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«Verrechnung»

Hier erstellen Sie Kundenrechnungen, verwalten Pauschalen (einmalig und wiederkehrend) und pflegen Fremdleistungen.

Übersicht

  • Praktisch: Die zentrale Fakturierungsfunktion für Stunden nach Aufwand, Projektpauschalen, Spesen und Material.
  • Drucken Sie nach Wunsch mit individuellem Fakturlayout inkl. Beilage. Der Druck von ESR wird ebenfalls unterstützt.
  • Die Fakturerstellung ist in Kunden- resp. Projektwährung möglich (Mehrwährungsfähigkeit).
  • Dank der einfachen Überwachung der Zahlungseingänge können Sie offene Debitorenzahlungen auf Knopfdruck einsehen.
  • Automatisches Mahnwesen unter Berücksichtigung von Zahlungsfristen gemäss Kunde resp. Projekt.
  • Neben der Abrechnung nach Aufwand unterstützt proles auch die Pauschalabrechnung einzelner Projekte und Leistungen. Einmalige Pauschalen können einfach erfasst und fakturiert werden.
  • Auch wiederkehrende Pauschalen (z.B. eine quartalsweise verrechnete Lizenz) können einfach eingerichtet werden und gehen nie mehr vergessen.
  • Fremdleistungen bewirtschaften Sie via separater Funktion. Bestellungen bei Lieferanten werden verwaltet und überwacht und mit wenigen Klicks an Ihre Kunden weiterverrechnet.
  • Verrechnen sie Leistungen ganz einfach an mehrere Kunden. So können mit der Gruppenleistungs-Verrechnung z.B. Kurskosten an alle Teilnehmer verrechnet werden.

Verrechnung


FAQ


Die wichtigsten Funktionen in dieser Anwendung:

 

Fakturierung

Fakturierung

Über diese Funktion werden zuvor erfasste Leistungen (Stunden nach Aufwand, Projektpauschalen, Spesen, Artikel und Material) gegenüber den Kunden abgerechnet. Die bereits erstellten Fakturen können nach verschiedenen Kriterien ausgewählt und überwacht werden. Via Statuswechsel können Zahlungseingänge registriert oder Fakturen storniert werden. Neue Fakturen können auf Knopfdruck für eine Periode (normalerweise einen Monat) für alle oder ausgewählte Kunden erstellt und gesammelt gedruckt werden. Der Druck kann nach Wunsch mit individuellem Fakturlayout inkl. Beilage gestaltet werden. Der Druck von ESR wird ebenfalls unterstützt. Die Fakturerstellung ist in Kunden- resp. Projektwährung möglich (Mehrwährungsfähigkeit). Dazu kommt ein automatisches Mahnwesen unter Berücksichtigung von Zahlungsfristen gemäss Kunde resp. Projekt. Im weiteren können Fakturen an das Finanzbuchhaltungssystem oder als Excel-Files exportiert werden.


Fremdleistungen

Fremdleistungen

Diese Funktion dient zur Bewirtschaftung von Fremdleistungen, d.h. von Leistungen und Materialien, welche für einen Kunden beschafft werden müssen. Die Bestellungen bei Lieferanten werden damit erfasst, verwaltet und überwacht. Diese Leistungen können mit wenigen Klicks an die Kunden weiterverrechnet werden.


Pauschalen (einmalig)

Pauschalen (einmalig)

Mit dieser Funktion kann eine zu fakturierende Leistung als Pauschalbetrag auf ein Projekt erfasst werden. Die Pauschale kann auf ein beliebiges Datum terminiert werden. Pauschalen können freie Texte mit freiem Betrag sein (z.B. für Arbeitsleistungen, welche nicht nach Aufwand abgerechnet werden), oder sie können dem Artikelstamm entnommen werden - auf diese Weise können gleichartige Leistungen immer mit gleichem Text oder Preis belastet werden. Die Uebersicht der Pauschalen zeigt, welche Pauschalen bereits verrechnet sind und welche noch nicht.


