Zeiterfassung. Pflicht oder Kür?

Wenn der Unterschied zwischen Pflicht und Kür einfach heisst: Pflicht, ich muss; Kür, ich darf; dann ist es völlig klar. Die Zeiterfassung ist gesetzliche Pflicht.

In meinem Blogbeitrag «Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister» lesen Sie, warum das so ist und was dies konkret für Ihr Dienstleistungsunternehmen bedeutet.

Ein wenig «Philosophie» zum Einstieg

Ich möchte jedoch erstmal «Pflicht versus Kür» ein wenig philosophischer betrachten.

So verstehe ich unter Pflicht: Ich muss etwas tun, sei es von aussen verlangt oder von mir selbst. Es verlangt von mir hohe Disziplin und ist nicht besonders lustvoll. Ich bin weitgehend fremdbestimmt und kann die Ausführung dieser Pflicht nicht selbst gestalten.

Andererseits heisst Kür, dass es Spass macht, dass es lustvoll ist und, dass ich das, was ich mache und wie ich es mache, (weitgehend) selbst bestimmen kann. Ich bin also mein eigener Pilot dabei.

Differenzierter ist uns allen aber klar, dass Kür (also das Spassige und Lustvolle, das Interessante und uns Reizende) nicht selten auf Pflicht aufbaut. Nein, sogar erst dann sich wirklich entfalten kann. Ohne Basis, ohne Grundlagen kann nichts Höheres entstehen. So müssen wir – in vielen Dingen – die Pflicht beherrschen, bevor wir die Kür überhaupt in Angriff nehmen und dann an ihr auch Spass haben können.

Nehmen wir einen typischen Dienstleistungsberuf, den Ingenieur. Wenn der sein Basishandwerk Statik, Materialkunde, Trigonometrie, Geometrie, etc. nicht einigermassen im Griff hat, wird er auch nie ein Kultur- und Kongresszentrum in Luzern oder einen Gotthardbasistunnel konzipieren und planen können. Also, ohne Pflicht, keine Kür.

Auf die, das gebe ich zu, wesentlich profanere Zeiterfassung übertragen heisst dies für mich nun. Auch wenn wir in unseren Dienstleistungsunternehmen gesetzlich verpflichtet sind die Arbeitszeiten zu erfassen, so können wir dies trotzdem als Kür verstehen und entsprechend ausgestalten. Eine Sichtweise, die uns das Leben wesentlich einfacher macht.

Gesetzliche Pflicht

Wie ich schon erwähnte, die Zeiterfassung ist in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben. Das Arbeitsgesetz von 1966 verlangt eine lückenlose Protokollierung der Arbeitszeiten und Arbeitspausen. Daraus muss ersichtlich sein:

• «die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
• die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
• die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;»

Das Motiv dieser Regelung war (und ist es heute noch) primär der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden.

1966, als das Gesetz in Kraft trat, regelte es damit vor allem industrielle Arbeitsplätze. Der Dienstleistungssektor war noch vergleichsweise klein und damit auch die Zahl von Dienstleistungsunternehmen, wie wir sie heute kennen.

Faktisch wurde die eigentlich klare und ziemlich strikte Regelung zur Vollzeiterfassung in Dienstleistungsunternehmen aber kaum umgesetzt. Wenn Zeiterfassung betrieben wurde, dann nur im Sinne einer Leistungserfassung für Kundenprojekte. Dies genügt den gesetzlichen Anforderungen aber nicht. Andererseits wurde das Gesetz aber auch nicht mittels Kontrollen durchgesetzt. Kommt weiter hinzu, dass sich die Arbeitswelt und die moderne Arbeitskultur in typischen Dienstleistungsberufen immer mehr von der gesetzlichen Vorstellung aus dem Jahre 1966 entfernte. Damit hinkt das Gesetz heute der Arbeitsrealität vor allem in Dienstleistungsunternehmen massiv hinter her.

Das hat vor wenigen Jahren auch die Politik realisiert und daher einige Vorstösse in Richtung Flexibilisierung der Zeiterfassung lanciert. Worauf hin die Kreise, die das Zeiterfassungs-Motiv «Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden» nach wie vor als höchst relevant sehen, dagegen Sturm gelaufen sind. Und da stehen wir aktuell.

Das Arbeitsgesetz von 1966 gilt in Sachen Zeiterfassung unverändert strikte. Mittlerweile hört man sogar hie und da auch von Kontrollen in Dienstleistungsunternehmen. Vom Gesetz ausgenommen sind nur Selbständigerwerbende (die dürfen sich legal zu Tode schuften ;-) und sogenannt «höhere leitende Angestellte». Dies sind in aller Regel natürlich die angestellten Unternehmerinnen und Unternehmer in ihren eigenen Unternehmen sowie deren erste Managementebene. Doch, dann ist Schluss.

Mein Vorschlag: Aus der Pflicht eine Kür machen!

