Die korrekte und zeitnahe Erfassung der Leistungen und Arbeitszeiten ist in vielen Organisationen ein Dauerbrenner. Egal wie einfach und intuitiv die Erfassung ist, fast immer hat es bei den Mitarbeitenden mindestens einen Querschläger, der die Arbeitszeit- und Leistungserfassung irgendwie nicht auf die Reihe bekommt.
Solange es bloss um die Erfüllung der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung geht, sind die meisten Arbeitgeber noch einigermassen entspannt. Dienen die erfassten Leistungen jedoch als Basis für die monatliche Rechnungsstellung, dann ist schnell Feuer im Dach und Konflikte sind vorprogrammiert.
Was können Sie als Arbeitgeber tun, damit das Thema Arbeitszeiterfassung in Ihrer Organisation nicht zu einem Reizwort wird? Dazu nachfolgend einige Tipps.
Vorbeugen ist besser als Heilen
Damit Ihre Mitarbeitenden die Zeit- und Leistungserfassung zeitnah und korrekt führen können, müssen Sie zuerst die notwendigen Voraussetzungen schaffen. Sie sind also als Arbeitgeber erstmal in einer Bringschuld.
- Machen Sie Ihre Erwartungshaltung an die Regeln der Arbeitszeit- und Leistungserfassung von Beginn an unmissverständlich klar. Also bereits beim Einstellungsgespräch. Unterstreichen Sie die Wichtigkeit für Ihre Firma, die Notwendigkeit für die rechtzeitige und korrekte Rechnungsstellung und erwähnen Sie ruhig auch die gesetzliche Pflicht zur detaillierten Arbeitszeitrapportierung.
- In einem Anstellungsreglement für alle Mitarbeitenden oder in den Arbeitsverträgen sollten Sie unbedingt einen Passus aufnehmen, der die Pflicht zur Zeit- und Leistungserfassung beschreibt, und zusätzlich die Konsequenzen einer Nichtbeachtung aufzeigt. Weisen Sie dort auch bereits darauf hin, dass die Zeit- und Leistungserfassung kontrolliert werden wird.
- Der Einbehalt oder gar eine Streichung von Lohn als Konsequenz ist allerdings nicht legal. Denn, ihre Mitarbeitenden werden nach geltendem Arbeitsrecht nicht für das bezahlt, was sie tun (also ihre Ergebnisse), sondern nur für die Arbeitszeit, die sie Ihnen zur Verfügung stellen. Erfassen sie also ihre Leistungen nicht korrekt, erbringen sonst aber die geforderten Soll-Zeiten, so liegt keine Pflichtverletzung vor, die eine Kürzung des Gehalts rechtfertigen würde.
- Machen Sie die Zeit- und Leistungserfassung für ihre Mitarbeitenden so einfach wie möglich, indem Sie Ihnen eine benutzerfreundliche Software zur Verfügung stellen, die sie mobil und von überall her bedienen können. Im besten Fall haben sie sogar Spass bei der Erfassung ihrer Stunden. Setzen Sie z.B. auf proles, dann sind Sie nachgewiesenermassen auf der sicheren Seite ;-).
- Gehen Sie als Chefin oder Chef mit bestem Beispiel voran und erfassen Sie Ihre Zeiten vorbildlich. Keinesfalls sollten Sie in Ihrer Organisation die Regel einführen, dass die Zeit- und Leistungserfassung für die Chefs nicht gilt. Entweder alle – oder niemand! Nachdem «niemand» schon aus gesetzlichen Gründen keine Option ist, müssen Sie wohl in den sauren Apfel beissen. Wollen Sie zusätzlich ein aussagekräftiges Projektcontrolling für Ihre ganze Organisation etablieren, dann haben Sie ohnehin keine andere Wahl, als mit gutem Beispiel voran zu gehen.
- Last but not least – versprechen Sie keinesfalls Boni oder andere Sonderleistungen an diejenigen, die die Zeit- und Leistungserfassung korrekt erledigen. Boni sind – wenn überhaupt – Entschädigungen für Sonderleistungen. Die korrekte Führung der Zeiterfassung ist aber keinesfalls eine Sonderleistung Ihrer Mitarbeitenden, sondern gehört zu deren Pflichtprogramm. Mit Belohnungen verärgern Sie bloss diejenigen Mitarbeitenden, für die die korrekte und zeitnahe Erfassung eine Selbstverständlichkeit ist. Andererseits machen Sie die anderen von den Boni abhängig, wie von Schokolade. Beides kann nicht gewollt sein.
Ein Mitarbeitender erfasst seine Leistungen nicht (korrekt). Was soll ich tun?
Wir wollen hier grundsätzlich drei Fälle unterscheiden:
- Der Mitarbeitende erfasst seine Zeiten und Leistungen (mehr oder weniger) absichtlich – oder, weil er zu «faul» ist – nicht. Oder bestenfalls nur nach x-facher Ermahnung und meist spät. So spät, dass die von ihm betroffenen Projekte auch erst mit Verspätung abgerechnet werden können.
- Der Mitarbeitende erfasst seine Arbeitszeiten und Leistungen zwar, aber (absichtlich) zu seinen Gunsten falsch. Meist will er damit Arbeitszeiten protokollieren, die er effektiv gar nicht erbracht hat.
- Der Mitarbeitende ist irgendwie «unfähig», seine Arbeitszeiten und Leistungen korrekt oder überhaupt zu erfassen. Dahinter steckt aber keine wirkliche Absicht.
