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Ratgeber Zeiterfassung

Was ist Zeiterfassung?

Inhalt


Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Zeiterfassungssoftware hilft den Anwendern, die Zeiten zu erfassen, die sie für bestimmte Arbeitsaufgaben aufwenden.

«Zeit ist Geld!». Oftmals wissen Sie aber gar nicht, wie sie die wertvollen Minuten innerhalb eines Arbeitstages verbringen. Könnte ja sein, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden zu viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben und zu wenig Zeit mit den wirklich wichtigen Dingen verbringen.

Eine Zeiterfassungssoftware kann Ihnen helfen, einen tieferen Einblick in ihre tägliche Arbeit zu bekommen und gleichzeitig Ihre wertvolle Zeit nutzbringender zu verwalten und Ihre Produktivität deutlich zu steigern.

Für welche konkreten Aufgaben kann man Zeiterfassung einsetzen?

Sinnvollerweise wird eine sogenannte «Vollzeit-Erfassung» der Arbeitszeit durchgeführt. In diesem Fall werden folgende «Zeitverbraucher» in der Zeiterfassung erfasst:

  • jegliche Arbeitszeiten, egal ob abrechenbar oder nicht
  • Ausbildungs- und Weiterbildungszeiten
  • Ferien und arbeitsfreie Frei-Tage
  • Abwesenheiten wie Militärdienst, Zivilschutz etc.
  • ev. auch die Pausen und Arbeitsunterbrüche während eines Tages

Mit Hilfe der Zeiterfassung beginnen Sie genau zu verstehen, wie Sie Ihren Arbeitstag verbringen, so dass Sie Änderungen an den täglichen Gewohnheiten vornehmen, den Arbeitstag besser organisieren und dadurch mehr Produktivität – und auch Freizeit – gewinnen können.

Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Die Hauptfunktion der Zeiterfassungssoftware besteht darin, Ihre und die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden detailliert zu protokollieren und zu messen.

Weiter kann Ihnen die Software helfen, die An- und Abwesenheiten der Mitarbeitenden zu verfolgen, was ohnehin gesetzlich notwendig ist, die erfassten Zeiten anschliessend nach Zeiteinheiten, nach Kunden und Projekten, nach Mitarbeitenden und vielen anderen Kriterien auszuwerten und daraus Verbesserungsmassnahmen für die Steigerung von Effizienz und Produktivität abzuleiten. Die in der Software vorhandenen Zusatzfunktionen hängen stark von der Art der Zeiterfassungssoftware ab. Die eigentlich Zeiterfassung selbst ist als Kern jedoch immer inbegriffen.

Eine umfassende Software-Lösung für Zeiterfassung, Arbeitszeitabrechnung sowie Projekt- und Mitarbeitercontrolling bietet in der Regel folgende Funktionen:

  • Präsenzzeiterfassung
  • Projektzeiterfassung
  • Erfassungskontrollen (Qualitätskontrolle)
  • Mobile Zeiterfassung
  • Zeiterfassung in Wochen- oder Monatsansicht
  • Serien-Zeiterfassung
  • Arbeitszeitabrechnung
  • Vergleich von Soll-Arbeitszeit und effektiv geleisteten Stunden
  • Zeit- und Feriensaldi, geplante/unverplante Ferien, geplante Kompensation, Krankheit
  • Arbeitszeitstatistiken
  • Grenzauswertungen (Höchstarbeitszeit, Nacht- und Sonntagsarbeit)
  • Mitarbeiterverwaltung
  • Arbeitszeitmodelle (Sollzeiten, Ferienanspruch)
  • Stundendetailnachweise
  • Monatsübersichten
  • Produktivitätsauswertungen
  • Firmen oder Feiertagskalender und Mitarbeiterkalender
  • Kapazitätsübersichten
  • Ferienplanung und Absenzen, Ferienwunschprozesse
  • Kunden- und Projektverwaltung
  • Projektstundenüberwachungen
  • Projekterfolgsauswertungen
  • Tarifsysteme / Stundensätze
  • Projektumsatz- / Projektsollstunden-Budgetierung
  • Budgetüberwachungen
  • Vergleich von Projekt-Vorgabestunden und effektiv geleisteten Stunden
  • etc.

Wer nutzt eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Zeiterfassungssoftware richtet sich vor allem an folgende Berufe und Organisationen:

  • Freelancer, Berater, Agenturen und andere freie Berufe, welche primär auf Stundenbasis arbeiten. Sie nutzen die Zeiterfassungssoftware meist, um ihren Kunden eine detaillierte Rechnung stellen zu können.
  • Angestellte Mitarbeitende gewinnen mit der Zeiterfassung einen Überblick über ihre geleisteten Arbeitsstunden, meist auch über ihr Freizeit- und Ferienguthaben und sind dazu in der Lage, ihre vertraglich zugesicherte Arbeitszeit zu kontrollieren. Dasselbe gilt natürlich auch für die andere Vertragspartei im Arbeitsvertrag, den Arbeitgeber.
  • Organisationen, die staatliche Gelder oder Spendengelder erhalten verfolgen mit der Zeiterfassungssoftware ihre Arbeitszeiten, damit sie jederzeit darüber Rechenschaft ablegen können. Zur gleichen Kategorie zählen wir auch Vereine und Verbände.
  • Unternehmer und Führungskräfte setzen die Zeiterfassungssoftware ein, um über deren Auswertungen das Geschäft zu steuern und zu optimieren.