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prolesNews: Budgetüberwachung – neue Auswertung für das Projektcontrolling

Christian Königsdorfer
Dienstag, 3. April 2018

Dank einem Kundenwunsch (prolesIdee) steht neu in proles die Auswertung «Budgetüberwachung» zur Verfügung.

Mit dem Excel-Export werden die IST-Werte aller Leistungsarten (Zeit, Spesen, Artikel, Pauschalen) mit den SOLL-Werten aus dem Projektbudget verglichen.

So kann auf einen Blick der Budget-Erreichungsgrad eines Projektes überwacht werden.


Einleitung

proles bietet viele Möglichkeiten, erfasste Daten (IST) auszuwerten. In vielen Fällen machen aber diese Auswertungen nur Sinn, wenn man sie den Referenzdaten wie zum Beispiel den Plandaten (SOLL) gegenüberstellt.

Für das Projektcontrolling stellen wir nun mit der Budgetüberwachung eine neue Auswertung zur Verfügung, um Leistungserfassungen (IST) den Budgetdaten (SOLL) gegenüberzustellen. Diese Liste eignet sich für alle proles-Kunden, welche den Projektfortschritt an einem Budget (z.B. Offertsumme) oder aufgesplittet in verschiedene Teilbudgets (z.B. Projektphasen oder Aktivitäten) messen wollen.

Das ist vor allem in Projekten mit Kostendach oder für Projekte, welche pauschal abgerechnet werden, wichtig. Natürlich kann die Liste auch für die Nachkalkulationen nach Projektabschluss verwendet werden (Learning). Die Budgetüberwachung vergleicht vor allem Beträge, kann aber über Budgetpositionen auch budgetierte Stunden mit IST-Stunden vergleichen.

Abgrenzung: Soll-Stunden aus der Mitarbeiterzuordnung in den Aktivitäten werden hier nicht berücksichtigt. Diese können über die Liste «Projektüberwachung» ausgewertet werden.

Funktionsberechtigungen / Vorbereitungsarbeiten

  • Funktionsberechtigung: Um die Auswertung Budgetüberwachung nutzen zu können, müssen Sie über die entsprechende Funktionsberechtigung verfügen. Diese können Sie via Schnellsuche «Funktionsberechtigungen» einrichten (die Budgetüberwachung finden Sie in der Anwendung «Controlling») .
  • Listenaufruf: Die Budgetüberwachung können Sie via Schnellsuche «Budgetüberwachung» aufrufen.
  • Anzeige in Favoriten: Falls Sie regelmässig mit der neuen Auswertung arbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen die Funktion in Ihre persönlichen Favoriten aufzunehmen.
  • Einblenden in der Anwendungsstartseite «Controlling»: Um die Funktion auch in der Anwendungsübersicht «Controlling» einzufügen, klicken Sie auf der Anwendungsstartseite auf das Zahnrad oben rechts (Dashboard konfigurieren) und dann auf das Tastatur-Symbol (Widgets hinzufügen), welches gleich daneben erscheint. Im neuen Fenster geben Sie im Suchfeld «Budgetüberwachung» ein, klicken auf das Widget «Budgetüberwachung» und bestätigen die Auswahl. Sie können die Grösse und Position des Widgets nun im Anschluss noch verändern.

Filtermöglichkeiten

proles - Budgetüberwachung - Filtermöglichkeiten

Nach Aufruf der Funktion «Budgetüberwachung» können Sie über die Filterfunktionen die gewünschten Daten einschränken.

  • Kunde: Einschränkung auf einzelne Kunden oder Anzeige aller Kunden bei Auswahl "leer".
  • Ausgeblendete Kunden anzeigen: Zeigt in der Auswahlliste "Kunde" auch Kunden an, welche in der Projektverwaltung als "Ausgeblendet" markiert sind. 
  • Projekt: Einschränkung auf einzelnes Projekt oder Anzeige aller Projekte bei Auswahl "leer".
  • Projektleiter: Einschränkung auf einen einzelnen Projektleiter oder Anzeige aller Projektleiter bei Auswahl "leer".
  • Projektstatus: Einschränkung der angezeigten Daten gemäss Projektstatus "von" und "bis". Zum Beispiel alle Projekte in Arbeit bedeutet Status von "offen" bis "in Arbeit". Wenn Sie auch beendete Projekte auswerten möchten, verwenden Sie "Projektstatus bis" = "beendet".
  • Filter Verrechenbarkeit: Ermöglicht die Anzeige aller Leistungen oder die Einschränkung auf verrechenbare bzw. nicht verrechenbare Leistungen. Bei Projekten mit Verrechnung nach Aufwand eignet sich der Filter "Alle Leistungen". Bei Projekten mit Pauschalverrechnung ist für die Kontrolle der aufgelaufenen Stunden die Einstellung "Nur nicht verrechenbare Leistungen" sinnvoll - für die Kontrolle der eingegebenen Pauschalen (und anderen Leistungen) eignet sich die Auswahl "Nur verrechenbare Leistungen".

Budgetstrukturen

Die Budgetüberwachung zeigt Daten erwartungsgemäss in der Budgetstruktur an, welche an einen Kunden und ein Projekt gebunden ist.

