Die Praxis lehrt uns: Zeiterfassung ist nicht gleich Zeiterfassung. Je nachdem, welche Ziele mit der Zeiterfassung erreicht werden wollen, so sollte dazu auch die richtige Zeiterfassung gewählt werden. Steht die Kontrolle der Arbeitszeiten im Vordergrund, geht es primär um die Buchhaltung von Ferien, Überstunden oder Überzeit, sollen in erster Linie Projekte sicher und wirtschaftlich geführt werden oder dient die Zeiterfassung bloss der Rechnungsstellung an den Kunden am Ende des Monats? Mit diesem Beitrag wollen wir Ihnen helfen, für Ihre Organisation eine sichere Wahl zu treffen.
Dazu unterscheiden wir zwei Typen von Zeiterfassung: Die Präsenzzeiterfassung und die Projektzeiterfassung:
Während sich die Präsenzzeiterfassung klar am Arbeitenden (Arbeitnehmer, Auftragnehmer, Freelancer etc.) orientiert und dessen Arbeitszeit in den Fokus nimmt, kümmert sich die Projektzeiterfassung um die systematische Aufnahme der Arbeitszeiten für ein Projekt bzw. für Teile davon – und damit indirekt auch für den Projektauftraggeber, den Kunden.
Welchen Zweck streben nun die beiden Arten einer Zeiterfassung an?
Der primäre Zweck der Präsenzzeiterfassung ist die Kontrolle der vertraglichen Arbeitspflichten.
Arbeitet nämlich ein Arbeitnehmer bzw. ein Auftragnehmer auch wirklich so lange, wie vertraglich vereinbart wurde, also beispielsweise 42h/Woche oder sogar länger? Wobei es für die Präsenzzeiterfassung grundsätzlich keine Rolle spielt, WAS der Erfasser gearbeitet hat. Damit eine Präsenzzeiterfassung allerdings Sinn macht, sollte sie weitere Anforderungen erfüllen. Sie enthält für jeden Benutzer zusätzlich seine Soll-Arbeitsstunden, die Soll-Ferien und die arbeitsfreien Tage. Gleichzeitig sollten die Arbeitszeiten mit Datum und mit den genauen Uhrzeiten erfasst werden. Zur Abgrenzung von Überstunden und Überzeiten muss ausserdem die gesetzliche Höchstarbeitszeit definiert sein. Sind alle diese Informationen vorhanden, so resultiert faktisch eine Präsenzzeiterfassung mit hohem Nutzen. Sie stellt durch entsprechende Soll-/Ist-Vergleiche sicher, dass die arbeitsrechtlichen und die vertraglichen Vorschriften alle geprüft und verifiziert werden können.
Der primäre Zweck der Projektzeiterfassung liegt in der Kontrolle des vereinbarten Projektauftrags und des Projektbudgets und beantwortet die Frage, ob mit dem Projekt auch etwas «verdient», bzw., ob produktiv gearbeitet wurde.
Damit diese Frage in einer Projektzeiterfassung klar beantwortet werden kann, sollte sie für jedes Projekt ein Zeitbudget enthalten, gegen welches mit einem Soll-/Ist-Vergleich ausgewertet werden kann. Die Zeiterfassung selbst ist also bei der Projektzeiterfassung mehr Mittel zum Zweck und soll vor allem die Grundlagen schaffen, dass daraus die nötigen Erkenntnisse zur Wirtschaftlichkeit abgleitet werden können. So spielt es grundsätzlich für die Projektauswertungen auch keine Rolle, WER welche Projektleistungen erbracht hat.
Zusammengefasst lässt sich also sagen: Die Präsenzzeiterfassung dient der Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Vorschriften, die Projektzeiterfassung hingegen dient der Gewinnung von betriebswirtschaftlichen Erkenntnissen, der Sicherstellung von Wirtschaftlichkeit und der Erfüllung des mit dem Auftraggeber vereinbarten Projektauftrags.
Beides sehr unterschiedliche Fragestellungen, welche allerdings auch miteinander kombiniert werden können. So findet sich in der Praxis meist eine hybride Lösung, welche sowohl (ein wenig) Präsenzzeiterfassung wie auch (ein wenig) Projektzeiterfassung ist.
Nachdem die Zielsetzungen der einzelnen Typen einer Zeiterfassung sehr unterschiedlich sind, lassen sich nur schlecht Vor- und Nachteile benennen. Denn, es kommt ausschliesslich darauf an, welche Ziele mit der Zeiterfassung erreicht werden sollen.
