Mit der Auswahl der Business-Software alleine sind Sie natürlich noch nicht am Ziel. Auch, wenn das Bauchgefühl momentan stimmt und alle Signale auf Grün stehen. Die Software muss jetzt noch in Ihrer Firma eingeführt und in Betrieb genommen werden. Erst dann kann sie ihre erwünschte Wirkung entfalten.

Wie übrigens schon bei allen vorherigen Schritten im Auswahlprozess, spielt auch die Einführung eine zentrale Rolle zur Sicherstellung einer hohen Akzeptanz. Insbesondere die seriöse Schulung aller Mitarbeitenden sowie eine firmenspezifische Implementierung und Dokumentation, welche den Benutzern von Beginn ein «heimisches» Gefühl in der Software vermitteln, sind absolute Schlüsselfaktoren in Sachen Akzeptanz.

Einführung planen und umsetzen

«Gut geplant, ist halb gewonnen». Das gilt ganz besonders bei anspruchsvollen Projekten, wie einer Softwareeinführung. Planen Sie daher zusammen mit Ihrem neuen Softwarepartner die Einführung der Business-Software sorgfältig. Dabei gilt es folgendes zu beachten:

• Regeln Sie gleich zu Beginn alle vertraglichen Fragen. Dazu gehören die Nutzungsvereinbarungen sowie Vorgehen und Abrechnung von Support-Dienstleistungen. In aller Regel wird Ihnen Ihr Softwarepartner bereits ein umfassendes Vertragswerk vorlegen, welches sich in der Praxis bewährt hat.

• Soll die Software in einem Rutsch und als Ganzes eingeführt werden? Oder ist es vielleicht sinnvoll, die Einführung etappenweise vorzunehmen? Z.B. nach einzelnen Benutzergruppen oder Teams (z.B. zuerst Admin, dann Projektleiter, dann alle anderen Projektmitarbeiter, etc.) oder nach einzelnen Funktionsbereichen (z.B. zuerst CRM, dann Leistungserfassung, etc.)? Je kleiner die einzelnen Einführungshappen sind, desto geringer ist natürlich auch das Einführungsrisiko. Handkehrum kann es auch notwendig sein, dass Ihre neue Lösung vollständig auf einen bestimmten Stichtag in Betrieb genommen wird. Die Einführungsplanung hat dem Rechnung zu tragen.

• Datenübernahme aus einem Vorgängersystem: Sollen aus dem Vorgängersystem, auch wenn dieses «nur» aus Excel und Word bestand, Daten und Informationen in die neue Business-Software übernommen werden? Sicher wird dies für die Stammdaten (wie z.B. Kundenadressen, Leistungsarten, Fibu-Konten, etc.) gelten. Unter Umständen ist es aber auch sinnvoll, Bewegungsdaten (wie z.B. offene Projekte, Leistungen, etc.) in die neue Lösung zu übernehmen. Klären Sie mit Ihrem Softwarepartner bereits im Vorfeld ab, ob die Daten elektronisch und damit weitgehend automatisch eingelesen werden können, oder, ob sie (teilweise) von Hand nacherfasst werden müssen. Unter Umständen entstehen bei der Datenübernahme nicht zu unterschätzende Aufwände, welche Sie entsprechend einkalkulieren sollten.

• Definieren Sie bereits jetzt Ihre konkreten Erwartungen und die erwünschten Ergebnisse der Einführung. Diese Checkliste dient später für die offizielle Abnahme des Systems nach erfolgter Einführung und damit als klare Richtschnur an Ihren Softwarepartner. So gibt es später keine Überraschungen.

• Lassen Sie sich von Ihrem Softwarepartner einen Einführungsplan (zeitlich und aufwandmässig) erstellen. Dabei fliessen alle vorher genannten Entscheidungen und Informationen mit ein. Der Plan dient anschliessend allen Beteiligten als klarer Fahrplan bis zum Start.

• Schulung: Die beste Software, perfekt eingeführt nützt Ihnen wenig, wenn sie von Ihren Mitarbeitenden nicht sachgemäss bedient werden kann. Sparen Sie daher auf keinen Fall bei der Schulung. Und – führen Sie die intensiven Schulungen erst kurz vor der Liveschaltung durch, damit das Gelernte rasch in der Praxis gefestigt werden kann.

• Last but not least – dokumentieren Sie die individuellen Prozesse und Anwendungsregeln der neuen Business-Software in Ihrem Unternehmen. Diese Dokumentation soll beschreiben, wie SIE die Software in Ihrer Firma nutzen und nicht, wie sie allgemein verwendet werden soll. Eine solche Dokumentation ist nicht zuletzt ein wertvolles Hilfsmittel für die spätere Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Zuverlässigen Betrieb sicherstellen und laufend verbessern

Ab dem Tag X wird nun mit der neuen Business-Software in Ihrem Unternehmen gearbeitet. Auch wenn der ganze Auswahl- und Einführungsprozess vorbildlich ablief, eine laufende Optimierung und Verbesserung der Prozesse und der Softwareimplementierung sind sinnvoll und garantieren, dass Sie über lange Zeit den optimalen Nutzen aus Ihrer Business-Software für Dienstleister ziehen können.

Natürlich braucht auch die kontinuierliche Verbesserung nach wie vor Ressourcen und klare Verantwortlichkeiten. Es macht daher Sinn, den Projektleiter – wenigstens für einige Zeit – weiterhin im Amt zu belassen und ihm auch ein Zeitbudget zur Verfügung zu stellen. Er wird sich um einen systematischen Austausch mit den Anwendern aller Stufen und mit einer entsprechenden Rückmeldung an den Software-Anbieter kümmern (müssen). Alles Dinge, die einen reibungslosen Betrieb Ihrer komplexen Softwarelösung sicherstellen.

Lassen Sie sich Ihre Mitarbeitenden ausserdem kontinuierlich weiterbilden. Sei es in der Bedienung der Software, oder in der Verbesserung der Unternehmensprozesse. Nicht selten werden Sie nach einiger Zeit der Softwarenutzung feststellen, dass sich der eine oder andere Geschäftsprozess schlanker oder noch wirkungsvoller unterstützen liesse, als dies ursprünglich gedacht und implementiert wurde. Kommt hinzu, dass sich eine gute Business-Software für Dienstleister auch regelmässig weiterentwickelt und damit Möglichkeiten bietet, die davor nicht zur Verfügung standen. In diesem Sinne ist eine professionelle Softwareeinführung eigentlich nie so richtig abgeschlossen.

Ziele überprüfen und «sich auf die Schultern klopfen»

Spätestens jetzt ist es an der Zeit, dass Sie Ihre Projektziele überprüfen. Haben Sie diese, wie im «Teil 1: Vorbereitungen zur Software-Auswahl» vorgeschlagen mit der SMART-Formel definiert, so sind sie auch klar messbar und lassen sich damit zuverlässig überprüfen.

Alle Ziele in Budget und Zeit erreicht? Ja! Gratulation, Ihr Software Auswahl- und Einführungsprojekt war ein voller Erfolg und Sie können beruhigt davon ausgehen, eine für Ihr Unternehmen äusserst sinnvolle und wertsteigernde Investition getätigt zu haben.

Verwandt:
- Teil 1: Vorbereitungen zur Software-Auswahl
- Teil 2: Auswahlprozess durchführen und Entscheidung treffen

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