Login
Testen
Menu
Login
Testen

Wie wähle ich die passende Business-Software für mein Dienstleistungs-Unternehmen aus? Teil 2: Auswahlprozess durchführen und Entscheidung treffen

Simon Grenacher
Donnerstag, 2. November 2017

Gleich zu Beginn wieder zum Evergreen Akzeptanz: Halten Sie Ihre breit geschaffene Akzeptanz im Unternehmen weiterhin hoch. Unser Blogbeitrag, «Was muss ich tun, damit unsere Business-Software im Unternehmen voll akzeptiert und ‚gelebt’ wird?» gibt Ihnen dazu wertvolle Tipps und Hilfestellungen.

Nun aber zum eigentlichen Auswahlprozess selbst.


Vier wichtige Schritte im Auswahlprozess

Der Auswahlprozess besteht aus diesen vier zentralen Schritten:

  • Erstens müssen die Anforderungen Ihres Unternehmens an die neue Software definiert und formuliert werden,
  • zweitens sollten Sie für das Projekt eine Kosten-/Nutzenrechnung aufstellen,
  • drittens müssen Sie aus der riesigen Auswahl an möglichen Softwarelösungen eine Vorselektion treffen und
  • viertens muss die endgültige Kaufentscheidung gefällt werden.

Damit der Prozess gelingen und ein erfolgversprechendes Ergebnis produzieren kann, brauchen Sie eine Person, welche – mindestens bis zur Kaufentscheidung – das Auswahlprojekt verantwortlich führt. Dieser Projektleiter muss nicht alles selbst tun, vieles davon wird delegiert und in einzelnen Fachbereichen getan werden müssen, aber er muss die Fäden in den Händen halten und den Prozess gemäss den vorher definierten Zielen und Grundsätzen voranbringen.

Schritt 1: Anforderungen formulieren

Schreiben Sie keine 200seitigen Pflichtenhefte. Aber verschaffen Sie sich Klarheit über die benötigten Funktionen und über alle Ihre Geschäftsvorfälle, welche mit der Business-Software künftig unterstützt werden sollen. Aus vielen Softwareprojekten wissen wir, dass dies in der Praxis nicht einfach ist. Entweder man will es zu gut (zu detailliert, zu umfassend und zu perfekt) machen, oder man reduziert sich auf Allgemeinaussagen wie «Effiziente Rechnungsstellung muss möglich sein». Beide Ansätze sind wenig zielführen. Ein guter Softwareanbieter oder – wenn Sie es vollkommen neutral wollen – ein guter Auswahlberater helfen Ihnen hier weiter und stellen sicher, dass Aufwand und Nutzen des Anforderungskatalogs optimal zusammenpassen.

Der ideale Ansatzpunkt für die Aufnahme der Anforderungen sind in jedem Fall die mit der Software künftig abzubildenden Geschäftsprozesse. Sinnvollerweise listen Sie alle Prozesse auf, beschreiben, was in den Prozessen alles zu geschehen hat und welche Ergebnisse diese zu produzieren haben. Aufmerksam beobachtet, erkennen Sie bei dieser Methode zusätzlich, über welche Funktionen die Software verfügen sollte. Kommt weiter hinzu, dass Sie sich ganz konkret mit Ihrem Unternehmen und mit Ihren Anforderungen auseinandersetzen und nicht mit irgendwelchen «Universalanforderungen», die mit Ihrer Firma möglicherweise wenig bis gar nichts zu tun haben.

Last but not least – Ihre Anforderungen müssen schriftlich festhalten werden. Denn, sie müssen später vom ausgewählten Softwareanbieter umgesetzt und von Ihnen selbst überprüft werden können. Ob Sie die Beschreibung aber in einer Excelliste, einem Worddokument oder sonst wie dokumentieren, spielt eine untergeordnete Rolle. Von Anbietern und Beratern können Sie sich dazu Vorlagen beschaffen, die Sie bereits auf den richtigen Weg führen.

Schritt 2: Kosten-/Nutzenrechnung erarbeiten

Die Einführung und der Betrieb einer Business-Software für Dienstleister ist eine Investition. Andererseits bringt Ihnen die Business-Software einen Nutzen. Damit sich die Investition für Ihr Unternehmen lohnt, muss der Nutzen grösser sein als die Investition und die laufenden Kosten zusammen. Das sollten Sie bereits vor der Auswahl einer konkreten Software prüfen und damit Ihre Kaufentscheidung auf eine sichere Basis stellen. Wie Sie hier konkret vorgehen können, lernen Sie beispielsweise aus unserem White Paper «Funktionen und Nutzen einer Projektmanagementsoftware für Dienstleister».

