Nachdem ich im letzten Blogbeitrag Grundsätzliches bei der Aufnahme von Anforderungen an eine Business-Software für Dienstleister beleuchtet habe, will ich in diesem Beitrag das Vorgehen mit seiner Methodik erläutern.
Typischerweise sind die Impulsgeber zur Evaluation einer (neuen) Business-Software für Dienstleister das Backoffice, bzw. die Administration Ihres Unternehmens, das Projektmanagement, die IT-Abteilung (sofern Sie eine solche in Ihrer Firma überhaupt noch haben) oder direkt die Geschäftsführung. Jeder Bereich hat dabei seine spezifischen Interessen und seinen eigenen Blickwinkel. Daraus folgt, dass auch ihre Anforderungen recht unterschiedlich sind. Diesen teilweise unterschiedlichen Perspektiven und daraus resultierenden Bedürfnissen sollten Sie auch bei der Aufnahme der Anforderungen Rechnung tragen.
Absolut match-entscheidend ist daher die frühzeitige Konsultation aller späterer Nutzer der Software. Jede Anwendergruppe muss die Chance haben, ihren «Senf» mit einzubringen und damit den Anforderungskatalog mit zu prägen. Machen Sie doch die Erstellung des Lastenhefts zu einem «Team-Event».
Da Sie mit einer Business-Software für Dienstleister eine betriebswirtschaftliche Gesamtlösung evaluieren, werden meist auch fast alle Nutzer in Ihrem Unternehmen davon betroffen sein. Integrieren Sie diese daher – in geeigneter Form selbstverständlich – sehr früh in das Auswahlverfahren, so werden Sie später mit einer hohen Akzeptanz für die Software belohnt. Dies ist ein extremer Vorteil, der kaum überschätzt werden kann, wie ich bereits im Beitrag «Was muss ich tun, damit unsere Business-Software im Unternehmen voll akzeptiert und gelebt wird?» ausführlich beschrieben habe. Last but not least kennen Ihre Mitarbeitenden die Anforderungen meist am besten, sind sie doch täglich bei ihrer Arbeit damit konfrontiert. Sie liefern daher ohne Zweifel wichtige Inputs zur gesuchten Lösung.
Bevor Sie sich und Ihr Unternehmen in die Bedarfsanalyse stürzen, sollten Sie sich einige Fragen stellen.
Sind Sie mit den Antworten auf diese Fragen offen und ehrlich. Sehen Sie hier bereits grössere Schwierigkeiten für ein erfolgreiches Projekt, dann macht möglicherweise eine Verschiebung oder gar eine komplette Streichung Sinn. Stehen aber alle Ampeln auf Grün, dann geht es zum nächsten Schritt.
Haben Sie in Ihrem Unternehmen beschlossen, eine (neue) Business-Software für Dienstleister einzuführen, so sollten Sie mit der Aufnahme Ihrer aktuellen Bedürfnisse starten. Richten Sie allerdings Ihren Blick bereits jetzt schon in die Zukunft Ihres Unternehmens und integrieren Sie auch Bedürfnisse, die künftig eine Rolle spielen könnten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Software zukunftsfähig ist und sich den Veränderungen in und ausserhalb Ihres Unternehmens anpasst. Weitere Schritte sind:
Auslegeordnung: Machen Sie gleich am Anfang ein Brainstorming mit den Verantwortlichen aller Abteilungen bzw. Bereiche in Ihrer Firma. Diese Ideensammlung wird im Prozess der Bedarfsanalyse mitgenommen und fliesst dort mit ein.
Aufnahme des IST-Zustands: Ausgangspunkt sind die gängigen Arbeitsschritte, die in Ihrem Unternehmen und ganz generell in typischen Dienstleistungsunternehmen vorkommen. Sammeln Sie alle diese Prozesse (z.B. Projektplanung, Projektsteuerung, Leistungserfassung und Verrechnung, etc.) und halten Sie fest, wie diese aktuell in Ihrem Unternehmen abgearbeitet werden. Anschliessend überlegen Sie sich, was anders und besser werden muss. Als Ergebnis verfügen Sie über eine Prozesslandkarte Ihres Unternehmens und einer spezifischen Analyse der Verbesserungspotentiale.
