Einmalige und wiederkehrende Pauschalen für die Rechnungsstellung effizient nutzen

Mit proles werden die Projekte auf Basis aller erfassten Leistungsarten (Stunden, Spesen, Artikel) transparent und lückenlos abgerechnet. Neben der Rechnungsstellung nach Aufwand unterstützt proles auch die Abrechnung mit vereinbarten Pauschalen. Einmalige Pauschalen können einfach erfasst und fakturiert werden. Auch wiederkehrende Pauschalen (z.B. eine quartalsweise verrechnete Lizenz) können einfach eingerichtet werden und gehen nie mehr vergessen.

Mit der Projektabrechnung in proles sind alle Kombinationen der verschiedenen Leistungsarten möglich. Weitere Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie hier: Rechnungsstellung mit der Projektmanagement-Software proles.

Einleitung

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen die Möglichkeiten mit einmaligen und wiederkehrenden Pauschalen aufzeigen. Wir unterscheiden also zwei Arten von Pauschalen für die Projektabrechnung. Das nachstehende Video vermittelt Ihnen einen ersten Eindruck über die Rechnungsstellung mit Pauschalen.

Einmalige Pauschalen

Mit dieser Funktion kann eine einmalig zu fakturierende Leistung als Pauschalbetrag auf ein Projekt erfasst werden. Die Pauschale wird auf ein beliebiges Datum terminiert. Einmalige Pauschalen können freie Texte mit freiem Betrag sein (z.B. für Arbeitsleistungen, welche nicht nach Aufwand abgerechnet werden), oder sie können der Artikelverwaltung entnommen werden - auf diese Weise können gleichartige Leistungen immer mit gleichem Text oder Preis in Rechnung gestellt werden (z.B. für die Verrechnung eines fix definierten Leistungspakets).

Einmalige Pauschalen eignen sich u.a. für folgende Geschäftsfälle:

• Pauschal vereinbarte Projektabrechnungen
• Weiterverrechnung von Fremdleistungen
• Verrechnung von Akonto-Zahlungen in einem Projekt
• Abwicklung von Gutschriften (Negativpauschalen)

Sämtliche erfassten einmaligen Pauschalen werden anlässlich der Rechnungsstellung berücksichtigt und automatisch in die zu erstellende Faktur integriert.

Wiederkehrende Pauschalen

Einmal eingerichtet, nie mehr vergessen: Mit den wiederkehrenden Pauschalen können laufende Mandate oder Projekte ohne grossen Aufwand abgerechnet werden. Ähnlich wie bei einem Dauerauftrag bei der Bank, werden wiederkehrende Pauschalen eingerichtet und anlässlich der Rechnungsstellung automatisch berücksichtigt.

Es kann definiert werden, in welchen Monaten und an welchem Tag des Monats die Pauschale jeweils verrechnet werden soll. Für jede wiederkehrende Pauschale werden alle bisherigen Verrechnungen gezeigt.

Wiederkehrende Pauschalen eignen sich u.a. für folgende Geschäftsfälle:

• Pauschal vereinbarte wiederkehrende Mandatsabrechnungen (z.B. eine Monatspauschale für vereinbarte Leistungen)
• Wiederkehrende Akonto-Zahlungen in einem grösseren, länger dauernden Projekt
• Serviceabos oder Supportpauschalen
• Wiederkehrende Weiterverrechnung von Lizenzen

Einmalige Pauschale verwalten

Die Funktion zur Verwaltung von einmaligen Pauschalen kann via Schnellsuche «Pauschalen (einmalig)» aufgerufen werden. Nach dem Funktionsaufruf wird die Übersicht der bereits erfassten einmaligen Pauschalen angezeigt:

In dieser Übersicht wird pro erfasster einmaliger Pauschale angezeigt, ob diese grundsätzlich verrechenbar ist (vgl. Spalte «verr.»). Für eine vollständige Projektkalkulation kann es auch Sinn machen, nicht verrechenbare einmalige Pauschalen zu erfassen (bspw. für eine Drittleistung, welche Sie nicht an Ihren Kunden weiterverrechnen können.

In der ersten Spalte «F» wird auch angezeigt, ob eine verrechenbare einmalige Pauschale bereits fakturiert wurde oder noch nicht.