Ihre Nutzenrechnung wird naturgemäss aus in Franken und Rappen berechenbaren, aber auch aus nicht quantifizierbaren Vorteilen bestehen. Kosten- und Zeiteinsparungen lassen sich erfahrungsgemäss einfacher berechnen als Mehrwerte, welche durch eine höhere Effektivität entstehen können. In jedem Fall müssen Sie mit sinnvollen Annahmen arbeiten, welche spezifisch zu Ihrem Unternehmen passen.

Schritt 3: Vorselektion treffen

Sicher wäre es wünschenswert, könnten Sie sich ein absolut vollständiges Bild aller Anbieter und Lösungen in der Praxis machen. Da es jedoch zu viele sind (praktisch sprechen wir von dutzenden bis hunderten von Softwarelösungen), wird dies mit sinnvollem Aufwand nicht zu bewerkstelligen sein.

Reduzieren Sie daher die möglichen Lösungen einer «Longlist» rasch auf eine «Shortlist» mit maximal 3-5 Lösungen, indem Sie sich Zeit nehmen, recherchieren, Testberichte studieren, Fachmagazine konsultieren, Blogs abonnieren und sich bei vergleichbaren Unternehmen oder Spezialisten informieren.

Die Lösungen der «Shortlist» werden anschliessend mit Ihrem Anforderungskatalog verglichen. Bei Präsentationen lassen Sie sich vom Anbieter ihre zentralen Prozesse mit der Software demonstrieren und bekommen so einen Eindruck, wie die Lösung in Ihrem Unternehmen praktisch funktionieren könnte. Schritt für Schritt erarbeiten Sie sich eine Rangliste der passendsten Business-Software Lösungen. Eventuell fällt sogar die eine oder andere Software ganz aus der Liste, sodass diese kürzer und damit die Kaufentscheidung weiter vereinfacht wird.

Schritt 4: Kaufentscheidung fällen

Die Kaufentscheidung besteht immer aus zwei Dimensionen:

Sie entscheiden einerseits aufgrund objektivierbarer Kriterien, meistens mit Hilfe einer Entscheidungsmatrix. Diese Matrix wird einzelne Kriterien oft auch unterschiedlich gewichten, je nach ihrer Wichtigkeit.

Andererseits gehört zu einer guten Kaufentscheidung auch ein gutes Bauchgefühl. Sie und Ihre Mitarbeitenden müssen sich mit der Entscheidung hinsichtlich Software und Anbieter wohl fühlen und sich auf die Einführung der gewählten Business-Software mit dem gewählten Anbieter freuen können.

Objektivierbare Kriterien für die Entscheidungsmatrix von oben sind in der Regel:

  • Passgenauigkeit in Bezug auf die definierten Anforderungen. Hier wird häufig mit Schulnoten oder etwas Vergleichbarem gearbeitet. Die einzelnen Anforderungskriterien werden meist unterschiedlich gewichtet und in «Must-have»- bzw. «Nice-to-have»-Kriterien unterschieden.
  • Erfolgreiche Testphase oder erfolgreiches Vorprojekt mit dem Anbieter.
  • Referenzen und/oder Referenzbesuche.
  • Zufriedenstellende Kosten-/Nutzenrechnung.

Wie weiter?

Nachdem die Kaufentscheidung getroffen wurde, ist das Projekt natürlich noch nicht abgeschlossen. Die meisten Ihrer Projektziele sind mit Sicherheit auch noch nicht erreicht, denn sie hängen vom Einsatz und nicht von der Wahl der passenden Business-Software ab. Jetzt gilt es daher aus einem guten Entscheid auch eine gute, im Einsatz befindliche Lösung zu machen. Hilfreiche Tipps dafür erhalten Sie im dritten Teil unseres Beitrags «Wie wähle ich die passende Business-Software für mein Dienstleistungsunternehmen aus?».


proles ist eine cloudbasierte Schweizer Projektmanagement-Software für Dienstleister

proles ist eine cloudbasierte Schweizer Projektmanagement-Software für Dienstleister. Die Lösung unterstützt Sie bei der Steuerung aller Prozesse in Ihrem Unternehmen und vereinfacht Management- und Administrationsaufgaben.

Testzugang erstellen

Newsletter abonnieren