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Formulieren Sie bei der Einführung einer Business-Software für Dienstleister klare und realistische Projektziele

Simon Grenacher
Dienstag, 16. Januar 2018

Kein Einführungsprojekt sollte ohne klare, schriftlich formulierte Zielsetzungen gestartet werden. Diese Feststellung habe ich bereits im Teil 1 meines Beitrags «wie wähle ich die passende Business-Software für mein Dienstleistungsunternehmen» getroffen.

Denn erst die aufgeschriebenen Ziele bringen die notwendige Klarheit, Struktur und das gewünschte Endergebnis in den Einführungsprozess und bilden die Grundlage dafür, dass das Projekt ein Erfolg werden kann.


Wenn Sie bei der Festlegung von Projektzielen zur Einführung einer neuen Business-Software hingegen sündigen, dann fehlt meist die Basis für den notwendigen Anforderungskatalog. Dies führt im besten Fall zu kostspieligen Anpassungen nach der Einführung der Software, im schlechtesten Fall gar zum Scheitern des ganzen Projektes.

Lösen Sie sich vor allem aber bei der Diskussion der Projektziele von zwei tückischen und mächtigen Denkfehlern.

«Das haben wir immer schon so gemacht» und «das haben wir noch nie so gemacht».

Sehen und nutzen Sie die Einführung Ihrer neuen Software als Chance, Bestehendes zu verbessern und damit Ihr Unternehmen effizienter und wirkungsvoller zu machen. Gerade die Einführung einer neuen Business-Software ist dazu hervorragend geeignet.

Prozesse sind King!

Was soll mit der neuen Business-Software konkret erreicht werden? Was ist nach der Einführung der Lösung anders als heute? Wie und wo merken die Mitarbeitenden, dass mit der neuen Lösung etwas besser wurde?

Diese, zugegebenermassen sehr allgemein formulierten Fragen bringen Sie und Ihr Einführungsteam auf die richtige Ziele-Spur. Lassen Sie sich aber dabei keinesfalls von den angebotenen Softwareprodukten leiten, so nach dem Motto «die Software XYZ bietet dies und das, also erklären wir diese Funktion zu einem Ziel unseres Projektes.» Damit würden Sie sich nur dem Diktat eines Softwareanbieters unterwerfen und gleichzeitig die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ignorieren.

Fraglos sind schlanke und passgenaue Prozesse in Ihrem Unternehmen wichtiger als jede Softwarefunktion. Und genau aus diesem Grund muss immer Ihr Unternehmen mit seinen spezifischen Abläufen im Mittelpunkt einer Softwareauswahl stehen.

Individuelle, konkrete und verbindliche Projektziele sind gefragt

Definieren Sie Ziele, welche speziell für Ihr Unternehmen gültig sind. WAS wollen Sie ganz konkret für IHR Unternehmen, IHRE Prozesse und IHRE Organisation mit dem Einsatz der Business-Software verbessern. Hüten Sie sich vor Allgemeinzielaussagen wie «wir wollen besser und effizienter arbeiten». Sie gelten naturgemäss immer und für jeden. Hier geht es aber allein um Ihre Firma.

Die Projektziele sollten verständlich und sehr konkret und greifbar sein. Dazu bietet Ihnen die SMART-Formel eine gute Hilfestellung: Ziele müssen spezifiziert und schriftlich formuliert sein (S), sie müssen nach Zielerreichung gemessen werden können (M), die für die Umsetzung verantwortliche Person muss sie akzeptiert haben (A), sie müssen realistisch zu erreichen sein (R) und sie müssen mit Terminen (T) versehen werden.

Für das Auswahlprojekt und für jedes einzelne Ziel braucht es verantwortliche Personen. Menschen im Unternehmen, welche alles daransetzen, dass die Ziele erreicht werden. Erst dann werden die Projektziele verbindlich, so dass ihre Erreichung auch wirklich realistisch ist.