Mit einem Klick auf das «Neu-Icon» kann die Erfassung einer neuen einmaligen Pauschale begonnen werden. Ein Klick auf ein Datum einer bereits erfassten einmaligen Pauschale führt ebenfalls zum nachstehend abgebildeten Bearbeitungsdialog:

In diesem Dialog kann eine neue einmalige Pauschale erfasst werden (oder eine bestehende bearbeitet). Dazu ein paar Bemerkungen:

• Einmalige Pauschalen werden grundsätzlich auf ein Projekt zu einem Kunden erfasst. Optional kann eine einmalige Pauschale auch auf eine Aktivität innerhalb eines Projekts gebucht werden.

• Das hier eingegebene Datum steuert den Zeitpunkt der Rechnungsstellung für diese einmalige Pauschale (falls verrechenbar).

• Die Erfassung ist mit oder ohne Artikelcode möglich. Bei der Eingabe oder Auswahl eines Artikelcodes wird ein «Artikel» aus der Artikelverwaltung eingefügt (mit sämtlichen hinterlegen Informationen). Diese Artikel können via Schnellsuche «Artikelverwaltung» gepflegt werden. Wenn Sie keinen Artikelcode einfügen, müssen sämtliche Informationen (bspw. Bezeichnungen, Preise etc.) eingegeben werden.

• Die hier eingegebene Bezeichnung wird in der Faktur oder Fakturbeilage (je nach definiertem Fakturlayout) sowie in entsprechenden Reports ausgegeben. Falls die Erfassung der einmaligen Pauschale mittels Artikelcode erfolgt, wird die Bezeichnung aus der Artikelverwaltung vorgeschlagen. Sie kann hier überschrieben oder ergänzt werden.

• Im Einkaufspreis können beispielsweise die Kosten für eine eingekaufte Drittleistung eingegeben werden. Dieser Wert ist relevant für die Projektkalkulation. Im Verkaufspreis wird der Betrag für die Rechnungsstellung an Ihren Kunden eingegeben.

• Falls beim ausgewählten Projekt ein Projekt-Budget hinterlegt ist, muss für die Erfassung einer einmaligen Pauschale die gewünschte Budget-Position ausgewählt werden.

Wiederkehrende Pauschalen verwalten

Die Funktion zur Verwaltung von wiederkehrenden Pauschalen kann via Schnellsuche «Pauschalen (wiederkehrend)» aufgerufen werden. Nach dem Funktionsaufruf wird die Übersicht der bereits erfassten wiederkehrenden Pauschalen angezeigt:

Für jede erfasste wiederkehrende Pauschale werden in dieser Übersicht die wichtigsten Informationen ausgegeben.

Sie sehen hier beispielsweise das Datum der nächsten Ausführung, vgl. Spalte «Nächste». Es wird ebenfalls angezeigt, ob eine wiederkehrende Pauschale aktiv oder inaktiv ist, vgl. Spalte «A/I». Mittels Inaktivierung kann eine wiederkehrende Pauschale «pausiert» werden (dies kann im Bearbeitungsdialog vorgenommen werden).

Über das «Excel-Icon» kann die Definition der erfassten wiederkehrenden Pauschalen ausgegeben werden.

Mit einem Klick auf das «Neu-Icon» kann die Erfassung einer neuen wiederkehrenden Pauschale begonnen werden. Ein Klick auf eine Bezeichnung einer bereits erfassten wiederkehrenden Pauschale führt ebenfalls zum nachstehend abgebildeten Bearbeitungsdialog:

In diesem Dialog kann eine neue wiederkehrende Pauschale erfasst werden (oder eine bestehende bearbeitet). Dazu ein paar Bemerkungen:

• Wiederkehrende Pauschalen werden grundsätzlich auf ein Projekt zu einem Kunden erfasst. Optional kann eine wiederkehrende Pauschale auch auf eine Aktivität innerhalb eines Projekts gebucht werden.

• Die Erfassung ist mit oder ohne Artikelcode möglich. Bei der Eingabe oder Auswahl eines Artikelcodes wird ein «Artikel» aus der Artikelverwaltung eingefügt (mit sämtlichen hinterlegen Informationen). Diese Artikel können via Schnellsuche «Artikelverwaltung» gepflegt werden. Wenn Sie keinen Artikelcode einfügen, müssen sämtliche Informationen (bspw. Bezeichnungen, Preise etc.) eingegeben werden.

