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Die verschiedenen Möglichkeiten zur Zeiterfassung im Dienstleistungsunternehmen

Simon Grenacher
Mittwoch, 27. Mai 2020

Die Zeiterfassung ist für jedes Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie dient als Basis für die Verfolgung der gearbeiteten Zeit, für die Ferien- und Abwesenheitskontrolle, für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit und, wenn entsprechend integriert, auch gleichzeitig für die Rechnungsstellung an Kunden.

Um die in Ihrem Unternehmen gearbeitete Zeit effizient und effektiv verfolgen zu können, müssen Sie allerdings eine Methode finden, die einerseits für Ihre Mitarbeitenden passt, müssen sie doch die Zeiten erfassen, andererseits eine Methode, die Ihrem Unternehmen alle nötigen Informationen liefert, ohne zu aufwändig und kompliziert zu sein.

In diesem Blogbeitrag biete ich Ihnen 4 geeignete Möglichkeiten an. Da sie alle vier sehr unterschiedlich sind, sind auch ihre Vor- und Nachteile verschieden. Wählen Sie dasjenige Verfahren, das am besten zu den Gegebenheiten Ihrer Dienstleistungsfirma passt.

  1. Zeiterfassung mit Vorlagen
  2. Zeiterfassung mit Excel
  3. Zeiterfassung mit einer mobilen App
  4. Zeiterfassung mit einer professionellen Zeiterfassungssoftware

Zeiterfassung mit Vorlagen

Worum geht es?

Einfaches Ziel dieser Methode ist es, dass Ihre Mitarbeitenden die gearbeitete Zeit in strukturierter Form melden und nicht einfach chaotisch. Das erreichen Sie im Minimum, indem Sie eine Vorlage für die Erfassung der Arbeitszeiten kreieren, diese anschliessend ausdrucken und allen Ihren Mitarbeitern verteilen. Diese Stundenzettel-Vorlagen werden anschliessend für die Rapportierung verwendet und monatlich im Büro zur Auswertung und Archivierung eingereicht.

Auf den Vorlagen sollten minimal folgende Angaben pro Tag erfasst werden können:

  • Startzeiten
  • Mittagspausen (ev. auch andere Pausen)
  • Endzeiten
  • Überstunden

Da die Stundenzettel auf Papier geführt werden, müssen Ihre Mitarbeitenden die Totalen selbst berechnen und eintragen. Diese sollten anschliessend in der Admin geprüft werden.

Effizienzgrad: ★★ 2/5

Wie funktioniert die Methode in der Praxis?

Erstellen Sie auf dem Computer eine Vorlage für die Zeiterfassung, welche optimal zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt und alle Informationen enthält, die Sie für die Verfolgung der Arbeitszeit brauchen.

Einfach können Sie diese Vorlage auch in ein pdf-Dokument umwandeln und damit elektronisch an Ihre Mitarbeitenden verteilen. Sie können sie aber auch einfach nur ausdrucken.

Ihre Mitarbeitenden füllen die Stundenzettel von Hand aus, eventuell auch mit einem Stift direkt im pdf-Dokument auf einem Mobilgerät.

Die ausgefüllten Stundenzettel werden fertig ausgefüllt an die Admin geleitet. Auf Papier oder als pdf's in elektronischer Form. Dort werden die entsprechenden Nacharbeiten vom Büropersonal erledigt.

Vorteile dieser Methode

  • Sie ist grossartig für Leute, die traditionell gerne mit Stift und Papier arbeiten.
  • Sie erfordert keine Ausbildung.
  • Den Stundenzetteln können unkompliziert weitere Dokumente (Spesenbelege, Arztzeugnisse, etc.) hinzugefügt werden.
  • Die Tools für diese Methode sind gratis.

