Nachdem ich Ihnen in meinem letzten Beitrag den Grundsatz «wählen Sie Ihre Business-Software selbst und lassen Sie sich nicht von der Software wählen» ans Herz gelegt habe, möchte ich mich nun auf den eigentlichen Auswahlprozess konzentrieren.

Den Auswahlprozess unterteile ich in drei Phasen:

1. Vorbereitung: Vor dem Start des – nicht selten recht aufwändigen – Auswahlverfahrens gilt es Vorbereitungen zu treffen und einige Grundsatzfragen zu klären.
2. Auswahlprozess durchführen: Die einzelnen Schritte des Auswahlverfahrens bis hin zur definitiven Entscheidung über die künftige Softwarelösung.
3. Auswahl umsetzen: Planung und Umsetzung der Softwareeinführung und Betriebsaufnahme der neuen Business-Software für Dienstleister.

In diesen Beitrag beleuchte ich die erste Phase des Auswahlverfahrens und gebe Ihnen einige Hinweise, wie Sie Ihre Software-Evaluation sauber vorbereiten können, damit diese anschliessend ein sicherer Erfolg wird.

Breite Akzeptanz ist das A und O

Eine im ganzen Unternehmen breit abgestützte Akzeptanz für die Sinnhaftigkeit und die Notwendigkeit einer spezifischen Business-Software und für die effektiv gewählte Softwarelösung selbst sind für den Einsatzerfolg Ihrer künftigen Business-Software für Dienstleister das A und O und damit match-entscheidend.

Eine hohe Akzeptanz spielt nicht nur im Auswahlprozess, sondern auch später während des Betriebs und der Weiterentwicklung der Lösung eine zentrale Rolle. Insofern ist dieses Thema universell und sollte ständig im Auge behalten werden. Bereits im Juli habe ich mich ausführlich damit beschäftigt, «Was muss ich tun, damit unsere Business-Software im Unternehmen voll akzeptiert und ‚gelebt’ wird?». Alles, was ich dort sagte, gilt an dieser Stelle ebenfalls.

Das erste Mal gehört die Auseinandersetzung mit der «Akzeptanz» aber auf die Agenda, noch bevor Sie mit der eigentlichen Auswahl einer neuen Business-Software beginnen. Denn die Auswahl einer Software und ihr Einsatz alleine bringen an sich noch keinen Nutzen. Entscheidend ist, dass Ihre Mitarbeitenden bei der Evaluation und der Einführung der Business-Software mitarbeiten und auch mitbestimmen können. Je nach Grösse und Struktur Ihrer Firma können das alle Mitarbeitenden sein oder auch nur eine Auswahl. Damit machen Sie «Betroffene zu Beteiligten» und erschliessen sich zusätzlich den ganzen Ideen- und Erfahrungspool Ihres Unternehmens.

Weiter kommt hinzu, dass spätestens bei der Einführung einer professionellen Business-Software für Dienstleister die internen Abläufe und Prozesse klar und verbindlich festgelegt werden müssen. Ist es doch die Hauptaufgabe einer Business-Software, die Geschäftsprozesse optimal zu unterstützen, um sie sowohl effizienter als auch wirkungsvoller zu machen. Das kann nur dann gelingen, wenn die Prozesse – und damit auch die Business-Software – von allen involvierten Personen in Ihrer Firma voll getragen und gelebt werden.

Ziele für Softwareauswahl und Softwareeinsatz festlegen

Kein Projekt ohne klare Zielsetzungen, könnte man meinen. Allzu oft beobachten wir jedoch, dass den Unternehmen unklar ist, welche konkreten Ziele sie mit dem Einsatz einer spezialisierten Business-Software für Dienstleister verfolgen wollen. Daher:

• Definieren Sie verständliche und konkrete Ziele, welche Sie mit dem Einsatz einer neuen Business-Software erreichen wollen. Dazu kann Ihnen die SMART-Formel eine gute Hilfestellung bieten: S = Spezifisch, M = Messbar, A = von den Verantwortlichen akzeptiert, R = Realistisch und T = mit Terminen versehen.

• Definieren Sie Ziele, welche individuell für Ihr Unternehmen gelten. WAS wollen Sie ganz konkret für IHR Unternehmen, IHRE Prozesse und IHRE Organisation mit dem Einsatz der Business-Software verbessern. Hüten Sie sich vor Allgemeinzielaussagen wie «wir wollen besser und effizienter arbeiten». Sie gelten naturgemäss immer und für jeden. Hier geht es aber ganz konkret um Ihre Firma ABC GmbH oder XYZ AG.

• Für das ganze Auswahlprojekt und für jedes einzelne Ziel daraus braucht es verantwortliche Personen. Menschen im Unternehmen, welche alles daransetzen, dass die Ziele erreicht werden. Und, lassen Sie mich hier auch gleich noch mit einem verbreiteten Irrtum aufräumen: Für etwas verantwortlich sein, heisst nicht automatisch, dass man es auch selbst tun muss. Delegieren – gerade für Führungspersonen – ist selbstverständlich erlaubt und nicht selten auch erwünscht.

Der Erfolg Ihrer künftigen Business-Software hängt also einerseits davon ab, dass Sie sich vor dem Start der Evaluation klare Ziele gesetzt haben und, dass diese Ziele konkret und individuell zu Ihrem Unternehmen passen. So bringen Sie Klarheit und Struktur in das ganze Vorhaben und damit Sicherheit und Vorsehbarkeit für Ihre Mitarbeitenden und sich selbst.

Grundsatzfragen klären

Sinnvollerweise klären Sie noch vor dem Start des eigentlichen Auswahlprozesses einige grundsätzlich Fragen. Können diese Fragen mangels Entscheidungsgrundlagen noch gar nicht abschliessend beantwortet werden, so haben Sie diese aber wenigstens thematisiert und sich damit auseinandergesetzt. Solche Fragen können sein:

• Einsatz einer Software in der Cloud oder Installation vor Ort? Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag «Business-Software für Dienstleister: Cloud versus On-Premises».

• Einsatz einer integrierten Gesamtlösung oder Nutzung einzelner Speziallösungen? Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag «Business-Software für Dienstleister: Gesamtlösung oder ‚Best of Breed’».

• Einsatz einer Branchenlösung oder einer branchenneutralen Software?

Die Beschäftigung mit Grundsatzfragen führt Sie bereits direkt in die Welt der Business-Software und vermittelt wichtiges Wissen für den weiteren Auswahlprozess. Beides Dinge, die Ihnen im weiteren Verlauf der Softwareauswahl gute Dienste leisten werden.

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