Um es gleich vorwegzunehmen. In vielen Auswahlprojekten wird ein grundlegend falscher Ansatz verfolgt.
Mit dem Ergebnis, dass statt einer individuell passenden Business-Software für Dienstleister eher eine «allgemeine Universallösung» realisiert wird, die weder zum Unternehmen passt, noch auf dessen individuelle Prozesse abgestimmt ist und damit kaum Rückhalt und Akzeptanz im Unternehmen geniesst.
Doch, wie kann das passieren?
Nicht selten genügt den Unternehmen für den Start ihres Software-Auswahlprojektes die simple (wenn auch nicht ganz falsche) Feststellung, «wir wollen unsere Firma künftig mit Hilfe einer Business-Software für Dienstleister effizienter führen». Dementsprechend wird nach «Software für Dienstleister» gegoogelt und eine Liste aller gefundenen Lösungen erstellt. Die Liste wird, das garantiere ich, lang (wir nennen sie sogar «Long-Longlist»). Und bei allen Treffern werden Sie Argumente wie «Projekte effizient steuern» bis hin zu «Kosten und Zeit sparen» gleichermassen antreffen. Die Liste wird weiter alle möglichen Ausprägungen von Business-Software für Dienstleister enthalten, es werden Lösungen für alle möglichen Branchen dabei sein, für alle möglichen Unternehmensgrössen, für alle möglichen Geschäftsmodelle usw.
Bei der darauf folgenden Analyse der ersten Lösungen herrschen dann oft noch Euphorie und eine hohe Motivation. Spätestens nach der fünften oder sechsten Software nimmt aber der Enthusiasmus deutlich ab. Nicht selten mit dem Ergebnis, dass am Schluss die Software gewinnt, die sich situativ am besten «verkaufen» konnte, oder – im besten Fall – keine Lösung das Rennen macht. Damit wurde wenigstens auch keine «falsche» Software ausgewählt. Auf den Punkt gebracht: Lassen Sie keinesfalls die Software Ihr Unternehmen wählen!
Bevor Sie sich also beim Auswahlverfahren auf irgendeine Software stürzen, müssen Sie sich zuerst über die verfolgten Projektziele klarwerden und Ihre Anforderungen und Bedürfnisse an die künftige Software-Unterstützung herausarbeiten. Pauschale Schlagwörter wie «wir wollen effizienter werden» oder «wir wollen Kosten sparen» reichen dazu nicht. Denn solche Universalziele verfolgen grundsätzlich alle Business-Software Lösungen für Dienstleister. Ihr Anforderungskatalog muss deutlich spezifischer und konkreter werden. So könnte zum Beispiel eine Ihrer Anforderungen sein, dass die Zeit für die monatliche Rechnungsstellung von heute einem ganzen Arbeitstag (mit allen Abklärungen, Rückfragen und Korrekturen der Leistungen) künftig nur noch eine bis zwei Stunden betragen darf. Oder eines Ihrer Projektziele könnte konkret heissen, «wir wollen künftig unsere Leistungen jederzeit, mit jedem Endgerät und an jedem Ort können, d.h. wir wollen vollständig mobil arbeiten können».
Wie detailliert Ihr Anforderungs- und Zielekatalog wird, spielt nicht einmal eine so grossen Rolle. Viel entscheidender ist, dass Sie – erstens – einen solchen mit Ihren Anwendern erarbeiten und, dass – zweitens – der Katalog spezifische und ganz konkrete Themen Ihres Unternehmens aufgreift und sich nicht mit Universalfeststellungen begnügt. Für das eine Unternehmen mag dann eine Liste mit zwei, drei Dutzend klar spezifizierten und konkreten Anforderungen genügen, andere Unternehmen werden ein ausgewachsenes Lastenheft erstellen wollen.
Erst jetzt, wo ein Anforderungs- und Zielekatalog vorliegt, gehen Sie auf die gezielte Suche nach möglichen Business-Software Lösungen. Spielt dann, wie oben beispielhaft dargestellt die Zeitgewinnung bei der Rechnungsstellung eine wichtige Rolle, werden Sie automatisch auf die Vorauswahl von Lösungen verzichten, die keine entsprechende Rechnungsstellung beinhalten oder, die – anderes Beispiel von oben – keinen mobilen Zugriff via Handy erlauben. Dadurch wird die Liste der noch in Frage kommenden Business-Software einerseits deutlich kürzer (auch wenn wir immer noch von einer «Longlist» sprechen), andererseits erfüllen alle Lösungen grundsätzlich ihre wichtigsten Ziele und Anforderungen.
Auch wenn Sie korrekterweise mit Ziele- und Anforderungskatalog arbeiten, Sie werden nie an alle Eventualitäten und möglichen Verbesserungen beim Einsatz einer professionellen Business Software für Dienstleister denken können. Software ist schliesslich nicht Ihr Kerngeschäft und Sie setzen sich nicht annähernd in der gleichen Intensität mit den Möglichkeiten moderner Business-Software auseinander wie die spezialisierten Anbieter solcher Lösungen es tagtäglich tun.
Haben Sie das ganze «Universum» an möglichen Softwarelösungen für Ihr Dienstleistungsunternehmen daher aufgrund Ihres Anforderungskatalogs auf eine überblickbare «Longlist» reduziert, dann lassen Sie sich ruhig von den Lösungen in der engeren Auswahl zusätzlich inspirieren und auf neue Ideen für die Verbesserung Ihres Geschäfts bringen. Hinter der Software steht ja meistens ein spezialisierter Anbieter, der aus hunderten von Projekten und Kundenkonstellationen laufende Verbesserungen integriert und nicht selten auch bereits neue Lösungsmöglichkeiten antizipiert. Davon können und sollten Sie unbedingt profitieren.
Sie ahnen es natürlich bereits; die erfolgreiche Auswahl einer Business-Software für Dienstleister ist – übrigens egal ob mit oder ohne Anforderungskatalog – kein Nachmittagsspaziergang. Sie verlangt nach Systematik, Zeit und Sachverstand. Können oder wollen Sie diesen Aufwand nicht leisten, dann engagieren Sie sich einen unabhängigen Berater, der dies für Sie professionell tut. Dies kommt Sie in jedem Fall günstiger, als die Wahl einer falschen Software, welche nicht oder nur sehr ungenügend genutzt wird.
Es gibt ein verkürztes Auswahlverfahren, dass bei ähnlich gutem Ergebnis deutlich schneller und kostengünstiger ist als der Weg über einen Anforderungskatalog oder das Engagement eines Beraters.
Fragen Sie befreundete Unternehmen aus der gleichen Branche, welche Softwarelösung sie selbst einsetzen. Wählen Sie Unternehmen aus, von denen Sie wissen, dass sie ähnlich arbeiten wie Ihrer Firma. Und, fragen Sie mindestens drei bis fünf Firmen nach Ihrer Software. Setzen alle Befragten auf die gleiche Software, dann sind Sie möglicherweise bereits fündig geworden. Ansonsten haben Sie eine «Long-/Shortlist» mit wenig Aufwand erstellt.
Einen auf Ihr Unternehmen gemünzten Zielekatalog für das ganze Softwareprojekt brauchen Sie aber auch in diesem Fall. Lassen Sie sich keinesfalls die mit der Software verfolgten Ziele und Verbesserungen von einem anderen Unternehmen diktieren. Ihre Projektziele müssen IMMER individuell sein!
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