Pauschalen (wiederkehrend)

Pauschalen (wiederkehrend)

Wiederkehrende Pauschalen (z.B. eine Lizenz, welche quartalsweise verrechnet werden muss) können einfach eingerichtet werden – ähnlich wie ein Dauerauftrag bei Ihrer Bank. Einmal eingerichtet, gehen solche Verrechnungen nie mehr vergessen. Es kann einfach definiert werden, in welchen Monaten und an welchem Tag des Monats die Pauschale jeweils verrechnet werden soll. Für jede wiederkehrende Pauschale werden alle bisherigen Verrechnungen gezeigt.


Weitere Funktionen in dieser Anwendung:

 

Einstellungen prolesFinanz

Einstellungen prolesFinanz

Mit dieser Funktion können Sie einige grundsätzliche Einstellungen von prolesFinanz verändern, beispielsweise geben Sie hier ein, welches FIBU-Paket im Einsatz ist.


Gruppenleistungs-Verrechnung

Gruppenleistungs-Verrechnung

Mit der Gruppenleistungs-Verrechnung kann eine Leistung an mehrere Kunden verrechnet werden. So können Sie z.B. auf einfache Art und Weise die Kursgebühren an alle Teilnehmer der Veranstaltung verrechnen. Eine andere Anwendung wäre die Verrechnung von Mitgliederbeiträgen. Für die Empfänger kann zur Information ein eMail ausgelöst werden. Zudem können die Daten an Excel exportiert werden.

Da diese Funktion für sehr viele unterschiedliche Anwendungen verwendet werden kann, gibt es die Möglichkeit, die Bezeichnung der Funktion individuell anpassen. Verwenden Sie diese Funktion z.B. hauptsächlich für die Verrechnung von Kurs- oder Schulungskosten, so können Sie die Funktion umbenennen in "Kurs- und Schulungsverwaltung". Die entsprechenden Texte können Sie via Schnellsuche "Programmtexte" (Gruppe "Gruppenleistung") anpassen.


Lieferanten

Lieferanten

Hier verwalten Sie die Liste Ihrer Lieferanten, pro Lieferant die Kurzbezeichnung, die Kategorie (optional) und die Adressinformationen. Die hier verwalteten Lieferanten stehen anschliessend bei der Erfassung von Fremdleistungen (Bestellung bei Lieferanten) als Auswahlliste zur Verfügung.


Lieferantenkategorien

Lieferantenkategorien

Mit dieser Funktion erfassen Sie die Bezeichnung pro Lieferantenkategorie, falls Sie die einzelnen Lieferanten solchen Kategorien zuteilen möchten. In der Lieferantenverwaltung können Sie anschliessend die Kategorie aus dieser Liste auswählen. Dadurch haben Sie später bei der Erfassung von Fremdleistungen (Bestellungen bei Lieferanten) die Möglichkeit, die Liste der möglichen Lieferanten auf eine einzelne Kategorie zu beschränken, damit Sie den zutreffenden Lieferanten leichter finden.


Lieferantenliste

Lieferantenliste

Mit dieser Funktion erzeugen Sie eine Lieferantenadressliste inkl. Telefonnummer und eMail-Adresse.


Pauschalendetails

Pauschalendetails

Mit dieser Auswertung erzeugen Sie eine Liste, welche die erfassten Pauschalen für einen wählbaren Zeitraum, gruppiert nach Kunde/Projekt, auswertet und totalisiert.


Schnittstelle Kostenrechnung

Schnittstelle Kostenrechnung

Diese Funktion dient dazu, erfasste Leistungen an das Kostenrechnungssystem zu exportieren. Es entsteht ein Textfile, welches ins FIBU-System importiert werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass das Modul "prolesFinanz" lizenziert ist, andernfalls steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Aktuell wird der Export an das System "Abacus" unterstützt, das System kann aber für andere FIBU-Standardlösungen angepasst werden.