale proles-Einführung abläuft.

Sie erfahren, wo Sie welche Informationen finden, wie Sie einen Testzugang anfordern können und welche Schritte nötig sind für eine rasche, unkomplizierte Einführung unserer Business-Software für Dienstleister. 

Die proles-Einführung in der Übersicht

proles - Die proles-Einführung in der Übersicht

In der obigen Darstellung sind die einzelnen Schritte der proles-Einführung ersichtlich. Der exakte Ablauf und die Dauer der Einführung sind natürlich sehr stark davon abhängig, welche Anforderungen an die gesuchte Lösung formuliert wurden und wieviel Zeit Sie auf Ihrer Seite (neben dem Tagesgeschäft) für die Einführung der Lösung zur Verfügung stellen können. U.a. folgende Fragestellungen haben einen Einfluss auf den Ablauf und die Dauer der Einführung:

  • Werden Zusatzmodule wie das prolesCRM oder Schnittstellen zu einem Finanzsystem benötigt?
  • Müssen Kundendokumente (z.B. die Faktur) Ihrem Corporate Design angepasst werden?
  • Sind initial Datenübernahmen aus anderen System erforderlich?
  • etc.

In der Regel dauert die Einführung ab dem Erstkontakt mit den Spezialisten bei proles ca. 1-3 Monate. Während des ganzen Prozesses stehen Ihnen das prolesSupport-Team sowie weitere Spezialisten bei proles zur Verfügung.

In einzelnen Fällen kann es sinnvoll sein, die Einführung zu etappieren. D.h. in einem ersten Schritt werden z.B. die Projektverwaltung, die Zeit- und Spesenerfassung sowie die Fakturierung produktiv eingesetzt. Funktionen aus den Bereichen Projektcontrolling, Arbeitszeit- und Spesenabrechnung, CRM etc. werden in dieser Vorgehensweise zu einem späteren Zeitpunkt eingerichtet. 

Vom ersten Kontakt bis zum Go-Live: Die Einführungsschritte im Detail

Produktinformationen / Live-Test mit TestzugangProduktinformationen / Live-Test mit Testzugang

In diesem ersten Schritt geht es darum, dass Sie grob abschätzen können, ob proles für Ihre Bedürfnisse passen könnte. Für diese Phase stehen Ihnen auf unserer Website detaillierte Informationen zur Verfügung:

Selbstverständlich steht Ihnen das proles-Team für weitere Unterstützung zur Verfügung. Es zahlt sich aus, wenn Sie wichtige Grundsatzfragen bereits zu diesem Zeitpunkt der Einführung mit unseren Spezialisten diskutieren.

Damit Sie proles live erleben können, bietet wir Ihnen die Möglichkeit, unverbindlich einen Testzugang zu erstellen:

Testzugang erstellen

Mit der Testumgebung steht Ihnen unsere Business-Software in vollem Umfang ohne Einschränkungen zur Verfügung. Es geht in diesem Schritt der Einführung noch nicht darum, dass Sie alles im Detail verstehen. Es geht um einen ersten Eindruck.

Die Testumgebungen werden mit Beispieldaten eingerichtet. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen und möglichst realitätsnahen Start mit proles.

Anlässlich der Testzugangserstellung erhalten Sie von uns eine Anleitung "Erste Schritte" - mit diesem Dokument erhalten Sie eine kurze Einführung, welche Ihnen den Einstieg erleichtern soll. Sie lernen, wie Sie mit proles ein Projekt anlegen, Arbeitszeit und Spesen erfassen, das Projekt überwachen sowie eine Faktur erstellen.

ProduktpräsentationProduktpräsentation

Anlässlich einer Produktpräsentation haben wir die Möglichkeit, Ihre Anforderungen bestmöglich kennenzulernen und Ihnen die Möglichkeiten mit proles aufzuzeigen. Für eine erste Einschätzung benötigen wir ca. 1.5 Stunden. Diese Präsentation kann bei uns in Wettingen, bei Ihnen vor Ort oder auch online stattfinden.

Als Vorbereitung für die Präsentation ist es hilfreich, wenn Sie Ihre groben Anforderungen und Zielsetzungen kurz zusammenfassen. So können wir an der Präsentation bereits konkret darauf eingehen. Es geht in diesem Schritt nicht einfach darum, Ihnen zu zeigen was proles kann - wir wollen gemeinsam mit Ihnen beurteilen, wie gut Ihre Anforderungen mit unserer Lösung zusammenpassen.

Entscheid für prolesEntscheid für proles

Sofern Sie sich für proles entscheiden, können wir Ihre Testumgebung direkt in eine produktive Umgebung umwandeln. Bereits erfasste, sinnvolle Eingaben bleiben erhalten. Die Beispieldaten werden später durch uns gelöscht. Zu diesem Zeitpunkt findet auch die  Vertragsunterzeichnung statt.