Nachteile dieser Methode

  • Es entsteht viel Papierkram. Stundenzettel können verloren gehen oder sie können unleserlich sein.
  • Bei den Summenbildungen können leicht Fehler entstehen. Die Admin sollte daher zur Sicherheit nachrechnen, was zu Zusatzaufwand führt.
  • An Kunden weiter verrechenbare Zeiten müssen klar gekennzeichnet und mit dem Kunden vermerkt werden. Das macht die Stundenzettel meist sehr unübersichtlich.
  • Diese Methode erlaubt keine Auswertungen und Analysen.

Zeiterfassung mit Excel

Worum geht es?

Excel ist nach wie vor das beliebteste Tool für die Zeiterfassung in Dienstleistungsunternehmen.

Die Methode ist im Prinzip einfach. Ihre Mitarbeitenden müssen es bloss tun;

  • ihre Stunden, die sie gearbeitet haben in einer vorbereiteten Excel-Tabelle an der richtigen Stelle (für die richtigen Tätigkeiten und die richtigen Projekte) eintragen.
  • beobachten, wie sich ihre Tages- und Wochensummen dank der hinterlegten Formeln automatisch berechnen.

Später senden Sie die Excel-Stundenzettel zur Genehmigung und anschliessend in die Administration zur Weiterverarbeitung. Im Gegensatz zur Papierlösung berechnen sich die wichtigsten Werte mit Excel automatisch.

Effizienzgrad: ★★★ 3/5

Wie funktioniert die Methode in der Praxis?

Erstellen Sie erst ein für das ganze Unternehmen gültige Excel-Template. Dieses enthält bereits die nötigen Formeln für die Summenbildung und andere Berechnungen. Die Mitarbeitenden müssen also nicht mehr selbst rechnen.

Überlegen Sie sich für das Template, ob nur die reinen Arbeitszeiten erfasst werden sollen, oder, ob bei jedem Eintrag auch gleich angegeben werden soll, für welches Projekt gearbeitet wurde. Je nachdem brauchen Sie Zusatzfelder im Template.

Das Template wird anschliessend an alle Mitarbeitenden verteilt. Selbstverständlich brauchen sie auf ihrem Computer Excel, damit sie die Zeiterfassung machen können. Aus Gründen der Praktikabilität sollte die Zeiterfassung auf Monatsbasis und nicht häufiger gemeldet und ausgewertet werden.

Die Administration erhält pro Mitarbeitenden und pro Monat eine ausgefüllt Excel-Tabelle.

Vorteile dieser Methode

  • Die Zeiterfassung kann in direkt vorbereiteten Feldern mit dem Computer gemacht werden. Sie ist in jedem Fall lesbar.
  • Dank der Formeln wird automatisch berechnet. Solange die Formeln richtig sind, wird auch richtig gerechnet.
  • Die Tools für diese Methode, bis auf Excel, sind gratis.

Nachteile dieser Methode

  • Die Daten müssen manuell erfasst werden. Mitarbeitende können somit immer noch zu wenig, zu viel oder auch falsch erfassen.
  • Es entsteht ein Wust von Excel-Tabellen, nämlich mindestens eine pro Mitarbeiter jeden Monat. Die Administration muss daher die Ablage dieser Tabellen sauber organisieren, sonst bricht das Chaos aus.
  • Das Handling der Excel-Tabellen ist aufwändig und zeitintensiv.
  • Wollen Sie alle Bedürfnisse Ihres Unternehmens in Excel abbilden, so werden die Templates komplex und damit anspruchsvoll in der Bedienung. Es braucht daher genaue Instruktionen und Schulungen.
  • Auswertungen über mehrere Mitarbeitenden, über mehrere Projekte und über mehrere Monate hinweg sind fast unmöglich.

Zeiterfassung mit einer mobilen App

Worum geht es?

Sehr beliebt ist mittlerweile die Zeiterfassung mit einer mobilen App, wie beispielsweise «Harvest» oder anderen sogenannten Time Trackern.

Sie können – oftmals sogar kostenlos – auf das Handy geladen werden und funktionieren oft für das iPhone wie auch für Android-Geräte.