Fall 1: Der Mitarbeiter ist ständig säumig
Nach unserer Erfahrung ist dies in der Praxis der häufigste Fall. Zuerst gilt es ihn vom Fall 3 zu unterscheiden. Es macht nämlich keinen Sinn, einen Mitarbeitenden mit der Zeit- und Leistungserfassung zu «plagen», wenn er eigentlich dazu «unfähig» ist. Konnten Sie aber Fall 3 ausschliessen, dann empfehlen wir folgendes:
- Erinnern Sie an Ihre Erwartungen, an das Mitarbeiterreglement und an den Arbeitsvertrag. Appellieren Sie an die Vernunft eines Erwachsenen und erklären Sie nochmals die Gründe, wieso die Zeit- und Leistungserfassung pünktlich und korrekt gemacht werden muss. Und, das es dafür keine Alternativen gibt.
- Bringen Sie die Empfänger der Leistungserfassungsdaten mit dem säumigen Mitarbeiter zusammen und lassen sie diese die Situation erklären. So z.B. die Leute, die in Ihrer Organisation die Rechnungen aufgrund der Leistungserfassung machen und damit auf rechtzeitige und korrekte Daten angewiesen sind. Damit machen Sie sich die soziale Kontrolle zu Nutzen und der Fehlbare wird von seinen Kollegen – statt vom Chef – angemahnt. Das wirkt oftmals besser und nachhaltiger.
- Stellen Sie dem säumigen Mitarbeiter einen Supervisor zur Seite, der maximal seiner eigenen Stellung in der Organisation entspricht. Dieser soll ihn rechtzeitig und regelmässig an seine Pflicht erinnern. Selbstverständlich müssen beide davon Kenntnis haben und mit dem Vorgehen einverstanden sein.
- Sprechen Sie mit dem säumigen Mitarbeiter (ohne Vor-Urteil) und versuchen Sie zu verstehen, was ihn an seiner Pflicht behindert. Sofern er dies artikulieren kann und will. Eventuell ist die Lösung dann ganz einfach.
- Hilft alles nichts, oder zu wenig, so sollten Sie die Sanktionen ergreifen, die in der Erwartung (und im Mitarbeiterreglement) angedroht wurden. Diese sollten dazu geeignet sein, den Mitarbeiter auf den «rechten Pfad» zu führen und ihn nicht einfach zu «bestrafen». Selbstredend, dass uns hierzu kaum taugliche Massnahmen einfallen. Wir könnten uns höchstens vorstellen, dass Sie den Mitarbeiter dazu «zwingen», jeden Morgen vor Beginn seiner Arbeit zuerst die Leistungserfassung des Vortages zu erledigen. Dabei müsste ihn aber jemand überwachen. Und schon sind wir im Kindergarten und nicht mehr in einer Organisation mit erwachsenen und selbstbestimmenden Menschen.
- Als ultima Ratio haben Sie nur noch die Möglichkeit, wenn alles nichts bringt und Sie sich nur noch ärgern, sich von Ihrem Mitarbeiter zu trennen. Dies sollten Sie in jedem Fall nur nach Abmahnungen und als allerletztes Mittel ins Auge fassen. Macht Ihr Mitarbeiter sonst einen guten Job, so liegt wahrscheinlich sowieso Fall 3 vor.
Fall 2: Der Mitarbeiter verschafft sich einen eigenen Vorteil
Nennen wir diesen Fall doch direkt beim Namen, ihr Mitarbeiter begeht «Betrug» (wenn auch nicht im strafrechtlichen Sinne). Um sich selbst einen Vorteil zu verschaffen, «passt» er die Zeiterfassung zu seinem Vorteil an. Mit dem Ziel, für das gleiche Gehalt weniger arbeiten zu müssen.
Im Sinne der Verhältnismässigkeit spielt es natürlich eine Rolle, um wieviel betrogen wird. Geht es um wenig Zeit, so ist eine Abmahnung angebracht, und auch im Sinne der Gleichbehandlung und der Fairness in der ganzen Organisation absolut vonnöten. Hat der Betrug grössere Dimensionen, so berechtigt er Sie in jedem Fall zu einer Kündigung, in krassen Fällen sogar zu einer fristlosen Entlassung mit sofortiger Einstellung der Lohnzahlung.
In jedem Fall sollten Sie sofort aktiv werden, wenn Sie von einem solchen Fall in Ihrem Unternehmen Kenntnis bekommen. Allein schon wegen der Signalwirkung.
Wir würden uns zusätzlich noch fragen, wieso ein Mitarbeiter mit der Zeiterfassung betrügt. Haben wir uns bei der Anstellung getäuscht und eine Fehlentscheidung getroffen, oder liegt möglicherweise sogar ein «Systemproblem» vor, dem wir auf den Grund gehen sollten.
Fall 3: Der Mitarbeiter ist «unfähig»
In dem seltenen Fall, wo einer Ihrer Mitarbeitenden irgendwie «unfähig» ist, seine Arbeitszeiten rechtzeitig und korrekt zu erfassen, gleichzeitig aber einen guten Job macht, würde ich pragmatisch vorgehen. Es soll ihm jemand anderer dabei helfen und schlimmstenfalls seine Leistungen für ihn einpflegen. Vielleicht hilft es auch schon, wenn er seine Angaben auf Papier aufschreiben kann, die dann jemand anderer in die Zeit- und Leistungserfassung eintippt.
Uns sind solche Leute wirklich schon begegnet. Wir würden sie als «kreative Chaoten» bezeichnen, die zwar fachlich top, aber administrativ eine Katastrophe sind. Auf sie zu verzichten, wäre meist jammerschade.
Wichtig ist bloss, dass solche Fälle in Ihrer Firma keinesfalls zur Regel werden dürfen. Sie müssen die absolute Ausnahme sein und auch als solche klar deklariert und an alle kommuniziert werden.