Einführungsworkshop / BasiseinrichtungEinführungsworkshop / Basiseinrichtung

Für die optimale Basiseinrichtung empfehlen wir Ihnen einen Einführungsworkshop durchzuführen. Dieser Workshop dauert 4 Stunden und findet idealerweise bei uns in Wettingen statt. Die Kosten betragen CHF 750.00. Falls der Workshop bei Ihnen vor Ort stattfindet, verrechnen wir zusätzlich die Reisezeit (CHF 190.00 pro Stunde). Sie können an diesem individuell für Sie durchgeführten Workshop mit bis zu 5 MitarbeiterInnen teilnehmen. Für die effiziente Basiseinrichtung ist es wichtig, dass am Workshop auch Super-User und Entscheider teilnehmen.

Sie erhalten am Einführungsworkshop einen Gesamtüberblick über Anwendungen und Funktionen. Hier eine Liste von möglichen Workshop-Themen:

  • Einleitung / Gesamtübersicht / allgemeine Einrichtungsarbeiten
  • Mitarbeiter (inkl. Berechtigungen) einrichten
  • Kunden- und Projektstruktur definieren und einrichten
  • Zeit- und Spesenerfassung einrichten
  • Fakturierung
  • Arbeitszeitmodelle und Kalender

Abhängig von Ihren Anforderungen stellen wir ein optimales und individuelles Programm für den Einführungsworkshop zusammen. Es geht darum, dass Sie die nötigen Basiskenntnisse haben, um im Anschluss die weiteren Einrichtungsarbeiten selbständig vorzunehmen.

Vertiefungsworkshop (optional)Vertiefungsworkshop (optional)

Im Anschluss an den Einführungsworkshop (vgl. Punkt 4) haben Sie grundsätzlich das Rüstzeug die wichtigsten Prozesse und Funktionen einzurichten. Je nach Anforderungsprofil kann es sinnvoll sein, einen Vertiefungsworkshop durchzuführen (4 Stunden, CHF 750.00). Anlässlich dieses Workshops können weitere Prozesse diskutiert und eingerichtet werden. Zudem können offene Fragen aus der bisherigen Einrichtungsarbeit geklärt werden.

Hier eine Liste von möglichen Themen:

  • Anpassung Kundendokumente
  • Spezialfälle im Prozess der Leistungsverrechnung (Anzahlungen, Teilzahlungen, Akonto-Zahlungen, Fremdwährungen, Fakturzuschläge, Tagespauschalen etc.)
  • Projektbudgetierung
  • Projektplanung
  • Projektofferten
  • Projektcontrolling und Projektreporting
  • Fremdleistungen
  • Kundenbeziehungsmanagement (prolesCRM)
  • Schnittstellen zu Finanzsystemen (prolesFinanz)

Anpassung Kundendokumente (optional)Anpassung Kundendokumente (optional)

In proles können diverse Kundendokumente Ihren spezifischen Bedürfnissen (Design, Logo, Gruppierung, Detaillierungsgrad, Sortierung etc.) angepasst werden. Es sind dies im Wesentlichen die folgenden:

  • Faktur
  • Fakturbeilage
  • Einzahlungsschein (ESR)
  • Projektofferte

proles wird mit Standardlayouts eingerichtet. Auf Basis dieser Layouts können Sie uns Ihre individuellen Anpassungswünsche mitteilen. Sobald wir die genauen Anforderungen kennen, erstellen wir eine verbindliche Offerte für die individuellen Anpassungen. In der Regel kostet die Anpassung eines Dokuments zwischen CHF 100 und CHF 600 (Abhängig vom Anpassungsaufwand).

Selbstverständlich können Sie in diesem Bereich auf individuelle Anpassungen verzichten und mit den Standarddokumenten arbeiten.

Datenimport / Datenbereinigung (optional)Datenimport / Datenbereinigung (optional)

Abhängig vom Mengengerüst kann es sinnvoll sein, bereits bestehende Daten (aus einer anderen Software-Lösung oder z.B. in Excel-Listen) in proles zu importieren. Es sind dies häufig Kunden- und Projektdaten oder Mitarbeiterinformationen.

Aufgrund der bei Ihnen bereits vorhandenen Informationen können wir prüfen, ob ein automatisierter Import sinnvoll ist. Anhand von Beispieldateien können wir auch abschätzen mit welchen Kosten ein Import durchgeführt werden kann.

In diesem Schritt der Einführung wird zudem Ihre proles-Umgebung bereinigt. D.h. Test- und Beispieldaten werden durch uns gelöscht.