Diese Apps sammeln die Zeiterfassungseinträge, versehen sie mit Datum und Uhrzeit und berechnen in der Regel auch die Summen. Da sie direkt auf dem Handy des Mitarbeitenden laufen, sind die Daten allerdings rein persönlich.

Effizienzgrad: ★★★★ 3.5-4/5

Wie funktioniert die Methode in der Praxis?

Damit Sie diese Methode in Ihrem Dienstleistungsunternehmen flächendeckend einführen können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Jeder Mitarbeitende muss ein Handy haben und es für die Zeiterfassung zur Verfügung stellen wollen.
  • Idealerweise arbeiten alle Mitarbeitenden mit der gleichen mobilen App. Nur so sind die daraus gewonnenen Daten und Informationen eins-zu-eins vergleichbar.

Jeder Mitarbeitende nutzt individuell die App auf seinem Handy und trägt dort seine Arbeitszeiten ein. Je nach App können die Arbeitszeiten auch einzelnen Projekten und/oder Tätigkeiten zugewiesen werden.

Am Monatsende erstellt jeder Mitarbeiter seine Auswertungen und übergibt sie an die Administration zur Weiterverarbeitung. Je komfortabler die Time Tracker App ist, desto einfacher kann dies bewerkstelligt werden. Kostenpflichtige App erlauben nicht selten das Zusammenführen der Daten von mehreren Mitarbeitern und ganzen Teams in einer Auswertung. Natürlich funktioniert dies nur, wenn alle in der Firma die gleiche App nutzen.

Vorteile dieser Methode

  • Zeiterfassung kann mobil, jederzeit und an jedem Ort erfolgen.
  • Die Berechnungen erfolgen alle automatisch und sind damit weitgehend fehlerfrei.
  • Die Zeiterfassung ist meist sehr einfach und komfortabel, sie ist schnell und einfach.

Nachteile dieser Methode

  • Alle Mitarbeitenden müssen mit der gleichen App arbeiten.
  • Fast alle Time Tracker Apps sind international und decken Schweiz-Spezifika gar nicht oder schlecht ab.
  • Soll die Zeiterfassung im Team zusammengebracht und ausgewertet werden können, so muss in der Regel eine kostenpflichtige Version pro User lizenziert werden. Und zwar für jeden Mitarbeitenden.
  • Time Tracker Apps beschränken sich auf die Zeiterfassung. Weitere Funktionen in Richtung Projektmanagement fehlen. Damit besteht die Gefahr von Insellösungen.
  • Bei hoher Komplexität wie vielen Kunden, vielen Projekten mit Teilprojekten wird die Zeiterfassung in einer mobilen App schnell unübersichtlich und damit benutzerunfreundlich. Time Tracker eignen sich eher für einfachere Arbeitssituationen.

Zeiterfassung mit einer professionellen Zeiterfassungssoftware

Worum geht es?

Die optimale Zeiterfassung ist der Einsatz einer Software, die speziell für den professionellen Einsatz in schweizerischen Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde. Sie deckt alle gesetzlichen Anforderungen im Umfeld der Arbeitszeitkontrolle vollständig ab und wird meist aus der Cloud angeboten.

Die Administration arbeitet mit der Software auf dem Arbeitsplatzcomputer – in der Regel direkt im Internetbrowser, die «Zeiterfasser» hingegen haben meist die Wahl zwischen Computer, Notebook oder mobilem Gerät. Dank Cloud kann in jedem Fall von überallher auf die Daten zugegriffen werden.

Bei der Auswahl einer geeigneten Profi-Software sollten Sie eine Lösung wählen, die zwar die Zeiterfassung ins Zentrum stellt, darum herum aber optional weitere Funktionen für das Projektmanagement anbietet. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen mit der Software mitwachsen.

Effizienzgrad: ★★★★★ 4.5-5/5

Wie funktioniert die Methode in der Praxis?

