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Nutzen einer Projektmanagement-Software für Dienstleister

Simon Grenacher
Mittwoch, 30. September 2015

Moderne Projektmanagement-Softwarelösungen müssen die Bedürfnisse und Anforderungen aller Unternehmensbereiche abdecken: Unternehmensführung (inkl. Finance und Controlling), Projektmanagement, Office-Management (inkl. Buchführung und Personaladministration) sowie Marketing und Verkauf.Die Einführung einer entsprechenden Lösung involviert nahezu alle Unternehmensbereiche. Alle können profitieren!

Den ProjektmitarbeiterInnen werden keine eigentlichen inhaltlichen Arbeiten abgenommen – involvierte Parteien werden aber durch eine moderne Projektmanagement-Software bei der täglichen Projektarbeit unter anderem in den folgenden Bereichen unterstützt: Planung, Kalkulation, Koordination, Organisation, Realisierung, Überwachung, Controlling, Zusammenarbeit und Administration.

Nachstehend werden einzelne Funktionen und andere Eigenschaften von Projektmanagement-Softwarelösungen im Detail behandelt und entsprechende Vorteile und Nutzenargumente
aufgeführt.

Verwandt: Voraussetzungen für den Einsatz einer Projektmanagement-Software

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

  • Kundenbeziehungsmanagement (CRM)Die spezifischen Ausprägungen bei der Kundenakquisition (Beziehungsgeschäft, hoher Stellenwert von Referenzen usw.) werden von modernen Projektmanagement-Lösungen unterstützt. Dies führt zur vollen Wirkung von «Mund-zu-Ohr-Propaganda» beziehungsweisezu Empfehlungen.
  • Die ganzheitliche Sicht auf den Kunden bildet die Basis für eine bestmögliche Kommunikation mit dem Kunden (in jeder Projektphase) und fördert die optimale Ausschöpfung von Folgegeschäften.

Verwandt: Projektmanagement-Software mit CRM steigert Verkaufschancen

Projektverwaltung

  • ProjektverwaltungNeue Projekte können Sie aufgrund von Vorlagen ohne grossen Aufwand anlegen. Die Arbeit mit passenden Projekt-Vorlagen definiert einheitliche Strukturen im ganzen Projekt-Portfolio.
  • Kategorisierung und Typisierung von Kunden und Projekten bilden eine wichtige Basis für das Projektreporting. Für die Projektabrechnung können bereits in der Projektverwaltung weitreichende Einstellungen vorgenommen werden.

Projektbudgetierung und Projektofferten

  • Projektbudgetierung und ProjektoffertenBereits in der Budgetierungs- und Offertphase können entsprechende Projekte strukturiert und geplant werden. Dies bildet die Basis für eine seriöse Offerte an den Interessenten und unterstützt die profitable Projektabwicklung.
  • In der Budgetierungsphase können wichtige Informationen zu einem zukünftigen Projekt zusammengetragen werden. Geschätzte Stundenaufwände sind ein wichtiger Kostenfaktor und ein zentrales Element für die Terminplanung in einem Projekt.
  • In dieser wichtigen Projektphase können Sie von bereits abgeschlossenen Projekten profitieren. Für die Ausarbeitung einer Projektofferte stehen Vergangenheitswerte (Erfahrungen) zur Verfügung.

Projektplanung und Mitarbeiterplanung

  • Projektplanung und MitarbeiterplanungMit Funktionen zur Projekt- und Ressourcenplanung werden MitarbeiterInnen effizient geplant, sinnvoll eingesetzt und optimal ausgelastet. Dies führt zu höherer Verrechenbarkeit und erhöhter Mitarbeiterproduktivität.
  • In der entsprechenden Planung werden verfügbare Kapazitäten inklusive Abwesenheiten berücksichtigt. Die Kapazitätsermittlung erfolgt unter anderem aufgrund von wählbaren Arbeitszeitmodellen. Mit entsprechenden Mitarbeiterkalendern haben Sie stets den Überblick über geplante Abwesenheiten (Ferienkalender).
  • Eine kontinuierliche Planung und Überwachung ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Engpässen und sichert die Termineinhaltung gegenüber Ihren Kunden.

