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«Zeiterfassung - Dialogbeschreibung»

Übersicht / Dialogbereich «Selektion» / Dialogbereich «Bereits erfasste Stunden» / Dialogbereich «Aktivitäten für die Zeiterfassung»

Übersicht

proles - Zeiterfassung - Dialogbeschreibung - Übersicht

Nach dem Funktionsaufruf erscheint der Übersichts- und Bearbeitungsdialog der Zeiterfassung. Dieser Dialog gliedert sich in drei Bereiche:

  1. Selektion: Hier können Sie für die Zeiterfassung entsprechende Auswahlen treffen (beispielsweise den Mitarbeiter oder das Datum).
  2. Bereits erfasste Stunden: In diesem Dialogbereich werden bereits erfasste Stunden (Zeiterfassungen) angezeigt. Diese Anzeige entspricht der oberhalb gewählten Selektion (Mitarbeiter, Datum etc.).
  3. Aktivitäten für die Zeiterfassung: Hier werden sämtliche zur Verfügung stehenden Aktivitäten (oder Aktivitätenschritte) angezeigt, auf welche der gewählte Mitarbeiter Stunden erfassen darf.

In den nachfolgenden Abschnitten werden die einzelnen Dialogbereiche detailliert beschrieben.

Dialogbereich «Selektion»

Selektionen

proles - Zeiterfassung - Dialogbeschreibung - Selektionen

  • Mitarbeiter: Hier wird standardmässig der eingeloggte Mitarbeiter ausgewählt. Falls Sie die Funktionsberechtigung für andere Mitarbeiter haben (vgl. Einrichtungsarbeiten – Funktionsberechtigungen), können Sie hier den Mitarbeiter für die Zeiterfassung auswählen.
  • Datum:
    • In das Datumsfeld können Sie direkt ein gewünschtes Datum eingeben – die Anzeige wird im Anschluss entsprechend aktualisiert.
    • Alternativ dazu können Sie über die Pfeiltasten das Datum ändern (vorheriger Tag resp. nächster Tag).
    • Mittels Klick auf das Kalendericon können Sie via Kalender ein anderes Datum wählen (dort können Sie mit den Pfeiltasten monats- oder jahresweise blättern - mit «heute» gelangen Sie immer wieder auf das heutige Datum).
    • Über die Datumsschnellauswahl können Sie eine entsprechende Auswahl treffen (Heute, Gestern, Aktuelle Woche, Vorwoche, Aktueller Monat, Vormonat). Für die tagesaktuelle Zeiterfassung empfehlen wir in der Schnellauswahl den Eintrag «Heute» - so können Sie Ihre Zeiterfassungen täglich schnellstmöglich vornehmen. Diese Datumsschnellauswahl ist nur sichtbar, wenn die Matrix-Zeiterfassung aktiviert ist.
  • Kunde / Projekt: Diese beiden Selektionsfelder stehen nur bei entsprechender Konfiguration zur Verfügung (vgl. Einrichtungsarbeiten – Zeiterfassung konfigurieren – Anzeigemodus in Zeiterfassung). Falls die Auswahlliste «Kunde» und ev. die Auswahlliste «Projekt» angezeigt werden, so ist hier eine Auswahl zwingend erforderlich. Erst nach getätigter Auswahl werden im unteren Dialogbereich die zugehörigen Aktivitäten für die Zeiterfassung angezeigt.

Weitere Optionen

proles - Zeiterfassung - Dialogbeschreibung - Selektion - Weitere Optionen

Über das Icon «Weitere Optionen» stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Stundendetails: Die Auswertung Stundendetails liefert einen detaillierten Report der einzelnen Zeiterfassungen. Über diesen Abruf werden immer die Zeiterfassungen des ausgewählten Mitarbeiters für den aktuellen Monat ausgelistet. Die Funktion Stundendetails können Sie auch über die Schnellsuche via Eingabe von «Stundendetails» aufrufen – über diesen Aufruf stehen Ihnen weitere Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung.
  • Einsatzplanung: Mit diesem Abruf wird ein Einsatzplan pro Mitarbeiter und Monat erstellt. Dieser dokumentiert die Aufgaben pro Mitarbeiter inklusive den Soll-Terminen und dem Zeitbudget (Soll-Stunden) und den bereits erfassten Stunden (Ist-Stunden) pro Kunde und Projekt. Die Funktion «Einsatzplanung» können Sie auch über die die Schnellsuche via Eingabe von «Einsatzplanung» aufrufen – über diesen Aufruf stehen Ihnen weitere Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung.
  • Arbeitszeitrechner: Mit dem Arbeitszeitrechner können Sie auf einfache Art und Weise die geleisteten Stunden für einen Tag berechnen (mittels Eingabe der Zeit von, Zeit bis sowie Unterbrüchen (z.B. Abwesenheiten über Mittag). Der Arbeitszeitrechner ist nur ein praktisches Hilfsmittel – die eingegebenen Daten haben keine weiteren Auswirkungen und werden nicht gespeichert.

