Wie etabliere ich ein effizientes Projektcontrolling?

Massgeschneidertes Projektcontrolling liefert solide Entscheidungsgrundlagen und unterstützt Kosten- und Termintreue.

Durch konsequentes Projektcontrolling kann die Profitabilität hoch gehalten werden.

Projektofferte und Budgetierung als Grundlage

Die Projektofferte (respektive das Angebot) sowie die Budgetierung bilden die Grundlage für einen durchgängigen Controlling-Prozess. In der Projektofferte wird der Leistungsumfang (Stundenleistungen, Mitarbeiterspesen, Material) definiert. Termine werden festgelegt.

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Soll-Ist-Vergleich

Das laufende Projektcontrolling während der ganzen Projektdauer hat im Dienstleistungssektor einen sehr hohen Stellenwert. Aktuelle Zahlen zum Projekt müssen jederzeit zur Verfügung stehen. Budgetierte Kosten müssen mit effektiven Kosten abgeglichen werden. Ein Soll-Ist-Vergleich der Stunden eines Arbeitspakets muss jederzeit vorliegen.

Profitabilität erfordert Transparenz und Überblick

Aktuelle Zahlen schaffen hohe Transparenz in der Projektarbeit und liefern wichtige Entscheidungsgrundlagen. Projektleiter sowie alle involvierten ProjektmitarbeiterInnen behalten damit den Überblick.

Erforderliche Informationen zum aktuellen Projektstand können mit einer Projektmanagement-Software durch verantwortliche Projektmitarbeiter selbstständig erstellt werden – Mitarbeiter aus der Administration oder der IT werden entlastet.

Potentielle Termin- und/oder Kostenüberschreitungen müssen rechtzeitig erkannt werden. Die hohe Transparenz ermöglicht frühzeitige Reaktionen und Korrekturen.

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Die folgenden Fragestellungen müssen beim Implementieren der Controlling-Prozesse beantwortet werden können:

• Welche Zahlen (Fakten) sind grundsätzlich wichtig um als Unternehmung die bestmögliche Profitabilität zu erreichen?
• Wer muss wann welche Daten haben? Und wozu?
• Wie aktuell müssen entsprechende Informationen sein? (Datenaktualität / Datenqualität)
• Wer ist für was verantwortlich?

Sind die Prozesse etabliert, müssen für alle Projekte jederzeit folgende Fragestellungen beantwortet werden können:

• Welche Arbeiten im Projekt sind abgeschlossen? Wie hoch ist der Erledigungsgrad? (inhaltlich)
• Wie ist das Verhältnis bereits geleisteter Arbeitsstunden zu budgetierten (geplanten) Stunden?
• Wie ist das Verhältnis bereits geleisteter Arbeitsstunden zum Erledigungsgrad?
• Welche Arbeitspakete, Aktivitäten oder Projektschritte müssen noch erledigt werden?
• Wie hoch sind die geschätzten Restaufwände für die Fertigstellung des Projekts?
• Wieviel Zeit bleibt bis zum Projektabschluss?
• Welche Kapazitäten stehen bis zum Projektende zur Verfügung?
• Wer erledigt wann welche Arbeiten in welcher Reihenfolge?

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