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«Spesen & Artikel»

Hier verwalten Sie Spesen und Artikel (Material) als Basis für eine vollständige Verrechnung und erstellen Spesenabrechnungen.

Übersicht

  • Eine clevere Spesenerfassung für z.B. Verpflegungs- oder Übernachtungsausgaben Ihrer Mitarbeiter.
  • Für Fahrspesen stehen detaillierte Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung (z.B. Start- und Zieladresse).
  • Mit der Verwaltung eines Spesenartikelstamms wird die Erfassung der Spesen noch einfacher.
  • Die Spesenerfassung bildet die Basis für die Verrechnung gegenüber Ihrem Kunden sowie für die Rückerstattung an Ihre Mitarbeiter.
  • Spesen und Material werden als Basis für eine vollständige Verrechnung effizient erfasst. Das System überwacht dabei, dass Budgetobergrenzen nicht überschritten werden.

Spesen & Artikel


FAQ


Die wichtigsten Funktionen in dieser Anwendung:

 

Spesenerfassung

Spesenerfassung

Erfassungsdialog für alle Arten von Spesen, z.B. Transport-, Verpflegungs- oder Übernachtungsausgaben der Mitarbeiter. Für Fahrspesen stehen detaillierte Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung (z.B. Start- und Zieladresse, Kilometeranzahl). Die Spesenerfassung bildet die Basis für die Verrechnung gegenüber den Kunden sowie für die Rückerstattung an die Mitarbeiter. Mit der Verwaltung eines Spesenartikelstamms wird die Erfassung der Spesen noch einfacher - die Daten müssen nur einmal erfasst und können (auch mit Anpassungen) immer wieder benutzt werden. Der gleiche Dialog dient auch dazu, Erfassungen zu korrigieren oder Fehlerfassungen zu löschen.


Artikelerfassung

Artikelerfassung

Artikel und Material werden wie die Zeiterfassungen direkt dem Projekt belastet. Eine vollständige Erfassung bildet die Basis für die lückenlose Verrechnung gegenüber den Kunden. Zudem wird damit eine saubere Projektkalkulation möglich. Mit der Verwaltung eines Artikelstamms wird die Erfassung von Artikeln und Material noch einfacher. Sämtliche Artikel können mittels Artikelgruppe und Artikeluntergruppe systematisch eingeordnet werden. Dies gibt im Bereich der Auswertungen eine noch bessere Übersicht. Erfassungen können über diese Funktion auch korrigiert oder gelöscht werden.


Spesendetails Mitarbeiter

Spesendetails Mitarbeiter

Mit dieser Auswertung erhalten Sie einen detaillierten Nachweis über die erfassten Spesen pro Mitarbeiter.


Spesenabrechnung

Spesenabrechnung

Mit dieser Funktion werden die Spesenbelege, Fahrspesen mit Privatfahrzeug und andere Spesen auf transparente, mehrwertsteuerkonforme Art gegenüber den Mitarbeitern abgerechnet und detailliert gedruckt, mit vollständigem Ausweis der Rückerstattung. Abrechnungen können nach verschiedenen Kriterien gesucht und ausgelistet werden. Ueber Stati können Abrechnungen als "genehmigt" resp. "abgerechnet" gekennzeichnet werden. Nicht korrekte Abrechnungen können gelöscht und nach Korrektur der Spesenerfassungen neu erstellt werden.


Weitere Funktionen in dieser Anwendung:

 

Artikeldetails

Artikeldetails

Mit dieser Auswertung erzeugen Sie eine Liste, welche die Artikelverkäufe für einen wählbaren Zeitraum, gruppiert nach Kunde/Projekt, auswertet und totalisiert.


Artikelverwaltung

Artikelverwaltung

Mit dieser Funktion kann ein einfacher Artikelstamm aufgebaut und verwaltet werden. Die Artikel werden in eine zweistufige Hierarchie eingeordnet: Artikelgruppe - Artikeluntergruppe - Artikel. Es kann sich dabei z.B. um Material oder Handelsware handeln. Mit dieser Verwaltung können auch Auftragspauschalen erfasst werden, welche in laufenden Projekten immer wieder belastet werden müssen (z.B. 1 Schulungstag à CHF 1'200). Die Artikel bilden die Basis für die Artikelerfassung (vgl. Schnellsuche "Artikelerfassung") und können dort einem Projekt zugeordnet werden. Sie werden auch für Pauschalen, Fremdleistungen und die Gruppenleistungsverrechnung verwendet. Durch die Erfassung von Artikeln mit dieser Funktion ersparen Sie sich die Arbeit, alle Daten (Bezeichnung, Preis) etc. immer wieder aufs neue eingeben zu müssen.


Fahrzeuge

Fahrzeuge

Hier verwalten Sie Ihren Fahrzeugpark. Hier eingegebene Fahrzeuge erscheinen in der Spesenerfassung zu Auswahl, wenn es sich um Fahrspesen handelt.


Spesendetails Projekt

Spesendetails Projekt

Mit dieser Auswertung erhalten Sie einen detaillierten Nachweis über die erfassten Spesen pro Projekt.


Spesenverwaltung

Spesenverwaltung

Mit dieser Funktion kann ein einfacher Spesenstamm aufgebaut und verwaltet werden. Die Spesen werden in eine zweistufige Hierarchie eingeordnet: Artikelgruppe - Artikeluntergruppe - Spesenartikel. Damit können Sie standardisierte Bezeichnungen und Ansätze für immer wieder verwendete Spesenerfassungen (z.B. Fahrspesen, SBB-Tickets, Restaurant, Hotel etc.) definieren. Durch die Erfassung von Spesenartikeln mit dieser Funktion ersparen Sie sich die Arbeit, alle Daten (Bezeichnung, Preis) etc. immer wieder aufs neue eingeben zu müssen.