Ignorieren Sie als Dienstleistungsunternehmer doch einfach, dass eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht. Machen Sie für sich und Ihr Unternehmen daraus eine nutzenbringende Kür und – ja, Sie hören richtig – eine lustvolle Angelegenheit. In der Zeiterfassung liegen nämlich auch zahlreiche Chancen, die Sie sich für Ihr Unternehmen keinesfalls entgehen lassen sollten. Wenn Sie die Chancen ergreifen und eigenbestimmt gestalten, dann fühlen Sie sich bei der Umsetzung der Pflicht zur Zeiterfassung auch nicht mehr fremdbestimmt.

Dazu habe ich für Sie 3 klare Gründe, die die Zeiterfassung zur lustvollen Kür machen können:

1. Mit einer Vollzeiterfassung vollziehen Sie in Ihrem Unternehmen einen wesentlichen Teil der Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeitenden vorbildlich: Ein Arbeitsvertrag ist simpel gesagt ein Vertrag von «Zeit gegen Geld». Ihre Mitarbeitenden leisten also die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit und bekommen dafür ihr Gehalt. Logisch, dass für sie wichtig ist, dass die Arbeitszeit auch korrekt gemessen wird. Das ist ganz einfach fair und die nötige Grundlage für motivierte und leistungsbereite Mitarbeitende und für ihre Zufriedenheit. Das funktioniert aber nur mit Hilfe einer nachvollziehbaren und sauber protokollierten Zeiterfassung. Klares Argument Nummer 1!
2. Mit einer Vollzeiterfassung machen Sie Ihr Unternehmen erst richtig produktiv – und danach laufend produktiver: Die Arbeitszeit ist der zentrale Produktionsfaktor in jedem Dienstleistungsunternehmen. So verstehen wir unter der Produktivität meist das Verhältnis zwischen der verrechenbaren Arbeitszeit und der total geleisteten Arbeitszeit im Unternehmen in Prozenten. Was bedeutet, dass wir ohne Messung der vollständigen Arbeitszeit (also Vollzeiterfassung) auch keine Aussagen zur Produktivität machen können. Geschweige denn, dass wir sie gezielt verbessern können. Wie heisst es im Management so schön: «Was man nicht messen kann, kann man auch nicht managen». Folgerichtig bedeutet dies aber auch, dass die Vollzeiterfassung für Alle – also auch die Chefs – gelten muss. Nur dann stimmt die Produktivitätskennzahl. Die für mich fast wichtigste Kennzahl in einem Dienstleistungsunternehmen. Also, klares Argument Nr. 2!
3. Die Zeiterfassung ist für die Rechnungsstellung an Ihre Kunden bereits die halbe (eigentlich deutlich mehr als nur die Hälfte) Miete: Ohne Leistungserfassung auf Projekte und Mandate kann Ihr Unternehmen keine Rechnungen an Kunden schreiben. Arbeitet Ihr Unternehmen beispielsweise mit 75% Produktivität, so heisst dies, dass bereits 3/4 der Vollzeit ohnehin schon erfasst wird. Sind es erst 60%, so fehlen auch nur noch 2/5 zur Vollzeit. Liegt Ihre Produktivität noch unter 50%, dann haben Sie – sorry, wenn ich das so klar sagen muss – ohnehin ein massives Problem. Im Regelfall fehlt zur Vollzeiterfassung also weit weniger als die Hälfte der Arbeitszeit, d.h. der Weg zum Ziel ist schon über weite Strecken gegangen. Gehen Sie einfach noch den Rest des Weges und profitieren Sie von den Gründen 1 und 2. Daher, klares Argument Nr. 3!

Was Sie bei der «lustvollen» Pflicht beachten sollten

Ich hoffe, ich konnte Sie davon überzeugen, dass Sie aus der Pflicht zur Zeiterfassung für Ihr Unternehmen eine lustvolle Angelegenheit mit hohem Nutzwert machen können. Was aber gilt es dabei zu beachten?

• Setzen Sie die Schwelle für die Zeiterfassung tief. Aber nicht zu tief! Meiden Sie unbedingt Excel und lesen Sie vorher meinen Beitrag «Wieso Sie auf eine kostenlose Zeiterfassung mit Excel verzichten sollten».
• Sie müssen eine Vollzeiterfassung machen. Also alle Zeiten erfassen, egal, ob projekt- bzw. mandatsrelevant oder nicht und von allen im Unternehmen, egal ob Chef oder Mitarbeitender.
• Setzen Sie von Beginn an auf eine gescheite und moderne Softwarelösung. Die muss benutzerfreundlich sein, schnell und unkompliziert in der Bedienung, mobil einsetzbar und muss mit Ihrem Unternehmen und Ihren künftigen Bedürfnissen mitwachsen können. Dafür gibt es sogar kostenlose Software in der Schweiz, z.B. prolesFree.
• Führen Sie anschliessend Ihr Dienstleistungsunternehmen über Kennzahlen, die Ihnen die Software liefert. Kennzahlen, wie beispielsweise die Produktivität, die Sie in einer guten Software immer auch vom ganzen Unternehmen auf Teilbereiche oder gar einzelne Mitarbeitenden herunterbrechen können.