Zeiterfassung

  • ZeiterfassungDie vollständige und lückenlose Zeiterfassung gilt als zentrale Funktion und bildet die Basis für die Mitarbeiterführung, transparente Arbeitszeitabrechnungen, die effiziente Leistungsverrechnung, die Projektplanung sowie das Projektcontrolling.
  • Die Zeiterfassung ist häufig eine der meist genutzten Funktionen innerhalb einer Projektmanagement-Software. Aus diesem Grund ist es hier besonders wichtig, dass die Erfassung für alle Mitarbeitenden möglichst rasch und unkompliziert erfolgen kann.
  • Da die Zeiterfassung durch alle involvierten MitarbeiterInnen selbständig erfolgen kann, reduziert sich der Administrationsaufwand.
  • Wiederkehrende Tätigkeiten und längere Abwesenheiten können mittels Serien-Erfassungen einfach eingegeben werden. Dies spart Zeit in der täglichen Administration.

Spesenerfassung

  • SpesenerfassungSpesenbelege können einfach und unkompliziert erfasst werden. Sie haben stets den Überblick über Verpflegungsausgaben oder Reisekosten Ihrer MitarbeiterInnen.
  • Diese Erfassungen bilden die Basis für die vollständige Verrechnung gegenüber Ihren Kunden sowie die Rückerstattung an Ihre MitarbeiterInnen.

Projektreporting

  • ProjektreportingModerne Projektmanagement-Lösungen liefern aktuelle Informationen in intuitiv erfassbarer Form. ProjektmitarbeiterInnen können jederzeit mit aktuellen Informationen versorgt werden.
  • Der Aufwand für die Informationsbeschaffung, -aufbereitung und -verteilung kann erheblich reduziert werden – die automatisierte Aufbereitung von Projektinformationen spart Zeit. Dies führt zu einer Effizienzsteigerung in der gesamten Organisation.

Projektcontrolling

  • ProjektcontrollingSauberes Projektcontrolling verschafft Ihnen jederzeit den Überblick über Zeit und Kosten. Die Projektofferte und das konsequente Projektcontrolling sind zu je rund 50% für die Profitabilität Ihrer Projekte verantwortlich. Beide Bereiche müssen von einer entsprechenden Software optimal unterstützt werden.
  • Daraus resultieren zeit- und budgetkonforme Projekte mit hoher Profitabilität. Das
    Controlling macht Unternehmen sicherer und zuverlässiger – für deren Inhaber und
    ihre Kunden. Projektleiter steuern sicher ihre Projekte und arbeiten somit erfolgreicher
    und zufriedener.
  • Kosten- und Termintreue bilden eine wichtige Basis für optimale Kundenzufriedenheit und sichern eine hohe Wiederkaufs- und Weiterempfehlungsrate.

Verwandt: Wie etabliere ich ein effizientes Projektcontrolling?

Abrechnung

  • AbrechnungDank der konsequenten Erfassung von geleisteten Stunden sowie Spesenauslagen können Kundenrechnungen auf Knopfdruck erstellt werden. Die Rechnungsstellung benötigt weniger Zeitaufwand und kann rasch und lückenlos erfolgen.
  • Wiederkehrende Pauschalen können einfach eingerichtet und ausgeführt werden (ähnlich wie bei einem Dauerauftrag bei der Bank). Dies spart Zeit und stellt zusätzlich eine vollständige und korrekte Abrechnung gegenüber Ihren Kunden sicher.
  • In modernen Projektmanagement-Lösungen können Kundenfakturen und andere Dokumente
    an Ihr Corporate Design angepasst werden.
  • Zusätzlich zu den Kundenfakturen können dank vollständiger Erfassung aller Leistungen auch
    Arbeitszeitabrechnungen und Spesenabrechnungen einfach und mit wenig Aufwand erstellt werden.

Informations- und Dokumentenmanagement

  • Informations- und DokumentenmanagementStrukturierte Informationen sowie zentral organisierte Projektdokumente sind für alle ProjektmitarbeiterInnen schneller zugänglich. Alle Informationen und Unterlagen können rasch und standortunabhängig wiedergefunden werden. Wertvolle Arbeitszeit wird eingespart.
  • Moderne Software-Lösungen unterstützen die Zusammenarbeit – auch in verteilten Teams und unternehmensübergreifenden Kooperationen. Einfache, klare und rasche Kommunikation reduziert eMail-Ping-Pong und fördert die Motivation im Team.
  • Intelligentes Informationsmanagement stellt sicher, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Anspruchsgruppen innerhalb und ausserhalb der Unternehmung geliefert werden. ProjektmitarbeiterInnen werden so bestmöglich mit den für sie wichtigen Informationen konfrontiert.

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