SOLL-Konzept: Aufbauend auf den Resultaten von vorher übersetzen Sie nun die Verbesserungspotentiale in konkrete Muss-, Soll- und Wunschanforderungen und verknüpfen sie mit entsprechenden Funktionen der künftigen Software. Beachten Sie dabei, dass eine moderne Projektmanagement-Software mittlerweile ein breites Spektrum an Prozessen unterstützen kann: Projekte und Kunden gewinnen, Projekte planen und organisieren, Projekte realisieren und überwachen, Projekte abrechnen und – je länger je wichtiger – alle für die Projektabwicklung notwendigen Ressourcen (insbesondere Menschen, egal ob interne oder externe Mitarbeiter) umfassend und rechtskonform zu managen. Hatten Sie noch nie Berührung mit einer modernen Business-Software für Dienstleister, so empfiehlt sich bereits jetzt, die eine oder andere Software genauer anzuschauen, um Impulse und Ideen zu gewinnen.
Die Resultate der Bedarfsanalyse dokumentieren Sie anschliessend in einem Lastenheft zu Händen möglicher Softwarepartner. Diese müssen mit dem Lastenheft in der Lage sein, eine optimal passende Lösung für Ihr Unternehmen zu konzipieren und anzubieten.
Neben den funktionalen Anforderungen aus der Bedarfsanalyse sollten Sie im Lastenheft zusätzliche diese Themen mitaufnehmen:
Sie können den Prozess zur Aufnahme der Anforderungen an Ihre künftige Business-Software selbstverständlich rein unternehmensintern gehen und das Lastenheft selbst schreiben. Haben Sie die nötigen Kompetenzen und Ressourcen, dann macht das auch Sinn. Ist dies nicht der Fall, und so wird es in der Praxis meist sein, so stehen Ihnen zwei weitere Möglichkeiten zur Auswahl.
Sie können einen Auswahlberater engagieren, der Sie unterstützt. Er sollte Experte für den Prozess und die Methodik sein und ein brauchbares Lastenheft verfassen können. Idealerweise hat er auch einen guten Überblick über die im Markt relevanten Softwarelösungen und kann daher die in Frage kommenden Business-Software Pakete gezielt einschränken. Ein Auswahlberater kostet zwar Geld, bringt aber in vielen Fällen einen hohen Mehrwert, indem er Ihr Auswahlverfahren fokussiert und professionell voranbringt und vor allem das Risiko einer Falschentscheidung massiv reduzieren kann. Wie beim passenden Softwareanbieter auch, steht und fällt die Zusammenarbeit mit dem Berater mit Ihrer Wahl des «richtigen» Partners.
Hat Ihr Projekt eine überschaubare Komplexität, kennen Sie Ihre Anforderungen gut und haben bereits einschlägige Erfahrung mit Business-Software für Dienstleister gemacht, so kann es durchaus sinnvoll sein, die detaillierte Anforderungsaufnahme direkt mit dem Software-Partner Ihrer Wahl durchzuführen. Viele Softwareanbieter führen zu diesem Zweck mit ihren Kunden kostenpflichtige Vorprojekte durch, welche genau dieses Ziel verfolgen. Als Ergebnis liegt dann meist direkt ein Pflichtenheft (d.h. nicht nur die Beschreibung der Anforderungen, sondern direkt auch ein dazu passenden Lösungskonzept) vor. In aller Regel müssen Sie als Kunde erst jetzt entscheiden, ob Sie mit diesem Anbieter zusammen arbeiten wollen oder, ob Sie noch weitere Anbieter berücksichtigen möchten. Das gemeinsam erarbeitete Pflichtenheft gehört in jedem Fall Ihnen und Sie dürfen es weiterverwenden.
proles ist eine cloudbasierte Schweizer Projektmanagement-Software für Dienstleister. Die Lösung unterstützt Sie bei der Steuerung aller Prozesse in Ihrem Unternehmen und vereinfacht Management- und Administrationsaufgaben.
