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«Zeiterfassung - Matrix-Zeiterfassung»

Einleitung / Übersicht / Dialogbereich «Selektion» / Dialogbereich «Bereits erfasste Stunden» / Dialogbereich «Aktivitäten für die Zeiterfassung»

Einleitung

proles - Zeiterfassung - Tagesbasis

Standardmässig steht Ihnen die Zeiterfassung auf Tagesbasis zur Verfügung. D.h. Sie sehen in der Funktion «Zeiterfassung» jeweils genau einen Tag und können für diesen die entsprechenden Erfassungen vornehmen.

Alternativ dazu kann die Funktion «Zeiterfassung» als Matrix-Zeiterfassung verwendet werden.

Übersicht

proles - Zeiterfassung - Matrix-Zeiterfassung - Übersicht

Mit der Matrix-Zeiterfassung können Sie Ihre Arbeitszeiten bequem in einer Wochen- oder Monatsansicht erfassen. Die Matrix-Zeiterfassung ist in die reguläre Zeiterfassung integriert und steht Ihnen nach den entsprechenden Einrichtungsarbeiten (vgl. vorheriger Abschnitt) zur Verfügung. Sie müssen also hierfür keine separate Funktion aufrufen.

Der Aufbau des Dialogs ist gleich wie bei der Zeiterfassung auf Tagesbasis. Im oberen Dialogbereich wählen Sie den/die MitarbeiterIn sowie Datum und ev. Kunde und Projekt. Im mittleren Teil des Dialogs sehen Sie für den Datumsbereich bereits erfasste Stunden. Im unteren Dialogbereich sind die Aktivitäten für neue Zeiterfassungen aufgelistet.

Dialogbereich «Selektion»

proles - Zeiterfassung - Matrix-Zeiterfassung - Selektion

Datumsauswahl: Bei aktivierter Matrix-Zeiterfassung steht Ihnen für die Bestimmung des Datumsbereichs eine Schnellauswahl zur Verfügung (Heute, Gestern, Aktuelle Woche etc.). Abhängig von der Auswahl werden im unteren Teil des Dialogs mehr oder weniger Tagesspalten gezeigt. Es können maximal 31 Tagesspalten angezeigt werden. Neben der Schnellauswahl stehen Ihnen nach wie vor einzelne Datumsfelder für die Wahl des Datumsbereichs zur Verfügung (via Direkteingabe eines Datums oder via Auswahl mittels Kalender).

Die Auswahl von Mitarbeiter, Kunde und Projekt funktioniert gleich wie in der Zeiterfassung auf Tagesbasis. Die Sichtbarkeit von Kunde und Projekt wird durch die entsprechende Einstellung gesteuert (vgl. «Einrichtungsarbeiten – Zeiterfassung konfigurieren – Anzeigemodus in Zeiterfassung»).

Zusatzbemerkung: Ist in der Zeiterfassung ein Datumsbereich ausgewählt, so werden Zeitsaldo und Feriensaldo immer per «Datum bis» ausgegeben.

Dialogbereich «Bereits erfasste Stunden»

proles - Zeiterfassung - Matrix-Zeiterfassung - Bereits erfasste Stunden

Spaltenüberschriften: Mit der Matrix-Zeiterfassung werden pro Kalendertag Spaltenüberschriften eingeblendet. Neben dem Wochentag und dem Datum werden die An-/Abwesenheitsarten gemäss Mitarbeiterkalender visualisiert (mittels entsprechender Hintergrundfarbe, gesondert für Vormittag und Nachmittag). Die Bezeichnungen der entsprechenden An-/Abwesenheitsarten werden mittels Mouse-over angezeigt.

Direkt im Anschluss werden das Total der Ist-Stunden (erfasste Stunden), der Soll-Stunden gemäss Mitarbeiterkalender sowie die Differenz der beiden Totale ausgegeben (eine positive Differenz bedeutet «Überstunden», eine negative entsprechend «Minusstunden»).

Die Totalzeile der Ist-Stunden wird im Verhältnis zu den Soll-Stunden gemäss Mitarbeiterkalender wie folgt eingefärbt:

  • Punktlandung (Ist = Soll): Schwarze Schrift auf grünem Grund (ausser wenn beide Total 0 sind, dann wird nichts eingefärbt).
  • Zu wenig erfasst: Schwarze Schrift auf gelbem Grund.
  • Zu viel erfasst: Schwarze Schrift auf hellgrünem Grund.
  • Noch nichts erfasst (aber Soll-Zeit ist vorhanden): Weisse Schrift auf rotem Grund.

proles - Zeiterfassung - Matrix-Zeiterfassung - Bereits erfasste Stunden - Reihenfolge Projektstruktur

Bereits erfasste Stunden: Mit der Matrix-Zeiterfassung werden bereits erfasste Stunden immer in der Reihenfolge der Projektstruktur angezeigt, d.h. die Auswahl «Anzeige bereits erfasste Stunden» im Dialog «Zeiterfassung konfigurieren» wird nicht berücksichtigt. Mit der Zeiterfassung auf Tagesbasis können die bereits erfassten Stunden auch in Erfassungsreihenfolge oder nach Von-Zeit sortiert werden.

Eine erfasste Von-/Bis-Zeit wird im Hovertext zur Stundenzahl gezeigt. Die Erfassung ist wie in der Zeiterfassung auf Tagesbasis mit absoluten Stunden oder mittels Von-/Bis-Zeit möglich (abhängig von der Auswahl «Eingabeformat Zeiterfassung» auf Stufe Mandant). Über das Hovermenu zur Stundenzahl kann eine Zeiterfassung zur Bearbeitung gewählt oder gelöscht werden.

Dialogbereich «Aktivitäten für die Zeiterfassung»

proles - Zeiterfassung - Matrix-Zeiterfassung - Aktivitäten für die Zeiterfassung

Erfassungsbereich: Im unteren Bereich des Dialogs werden die Aktivitäten für neue Zeiterfassungen gelistet. Dies funktioniert analog zur Zeiterfassung auf Tagesbasis, es werden jedoch abhängig von der Datumsauswahl im oberen Bildbereich mehrere Tagesspalten zur Erfassung angezeigt.

Zwischen den einzelnen Tagesspalten können Sie bequem mit der Tabulator-Taste (resp. Shift+Tabulator) navigieren und so Erfassungen für mehrere Tage vornehmen. Eine eingegebene Bezeichnung gilt für sämtliche Erfassungen auf der entsprechenden Zeile.

Falls an einen bestimmten Tag keine Erfassung mehr zulässig ist, werden entsprechende Tagesspalten gesperrt und grau eingefärbt (dies passiert z.B. dann, wenn für einen gewissen Zeitbereich bereits eine Arbeitszeitabrechnung erstellt wurde).