Wir kennen kaum eine Organisation, wo die Zeiterfassung auf eitle Freude trifft. Meist wird sie als lästige Pflicht angesehen und geniesst damit eine entsprechend tiefe Priorität. Doch das ist nicht gut. Erfüllt die Zeiterfassung doch zwei ganz wesentliche Aufgaben, die absolut zentral sind.
Wenn also die Zeiterfassung derart wichtig ist, spielt es natürlich auch eine grosse Rolle, dass sie laufend aktualisiert wird und damit à jour bleibt. Und genau hier hakt es erfahrungsgemäss bei vielen Organisationen. Die Zeiterfassung wird zwar (zähneknirschend) gemacht, meist aber (viel) zu spät und erst nach mehrmaliger Erinnerung. Das kostet Nerven und nicht selten auch Zeit und Geld.
Diese Frage lässt sich allgemein nicht beantworten und hängt primär von der Organisation und den Prozessen ab. Was für die eine Organisation zu spät ist, kann bei einer anderen gerade richtig sein. Generell lässt sich aber folgendes feststellen.
Das Bonmot «Vorbeugen ist besser als heilen» geniesst gerade bei der Zeiterfassung eine hohe Aktualität. Wenn schon die Zeiterfassung in den meisten Organisationen nicht sonderlich beliebt ist, so sollte wenigstens alles dafür getan werden, dass die Widerstände dagegen so klein wie möglich gehalten werden.
Idealerweise wird die Zeiterfassung sogar dermassen in die Unternehmenskultur verankert, dass sie als absolut selbstverständlich wahrgenommen wird. Wollen Sie sich und Ihre Organisation auch nur ansatzweise in diese Richtung entwickeln, so müssen Sie mit Sicherheit folgende bittere Pille schlucken:
Die Zeiterfassung muss von ALLEN in der Organisation gemacht werden. Die Chefs müssen sie sogar IMMER rechtzeitig abliefern, denn sie sind Vorbild dafür.
Daneben gibt es eine Reihe bewährter Tipps, die Ihnen helfen, die Zeiterfassung in Ihrer Organisation zur Selbstverständlichkeit zu machen und auf diese Weise Verspätungen wirkungsvoll im Keim zu ersticken.
Eine gute und zeitgemässe Software trägt viel zur «Beliebtheit» der Zeiterfassung in Ihrer Organisation bei. Ist es doch logisch, dass heutzutage hochbezahlte Fachleute keine Zeiterfassung mehr mit Papier und Bleistift, mit Karteikarten, mit umständlichen und fehleranfälligen Excel-Tabellen und auch nicht mit schlechter Software machen wollen.
Eine gute und zeitgemässe Software für Zeiterfassung und Projektmanagement sollte daher im Minimum über folgende Eigenschaften verfügen:
Übrigens selbstredend, dass proles die obigen Anforderungen an eine state of the art-Zeiterfassung erfüllt.
Wenn Sie in Ihrer Organisation eine – wie oben beschriebene – Software für Zeiterfassung erfolgreich implementiert haben, dann braucht es klare Regeln und Rahmenbedingungen, innerhalb welcher die Software genutzt werden muss. Und zwar Regeln, die von allen (auch von den Chefs) befolgt werden.
WAS genau muss erfasst werden? WER muss Zeiten erfassen? Bis WANN müssen die Zeiten erfasst sein? Und viele Fragen mehr.
Schreiben Sie diese Regeln nicht einfach nur in ein Mitarbeiterhandbuch oder ein Mitarbeiterreglement, sondern kommunizieren und erklären Sie diese Regeln auch ausführlich und an alle. Schriftliches ist oftmals mehrdeutig und muss mündlich anhand von konkreten Beispielen verdeutlich werden. Im Sinne von «Einmal ist keinmal» werden Sie diese Kommunikation regelmässig wiederholen müssen.
Wir empfehlen weiter, die Zeiterfassung – wenigstens in der Anfangszeit – auch regelmässig zu kontrollieren. Wurde sie gemacht, wurde sie rechtzeitig erledigt und ist sie vollständig und richtig?
Führen Sie die Kontrolle unbedingt vor dem Fälligkeitstermin aus. Also prophylaktisch und vorbeugend. So können Sie säumige Mitarbeitende darauf aufmerksam machen, bevor diese in Verzug geraten. Psychologisch ist dies wesentlich schlauer, als im Gegenteil zu reklamieren, die Zeiterfassung sei (schon wieder) verspätet eingereicht worden.
Kommt es trotzdem zu einer Regelverletzung, was wir nach dem oben Gesagten nicht hoffen, so sollten Sie die damit verbundenen Konsequenzen sofort und ohne Zögern aussprechen. Damit senden Sie in Ihrer Organisation unmissverständlich das Signal aus, dass mit der Zeiterfassung nicht zu spassen ist. Das hat abschreckende Wirkung.
In der mildesten Form kann eine Verspätung bei der Zeiterfassung für einen Mitarbeitenden heissen, dass er diese sofort auch von zu Hause aus (sofern Sie eine Software im Einsatz haben, die dies zulässt) nacherfassen muss; und zwar bis er damit fertig ist. In der härtesten Form und bei ständigen Versäumnissen kann es sogar zu einer Trennung führen. Wenn auch als Ultimo Ratio.
Gelegentlich treffen wir auf Organisationen, die die pünktliche Zeiterfassung mit Belohnungen verbinden. Wer also seine Zeiterfassung regelkonform und bis zum gewünschten Stichtag einreicht, wird zusätzlich mit einem Goodie belohnt.
Davon halten wir nichts. Ist doch die Zeiterfassung nichts anderes als ein notwendiger Bestandteil eines jeden Jobs und damit auch mit dem normalen Gehalt abgegolten. Diese auch noch mit einem Incentive zu versehen, «verwöhnt» Mitarbeitende für etwas, was eigentlich völlig selbstverständlich sein sollte.
Im Gegenteil, wenn Sie unsere obigen Tipps in Sachen «Vorbeugen ist besser als heilen» beherzigen, sollte sich Ihnen diese Frage eigentlich gar nicht mehr stellen.