Am Beispiel von proles abonnieren Sie für Ihr ganzes Unternehmen eine für Sie passende Version der Zeiterfassungssoftware. Diese wird anschliessend für den Einsatz in Ihrer Firma konfiguriert und angepasst. Gleichzeitig werden alle Mitarbeitenden als Zeiterfasser im System hinterlegt.

Bei proles können Sie mit der kostenlosen Version prolesFree starten und diese, je nach Bedarf stufenweise auf kostenpflichtige Versionen updaten. Alle Ihre Daten und Informationen bleiben dabei eins-zu-eins erhalten.

Ihre Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten anschliessend auf jedem Typ von Endgerät – und somit auch komplett mobil, wenn gewünscht – erfassen und bearbeiten. Dennoch laufen alle Daten zentral zusammen und können dort von der Administration sofort ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Bei täglicher Zeiterfassung, sind somit auch die gesammelten Ergebnisse für die ganze Firma tagesgenau ersichtlich. Aufwändige und nervenraubende Monatsendübungen gehören damit der Vergangenheit an.

Je nach Version, erstellen Sie mit proles zum Monatsende auch gleich auf Knopfdruck alle Kundenrechnungen und Stundenrapporte.

Vorteile dieser Methode

  • Vollständig automatisierte Methode und komplett durchgängig, von der Zeiterfassung bis Rechnungsstellung.
  • Dank klarer Eingabekontrollen weitgehend fehlerfrei.
  • Beliebige Auswertungen bis hin zu Produktivitätsbarometer, Renditeüberwachung etc. machen Ihr Unternehmen vollständig transparent.
  • Arbeitszeiten, Pausen, Krankheitszeiten, Ferien etc. werden lückenlos verfolgt. Damit findet auch gleich eine direkte Kontrolle der vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten statt.
  • Sowohl lokal wie mobil nutzbar und damit völlig flexibel.
  • Nahezu «Echtzeit»-Kontrolle aller Projekte, Tätigkeiten und Ressourcen.
  • Bei der Wahl der richtigen Software: Echte Schweiz-Lösung mit lokalem Support und Ansprechpartnern.

Nachteile dieser Methode

  • Aufwändiger in der Einführung als anderen Methoden.
  • Braucht in der Regel Schulung, damit der volle Nutzen gezogen werden kann.

Fazit

Die Methode Zeiterfassung auf Papier ist aus der Praxis schon fast verschwunden. Gelegentlich findet man sie noch in reinen Handwerksbetrieben. Die drei anderen Methoden sind jedoch allesamt in Dienstleistungsunternehmen anzutreffen.

Wer es schnell und ganz einfach will, greift zu Excel und merkt erst später, dass das Handling der vielen Excel-Tabellen mühsam und fehleranfällig ist.

Die beiden überbleibenden Methoden – Zeiterfassung mittels mobiler App und Zeiterfassung mit professioneller Zeiterfassungssoftware – sind weit verbreitet. Zur mobilen App greifen oftmals internationale und unternehmensübergreifende Teams, welche ausser Zeiterfassung wenig Ansprüche haben. Sie müssen und wollen auch keine länderspezifischen Anforderungen erfüllen. Support ist ihnen auch nicht wichtig, da die Apps einerseits einfach zu bedienen und zu betreiben sind, andererseits kennen sich die Nutzer gut mit Technik und Software aus.

Zur professionellen Zeiterfassungssoftware hingegen sollten vor allem lokale Dienstleister greifen, die ihre Mitarbeitenden, ihre Kunden und Projekte und ihr ganzes Unternehmen von A bis Z sauber und Schweiz konform führen wollen. Mit einer Software wie prolesFree ist der Einstieg in die Welt professioneller Zeiterfassungssoftware sogar mit einer tiefen finanziellen Hürde versehen. Erst bei steigendem Bedarf muss investiert werden.

Für alle Methoden hingegen gilt, dass die Zeiterfassung in moderner Zeit mobil genutzt werden muss. Von dort aus, wo man gerade arbeitet. Also im Büro, beim Kunden oder im Homeoffice.

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