Weitere Informationen

proles - Zeiterfassung - Dialogbeschreibung - Selektion - Weitere Informationen

Ebenfalls im Dialogbereich «Selektion» werden rechts aussen weitere Informationen ausgegeben:

  • Umsatz (nach Aufwand) aktueller Monat: Hier wird basierend auf den bereits getätigten Zeiterfassungen eines Mitarbeiters für den aktuellen Monat der resultierende Umsatz ausgegeben. Der Umsatz wird in Leitwährung angezeigt. Für die Umsatzberechnung werden nur Zeiterfassungen, welche nach Aufwand verrechenbar sind, berücksichtigt.
  • Zeitsaldo / Feriensaldo: In dieser Zeile werden der Zeitsaldo sowie der Feriensaldo des ausgewählten Mitarbeiters zum gewählten Datum angezeigt. Bei der Matrix-Zeiterfassung mit Von-/Bis-Datum gilt das Bis-Datum als Basis für die Saldoermittlung. Der Zeitsaldo wird immer in Stunden ausgegeben. Der Feriensaldo wird (wenn immer möglich) in Tagen ausgegeben. Bei unregelmässigen Arbeitszeitmodellen (d.h. die Arbeitszeit ist nicht für alle Wochentage identisch) wird der Feriensaldo in Wochen ausgegeben. Sie können auf Stufe Mitarbeiter wählen, ob die Saldi in der Zeiterfassung angezeigt werden sollen (vgl. «Einrichtungsarbeiten – Mitarbeiter»).

Ausgeblendete Aktivitäten anzeigen

proles - Zeiterfassung - Dialogbeschreibung - Selektion - Ausgeblendete Aktivitäten anzeigen

Um die Liste der einzelnen Aktivitäten im unteren Dialogbereich übersichtlich zu halten, können einzelne Zeilen (Aktivitäten) temporär ausgeblendet werden.

Wird im Selektionsbereich oben rechts die Checkbox «Ausgeblendete Aktivitäten anzeigen» gewählt, werden unten sämtliche Aktivitäten angezeigt (also auch temporär ausgeblendete – diese werden mit einem Haken in der Checkbox gekennzeichnet). Ohne Auswahl dieser Checkbox oben rechts werden unten nur nicht ausgeblendete Aktivitäten für die Zeiterfassung angezeigt.

Wir empfehlen, Aktivitäten, auf welche nur selten Zeit erfasst werden muss, auszublenden.

Dialogbereich «Bereits erfasste Stunden»

proles - Zeiterfassung - Dialogbeschreibung - Bereits erfasste Stunden

In diesem mittleren Dialogbereich werden bereits getätigte Zeiterfassungen angezeigt. Es erscheinen hier immer nur Zeiterfassungen, welche zur gewählten Selektion (z.B. Mitarbeiter oder Datum) passen.

Projekthierarchie: In den ersten 3-5 Spalten wird die entsprechende Projekthierarchie zu den einzelnen Zeiterfassungen angezeigt: Kunde, Projekt, ev. Teilprojekt, Aktivität, ev. Aktivitätenschritt. Zu Kunde, Projekt und ev. Teilprojekt werden Kurzbezeichnungen ausgegeben. Mittels mouse-over kann die vollständige Bezeichnung angezeigt werden.

Stunden: In dieser Spalte werden die erfassten Stunden zu einer Zeiterfassung angezeigt. Eine Erfassung mittels Von-/Bis-Zeit wird in absolute Stunden umgerechnet. Die erfassten Von-/Bis-Zeiten werden in der Bezeichnungspalte rechts aussen in Klammern ausgegeben. Grün dargestellte Stundenzahlen signalisieren Zeiterfassungen, welche nach Aufwand verrechenbar sind. Rot dargestellte Zeiterfassungen sind als nicht nach Aufwand verrechenbar erfasst. Mittels Klick auf die Stundenzahl wird der Bearbeitungsdialog einer einzelnen Zeiterfassung angezeigt.