Mitarbeiter-Schulung / Pilot-Phase (optional)Mitarbeiter-Schulung / Pilot-Phase (optional)

Abhängig von der Komplexität der Anforderungen kann es sinnvoll sein, eine Pilot-Phase durchzuführen. In diesem Schritt definieren Sie ein/zwei Projekte, welche eine Zeit lang (z.B. 1 Monat) parallel zum alten System in proles geführt und verwaltet werden. Damit haben Sie die Möglichkeit, die bereits durchgeführten Einrichtungsarbeiten zu überprüfen und allenfalls noch Schwachstellen / Optimierungsbedarf zu identifizieren.

In diesem Schritt muss auch die Mitarbeiter-Schulung durchgeführt werden. In der Regel sind Super-User oder MitarbeiterInnen mit Administratoren-Funktion bereits früher in den Einführungsprozess eingebunden und zu diesem Zeitpunkt bereits gut gerüstet für den Start mit proles.

Jetzt geht es also noch darum, die restlichen Kollegen und Kolleginnen mit proles vertraut zu machen. Wir empfehlen, dass diese interne Schulung durch Ihre Super-User oder Administratoren durchgeführt wird. Dies hat den Vorteil, dass neben der eigentlichen Software-Schulung auch interne Prozesse diskutiert und gefestigt werden können.

Selbstverständlich übernehmen wir aber bei Bedarf auch die Schulung Ihres gesamten Teams.

Go-LiveGo-Live

Nach Abschluss der Einrichtungsarbeiten sowie der Mitarbeiter-Schulung kann der produktive Betrieb mit proles aufgenommen werden. Auch in diesem wichtigen Schritt der Einführung unterstützen wir Sie sehr gerne!

Und was passiert nach dem Go-Live?

Nachfolgend finden Sie einige nützliche Hinweise, wieso es sich lohnt, unseren Blog zu abonnieren, wie Sie von unserem Support-Team weitere Unterstützung erhalten, wie Sie die proles-Produktentwicklung direkt mitgestalten können oder was Sie tun können, damit Ihre Nutzungsgebühren sinken.

prolesBlogprolesBlog

Im prolesBlog schreiben wir über unsere Business-Software proles - z.B. über geplante Produkterweiterungen oder Tipps und Tricks zur täglichen Arbeit.

Zusätzlich bieten wir Ihnen Inhalte zu Unternehmensführung, Projektmanagement, Büroorganisation, Produktivität oder Zeitmanagement. Wir empfehlen Ihnen, unseren Newsletter zu abonnieren.

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prolesSupportprolesSupport

Für alle Fragen in und um proles steht Ihnen unser Support-Center zur Verfügung: prolesSupport. Sie finden im Support-Center Beschreibungen zu allen Anwendungen und Funktionen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) und vieles mehr.

Für weitere Unterstützung steht Ihnen unser prolesSupport-Team gerne zur Verfügung:

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prolesServiceprolesService

Selbstverständlich stehen Ihnen unsere Spezialisten auch nach der proles-Einführung zur Verfügung. In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, nach der Aufnahme der produktiven Arbeit mit proles zuerst ein paar Monate Erfahrungen zu sammeln. Im Anschluss ist es je nachdem wertvoll, aktuelle Fragen und neue Herausforderungen mit einem Spezialisten der proles solutions ag im Rahmen eines weiteren Vertiefungsworkshops zu bearbeiten. Für weitere Informationen nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

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prolesIdeeprolesIdee

Unsere "Roadmap", also die Planung der Produktentwicklung, wird schon seit vielen Jahren durch Kunden-Inputs stark geprägt. Mit «prolesIdee» geben wir Ihnen die Möglichkeit, die Produktentwicklung von proles direkt mitzugestalten.

Ich wünsche mir, dass...


Kunden werben KundenKunden werben Kunden

Wir sind sehr daran interessiert, unser Produkt stetig zu verbessern. Dabei helfen Sie uns in grossem Ausmass: Ihr Feedback wird geschätzt und in proles laufend umgesetzt. Es ist ganz einfach: Je mehr mithelfen, desto besser wird die Business-Software proles. Nur logisch, dass wir auch aus diesem Grund daran interessiert sind, unsere bestehende Kundenbasis zu stärken und gleichzeitig mit Neukunden weiter auszubauen. Darum geht es bei Kunden werben Kunden.

Mit jedem Neukunden, der aufgrund Ihrer Empfehlung bei uns einen proles-Vertrag abschliesst, sinken Ihre eigenen Nutzungsgebühren.

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Falls Sie zu der proles-Einführung noch Fragen haben, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

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