Typische Zielsetzungen bei der Einführung einer Business-Software für Dienstleister

Auch wenn Sie – wie oben ausgeführt – die Projektziele bei der Einführung einer Business-Software für Dienstleister individuell für Ihr Unternehmen evaluieren und festlegen müssen, so kreisen die doch immer wieder um einige typische Fragestellungen. Als Impuls- und Inspirationsquelle möchte ich daher an dieser Stelle sinnvolle und realistische Ansatzpunkte für Zielsetzungen aufführen. Sie sollen Ihnen als Hilfestellung für die Herleitung eigener Projektziele dienen.

  • Die «Mutter» aller Zielsetzungen ist sicher die Kosteneinsparung bzw. die Kostenoptimierung. So geht es ja schliesslich fast immer (auch) darum, Kosten einzusparen, um dadurch profitabler zu werden.
  • Vereinfachung, Beschleunigung oder gar Automatisierung von Abläufen und Prozessen. Dazu gehört auch die Einsparung von Arbeitszeit, welche meistens mit einer Verbesserung von Prozessen erreicht werden kann.
  • Erhöhung des Umsatzes, beispielsweise durch den Einsatz einer CRM-Lösung für die Leadbearbeitung und die Verwaltung von Kundenbeziehungen mit dem Ziel, mehr und/oder mit besserer Marge zu verkaufen.
  • Qualitativ bessere, aktuellere und schneller verfügbare Informationen als Basis für bessere unternehmerische Entscheidungen.
  • Routinearbeiten durch Software ersetzen.
  • Verbesserung der Qualität in der Planung, Durchführung und der Nachbearbeitung von Projekten.
  • Verbesserung der Transparenz einzelner Projekte und damit verbunden eine Steigerung der Projektrentabilität.
  • Verbesserung der technischen Grundlagen Ihrer Softwarelösung, wie z.B. die Herstellung einer echten Multi-User-Fähigkeit (wie sie beispielsweise beim Einsatz von MS Excel nicht gegeben ist) oder die zeit- und ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeit auf Ihre Business-Software und Daten über eine cloudbasierte Lösung.
  • Die Wegrationalisierung von Papier und Papierschnittstellen. Damit verbunden eine massive Beschleunigung der Datenverarbeitung bei gleichzeitig deutlich höherer Qualität.
  • Einfacherer und schneller Informationsaustausch im Projektteam. Ein Faktor, der insbesondere bei verteilt arbeitenden Teams immer wichtiger wird.
  • Projektziele, welche sich auf einzelne Arbeitsprozesse in Ihrem Dienstleistungsunternehmen beziehen und gezielt diese verbessern wollen.

Machen Sie anschliessend bei der Formulierung der Zielsetzungen nicht den Fehler, diese in Form von Softwarefunktionen oder gesuchten Funktionalitäten zu beschreiben. Denn, Sie suchen keine Software-Features, sondern Nutzen und Mehrwert. Dieser wird von unterschiedlichen Softwarelösungen meist auch unterschiedlich realisiert – und diesem Umstand sollten Sie Rechnung tragen.

Hilfestellung mit den Top5-Zielen

Neben all den Zielsetzungen, die Sie für die Einführung Ihrer neuen Business-Software für Dienstleister festlegen, empfehle ich Ihnen eine ±Top5-Liste. Welche absolut zentralen ±5 Ziele müssen in jedem Fall erreicht werden? Und – fast genauso wichtig – welche Resultate und Ergebnisse wollen Sie auf keinen Fall erreichen, bzw. sollen verhindert werden? Wir sprechen hier von «Vermeidungszielen».

Bei allen neuen Zielsetzungen denken Sie auch daran, dass gewisse Dinge nicht verändert werden dürfen und formulieren Sie auch diese «Bewahrungsziele» im Projektplan. Was bereits sehr gut und stabil läuft, sollte ohne Not nicht «verschlimmbessert» werden.

Verwandt:
- Teil 1: Vorbereitungen zur Software-Auswahl
- Teil 2: Auswahlprozess durchführen und Entscheidung treffen
Teil 3: Ausgewählte Business-Software einführen und in Betrieb nehmen


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