Bezeichnung: In dieser Spalte wird die erfasste Bezeichnung einer Zeiterfassung ausgegeben. Hier haben Sie die Möglichkeit, die erledigte Aktivität noch genauer zu beschreiben.

Zeiterfassung löschen: Über das Lösch-Icon rechts aussen kann eine Zeiterfassung gelöscht werden.

Dialogbereich «Aktivitäten für die Zeiterfassung»

Im unteren Dialogbereich werden die einzelnen Aktivitäten für die Zeiterfassungen angezeigt.

Eine Aktivität (d.h. eine Zeile) wird unter folgenden Voraussetzungen angezeigt:

  • Der im Selektionsbereich ausgewählte Mitarbeiter muss der entsprechenden Aktivität in der Projektverwaltung zugeordnet sein (vgl. Schnellsuche «Projektverwaltung). Diese Zuordnung muss aktiv sein.
  • Der Status der entsprechenden Aktivität in der Projektverwaltung muss «freigegeben» oder «in Arbeit» sein (vgl. Schnellsuche «Projektverwaltung»).
  • Ist im Selektionsbereich ein Kunde und ev. ein Projekt ausgewählt, muss die entsprechende Aktivität zu dieser Auswahl passen.

Sortierung der Aktivitäten: Auf Stufe Aktivität (ev. Aktivitätenschritt) kann in der Projektverwaltung eine Sequenznummer eingetragen werden. Ist diese Sequenznummer vorhanden, so werden die einzelnen Aktivitäten pro Kunde und Projekt (ev. Teilprojekt) nach dieser sortiert. Falls die Sequenznummern der Aktivitäten in der Projektverwaltung nicht eingegeben sind, werden die Aktivitäten nach Bezeichnung aufsteigend sortiert.

proles - Zeiterfassung - Dialogbeschreibung - Aktivitäten für die Zeiterfassung

Projekthierarchie: In den ersten 3-5 Spalten wird die entsprechende Projekthierarchie zu den einzelnen Zeiterfassungen angezeigt: Kunde, Projekt, ev. Teilprojekt, Aktivität, ev. Aktivitätenschritt. Zu Kunde, Projekt und ev. Teilprojekt werden Kurzbezeichnungen ausgegeben. Mittels mouse-over kann die vollständige Bezeichnung angezeigt werden. Mittels Klick auf die Elemente der Projektstruktur kann in den entsprechenden Bearbeitungsdialog gewechselt werden.

Stunden: In dieser Spalte können die geleisteten Stunden eingegeben werden, entweder als absolute Stundenzahl mit Dezimalen (z.B. 3.25 für 3 Std. und 15 Minuten) oder als Von-/Bis-Zeit (z.B. 0830-1045). Eine Erfassung mittels Von-/Bis-Zeit wird in absolute Stunden umgerechnet. Die erfassten Von-/Bis-Zeiten werden nach der Speicherung der Zeiterfassung in der Bezeichnungspalte rechts aussen in Klammern ausgegeben.

Bezeichnung: In dieser Spalte kann zu einer einzelnen Zeiterfassung eine Bezeichnung eingegeben werden. Mit dieser Bezeichnung (Texteingabe) kann die geleistete Arbeit noch genauer beschrieben werden (z.B. «Projektstatusmeeting mit den Herren Grüniger und Heller»).

Artikelerfassung / Spesenerfassung: Über die beiden Icons rechts vom Bezeichnungsfeld kann direkt in die Artikel- resp. Spesenerfassung gewechselt werden. Die entsprechenden Kunden- und Projektinformationen werden direkt übernommen. So können zu einer geleisteten Arbeit z.B. einfach die Fahrspesen erfasst werden. Diese Funktionen können auch eigenständig aufgerufen werden (vgl. Schnellsuche «Artikelerfassung» resp. Schnellsuche «Spesenerfassung»).

Aktivität ausblenden: Über die Checkbox rechts aussen kann eine einzelne Aktivität temporär ein- oder ausgeblendet werden. Dies dient dazu, die Liste der Aktivitäten übersichtlich zu halten. Wir empfehlen, Aktivitäten, auf welche nur selten Zeit erfasst werden muss, auszublenden.