• Die hier eingegebene Bezeichnung wird in der Faktur oder Fakturbeilage (je nach definiertem Fakturlayout) sowie in entsprechenden Reports ausgegeben. Falls die Erfassung der wiederkehrenden Pauschale mittels Artikelcode erfolgt, wird die Bezeichnung aus der Artikelverwaltung vorgeschlagen. Sie kann hier überschrieben oder ergänzt werden.

• Mittels «Start- / End-Datum», «Ausführungstag» und «Periodizität» können Sie das Intervall der Verrechnung einer wiederkehrende Pauschale festlegen. Das End-Datum müssen Sie nicht zwingend eingeben. Fehlt hier ein Datum, so läuft die wiederkehrende Pauschale auf unbestimmte Zeit. Mit der Eingabe «Ausführungstag» wählen Sie, ob die Pauschale jeweils auf Ende Monat verrechnet werden soll, oder an einem bestimmten Tag (zwischen 1. und 31.). Falls das Datum nicht existiert (z.B. 30.2.), wird stattdessen automatisch auf den letzten Tag des Monats verrechnet. Mit der Periodizität wird definiert, in welchen Monaten die wiederkehrende Pauschale verrechnet werden soll. Sie können einzelne Monate auswählen oder mit den Schaltflächen «monatlich», «quartalsweise» und «halbjährlich» die entsprechenden Monate selektieren.

• Über die Checkbox «Preis variabel» können Sie definieren, ob die Preise sowie der MwSt-Satz einer wiederkehrenden Pauschale gemäss Artikelverwaltung angewendet werden sollen. Mit dieser Option müssen Sie hier keine Preis- und MwSt-Angaben machen, diese werden bei jeder einzelnen Verrechnung einer wiederkehrenden Pauschale aus der Artikelverwaltung bezogen (d.h. es werden die aktuellen Preise gemäss Artikelverwaltung eingesetzt). Diese Option kann nur gewählt werden, wenn die Erfassung der wiederkehrenden Pauschale mit einem Artikelcode erfolgt.

• Im Einkaufspreis können beispielsweise die Kosten für eine eingekaufte Drittleistung eingegeben werden. Dieser Wert ist relevant für die Projektkalkulation. Im Verkaufspreis wird der Betrag für die Rechnungsstellung an Ihren Kunden eingegeben.

• Falls beim ausgewählten Projekt ein Projekt-Budget hinterlegt ist, muss für die Erfassung einer wiederkehrenden Pauschale die gewünschte Budget-Position ausgewählt werden.

• Im Abschnitt «Letzte Verrechnungen» (im obigen Screenshot nicht dargestellt) sehen Sie - sobald die Pauschale erstmals verrechnet wurde - die Liste der bisherigen Verrechnungen, jeweils mit Datum, Bezeichnung, Betrag und Fakturnummer.

Auswertungen

Pauschalendetails

Mit dieser Auswertung (vgl. Schnellsuche «Pauschalendetails») erzeugen Sie eine Liste, welche die erfassten Pauschalen für einen wählbaren Zeitraum, gruppiert nach Kunde/Projekt, auswertet und totalisiert.

In dieser Liste werden nur einmalige Pauschalen sowie bereits verrechnete Vorkommnisse von wiederkehrenden Pauschalen ausgewertet. Zukünftige Verrechnungen von wiederkehrenden Pauschalen, welche per dato noch nicht fakturiert sind, sind nicht ersichtlich.

Erfassungskontrolle

Mit dieser Funktion (vgl. Schnellsuche «Erfassungskontrolle») können sowohl einmalige wie auch wiederkehrende Pauschalen ausgegeben werden. Weitere Informationen finden Sie hier: prolesTipp - Kontrollieren und korrigieren - effizientes Arbeiten mit der Erfassungskontrolle.

Projekterfolg

Mit dieser Funktion (vgl. Schnellsuche «Projekterfolg») können ebenfalls einmalige und wiederkehrende Pauschalen ausgewertet werden. Weitere Details dazu: Projekterfolg - Neue Controlling-Auswertung für einen schnellen Vergleich zwischen Kosten und Umsatz.

Noch Fragen?

Falls Sie zu der effizienten Nutzung von einmaligen oder wiederkehrenden Pauschalen noch Fragen haben, hilft Ihnen das prolesSupport-Team gerne weiter.