Nachdem ich Ihnen in meinem letzten Beitrag den Grundsatz «wählen Sie Ihre Business-Software selbst und lassen Sie sich nicht von der Software wählen» ans Herz gelegt habe, möchte ich mich nun auf den eigentlichen Auswahlprozess konzentrieren.
In diesen Beitrag beleuchte ich die erste Phase des Auswahlverfahrens und gebe Ihnen einige Hinweise, wie Sie Ihre Software-Evaluation sauber vorbereiten können, damit diese anschliessend ein sicherer Erfolg wird.
Eine im ganzen Unternehmen breit abgestützte Akzeptanz für die Sinnhaftigkeit und die Notwendigkeit einer spezifischen Business-Software und für die effektiv gewählte Softwarelösung selbst sind für den Einsatzerfolg Ihrer künftigen Business-Software für Dienstleister das A und O und damit match-entscheidend.
Eine hohe Akzeptanz spielt nicht nur im Auswahlprozess, sondern auch später während des Betriebs und der Weiterentwicklung der Lösung eine zentrale Rolle. Insofern ist dieses Thema universell und sollte ständig im Auge behalten werden. Bereits im Juli habe ich mich ausführlich damit beschäftigt, «Was muss ich tun, damit unsere Business-Software im Unternehmen voll akzeptiert und ‚gelebt’ wird?». Alles, was ich dort sagte, gilt an dieser Stelle ebenfalls.
Das erste Mal gehört die Auseinandersetzung mit der «Akzeptanz» aber auf die Agenda, noch bevor Sie mit der eigentlichen Auswahl einer neuen Business-Software beginnen. Denn die Auswahl einer Software und ihr Einsatz alleine bringen an sich noch keinen Nutzen. Entscheidend ist, dass Ihre Mitarbeitenden bei der Evaluation und der Einführung der Business-Software mitarbeiten und auch mitbestimmen können. Je nach Grösse und Struktur Ihrer Firma können das alle Mitarbeitenden sein oder auch nur eine Auswahl. Damit machen Sie «Betroffene zu Beteiligten» und erschliessen sich zusätzlich den ganzen Ideen- und Erfahrungspool Ihres Unternehmens.
Weiter kommt hinzu, dass spätestens bei der Einführung einer professionellen Business-Software für Dienstleister die internen Abläufe und Prozesse klar und verbindlich festgelegt werden müssen. Ist es doch die Hauptaufgabe einer Business-Software, die Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen, um sie sowohl effizienter als auch wirkungsvoller zu machen. Das kann nur dann gelingen, wenn die Prozesse – und damit auch die Business-Software – von allen involvierten Personen in Ihrer Firma voll getragen und gelebt werden.
Kein Projekt ohne klare Zielsetzungen, könnte man meinen. Allzu oft beobachten wir jedoch, dass den Unternehmen unklar ist, welche konkreten Ziele sie mit dem Einsatz einer spezialisierten Business-Software für Dienstleister verfolgen wollen. Daher:
Der Erfolg Ihrer künftigen Business-Software hängt also einerseits davon ab, dass Sie sich vor dem Start der Evaluation klare Ziele gesetzt haben und, dass diese Ziele konkret und individuell zu Ihrem Unternehmen passen. So bringen Sie Klarheit und Struktur in das ganze Vorhaben und damit Sicherheit und Vorsehbarkeit für Ihre Mitarbeitenden und sich selbst.
Sinnvollerweise klären Sie noch vor dem Start des eigentlichen Auswahlprozesses einige grundsätzlich Fragen. Können diese Fragen mangels Entscheidungsgrundlagen noch gar nicht abschliessend beantwortet werden, so haben Sie diese aber wenigstens thematisiert und sich damit auseinandergesetzt. Solche Fragen können sein:
Die Beschäftigung mit Grundsatzfragen führt Sie bereits direkt in die Welt der Business-Software und vermittelt wichtiges Wissen für den weiteren Auswahlprozess. Beides Dinge, die Ihnen im weiteren Verlauf der Softwareauswahl gute Dienste leisten werden.
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in der Rubrik Unternehmensführung