Steht das Projekt (mit dem Projektauftraggeber, sprich dem Kunden) im Vordergrund, soll also primär das Projekt sicher und zuverlässig ins Ziel gebracht werden, dann wird ohne Zweifel eine Projektzeiterfassung benötigt. Je nach Anforderungen sollte diese auch dazu in der Lage sein, das Projekt in weitere Unterdimensionen (Projektphasen, Meilensteine, etc.) zu unterteilen, damit noch detailliertere Analysen über das IST und die Abweichungen zum SOLL gemacht werden können. Auch bei der Projektzeiterfassung wird es immer sinnvoll sein, dass der Erfasser der Zeiten und Leistungen (der Mitarbeiter, Freelancer, etc.) genauer spezifiziert wird, dient die Projektzeiterfassung doch meistens auch gleich als Grundlage für die Rechnungsstellung an den Kunden. Trotzdem, für eine gut funktionierende Projektzeiterfassung braucht es keine Vollzeiterfassung mit Ferien-, Absenzen- und Krankheitstagen.
Steht andererseits der Mitarbeitende mit seiner Arbeitspflicht im Zentrum der Betrachtung, so wird die Lösung Präsenzzeiterfassung heissen müssen. Soll sie zusätzlich auch das Arbeitsgesetz erfüllen, so werden nicht nur die Vertragsarbeitszeit, sondern auch die gesetzliche Arbeitszeit- und Ruhezeitvorschriften abgebildet werden müssen. Nur dann funktioniert sie gesetzeskonform.
Spielen hingegen das Projekt bzw. der Kunde UND der Arbeitnehmer gleichermassen eine bedeutende Rolle, so sollten sie ein Werkzeug wählen, welches beide Dimensionen abdeckt. Viele der gängigen Softwarelösungen für Zeiterfassung adressieren daher beide Themenkreise. Wenn auch oft unterschiedlich tief.
Die Projektzeiterfassung in ihrer reinen Form stellt die Erfüllung einer «einfachen Vertragspflicht» sicher, welche die Vertragsparteien weitgehend autonom gestalten können. Hier herrscht also über weite Strecken Vertragsfreiheit ohne gesetzliche Vorschriften.
Komplett anders verhält es sich hingegen bei der Präsenzzeiterfassung. Das Gros der in der Schweiz tätigen Arbeitnehmenden untersteht nämlich dem Arbeitsgesetz von 1966, welches dazu zwingende Vorschriften aufstellt: So gelten Höchstarbeitszeiten, ein grundsätzliches Verbot von Nachtarbeit und Sonntagsarbeit, klare Pausen- und Ruhezeitvorschriften und eine Reihe weiterer Regeln. Damit alle diese Vorschriften auch kontrolliert werden können, sind die Arbeitgeber von Gesetzes wegen dazu verpflichtet, die Arbeits- und Ruhezeiten entsprechend zu protokollieren und diese Aufzeichnungen für mindestens fünf Jahre aufzubewahren.
In Bezug auf die Zeiterfassung sagt das Gesetz in Artikel 73 Absatz 1 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz, dass die Aufzeichnungen alle Angaben enthalten müssen, woraus ersichtlich wird;
Praktisch heisst dies, dass eine gesetzeskonforme Präsenzzeiterfassung eine Vollzeiterfassung sein muss, dass für alle Arbeitszeiten ihr Anfang und Ende und ihre Pausen ersichtlich sein müssen, dass die gewährten Ruhetage ersichtlich sein müssen (sofern es nicht standardmässig der Sonntag ist) und, dass ein laufender Abgleich mit der gesetzlichen Höchstarbeitszeit zur Ermittlung der Überzeiten gewährleistet sein muss. Die simple Erfassung einer täglichen Arbeitszeit von «Heute hat Meier 8.4 Stunden gearbeitet» reicht also bei weitem nicht mehr aus.
Projektzeiterfassung und Präsenzzeiterfassung stehen also nicht im Widerspruch zueinander, sondern sie ergänzen sich idealerweise optimal.
Wir empfehlen in den meisten Fällen daher folgendes Vorgehen:
proles bietet den oben beschriebenen Wachstumspfad von der Präsenzzeiterfassung mit prolesFree bis hin zur umfassenden Projektzeiterfassung. Beide «Zeiterfassungen» liefern dazu einen umfassenden und professionellen Umfang für alle Arten und Grössen von Teams in Unternehmen, Organisationen, Vereinen, in der Verwaltung oder in Abteilungen grösserer Firmen.