Einfache Budgetstruktur

In der einfachsten Form besteht die Budgetstruktur aus einem Gesamtbudget, also einem Betrag in der Fakturwährung aus dem Feld "Projekt-Budget (Offertsumme)" im Projekt. Im Hintergrund erzeugt proles dafür eine Budget-Gruppe (Gesamtbudget) und eine Budget-Position (Kostendach). Die Bezeichnungen für diese Budget-Gruppe sowie diese Budget-Position können Sie in den Programmtexten definieren (vgl. Schnellsuche «Programmtexte», Gruppe: «Budget»).

Die Struktur für die Budgetüberwachung lautet demzufolge für diesen Fall:
Kunde → Projekt → Gesamtbudget → Kostendach

Erweiterte Budgetstruktur

Auf Wunsch kann die Budgetstruktur auch erweitert genutzt werden:

  • Aufteilung des Budgets auf mehrere Budget-Gruppen und Budget-Positionen: Zum Beispiel kann zwischen Phasen oder Kostenstellen unterschieden werden. Jede Leistungserfassung muss dann der entsprechenden Budget-Position zugewiesen werden.
  • Aufteilung des Budgets auf Pauschalbeträge und Stunden x Tarif (Ansatz): In jeder Budget-Position besteht die Möglichkeit, Beträge in Form von Pauschalen und/oder Stunden x Tarif (Ansatz) zu hinterlegen. Mit der Aufteilung in Stunden können in der Budgetüberwachung auch die IST-Stunden aus den Zeiterfassungen mit den SOLL-Stunden aus der Budget-Position verglichen werden.

Die Struktur für ein erweitertes Beispiel könnte wie folgt aussehen:

proles - Budgetüberwachung - Erweiterte Budgetstruktur - Beispiel

Ausgabe der IST-Daten (Spalten «Ist»)

proles - Budgetüberwachung - Ausgabe der IST-Daten

In der Budgetüberwachung werden alle Leistungsarten gemäss Filtereinstellungen ausgegeben. Bei den Beträgen handelt es sich durchgängig um Verkaufspreise (VP):

  • Stunden: Alle Zeiterfassungen mit Datum, Mitarbeiter, Bezeichnung, Anzahl Stunden und dem Betrag (Stunden mal Tarif).
  • Spesen: Alle Spesenerfassungen mit Datum, Bezeichnung und Betrag.
  • Artikel: Alle Artikelerfassungen mit Datum, Bezeichnung und Betrag.
  • Pauschalen: Alle Pauschalenerfassungen mit Datum, Bezeichnung und Betrag. Angezeigt werden einmalige und bereits fakturierte wiederkehrende Pauschalen.
  • Tagespauschalen (offen): Anzeige aller noch nicht fakturierten Tagespauschalen. In diesen Fällen werden die zu Grunde liegenden Stunden bei der Leistungsart "Stunden" ausgegeben - dort aber mit Betrag = 0, da dieser eben in der Leistungsart "Tagespauschalen (offen)" ausgegeben wird. Zusatzbemerkung: Bereits fakturierte Tagespauschalen werden bei der Leistungsart "Pauschalen" ausgegeben.

Ausgabe der SOLL-Daten (Spalten «Budget»)

proles - Budgetüberwachung - Ausgabe der SOLL-Daten

Die Werte in den Budgetspalten werden jeweils auf allen Stufen der Budgetstruktur (Kunde, Projekt, Budget-Gruppe, Budget-Position) ausgegeben.

  • Stunden: In der Spalte «Std.» werden nur Werte ausgegeben, wenn in der Budget-Position Stunden abgefüllt wurden.
  • Betrag: In der Spalte «Betrag» werden die kumulierten Beträge aus Stunden x Tarif (Ansatz) und Pauschalen ausgegeben. Auf allen Stufen der Budgetstruktur wird der totalisierte Wert ausgegeben.

Kennzahlen (Spalten «Abweichung Budget/Ist»)

proles - Budgetüberwachung - Kennzahlen

Für einen schnellen Überblick über die Abweichungen von IST zu Budget und dem entsprechenden Erreichungsgrad werden die folgenden Werte ausgegeben:

  • Stunden: In der Spalte «Std.» wird die Differenz zwischen Budget-Stunden und Ist-Stunden aus den Zeiterfassungen ausgegeben. Unterschreitungen des Stunden-Budgets werden in schwarzer Farbe ausgegeben, Überschreitungen in roter Farbe und mit negativem Vorzeichen.
  • Betrag: Hier wird die Differenz zwischen Budget-Betrag und Ist-Betrag aus allen Leistungsarten ausgegeben. Unterschreitungen werden in schwarzer Farbe ausgegeben, Überschreitungen in roter Farbe und mit negativem Vorzeichen.
  • Erreichungsgrad in %: In dieser Spalte wird der prozentuale Wert zwischen Budget und IST aus allen Erfassungen berechnet. Bei Zahlen unter 100% ist das Budget noch nicht ausgeschöpft, bei Zahlen über 100% ist das Budget überschritten.

Weitere Unterstützung

Für die Beantwortung von Fragen zur Budgetüberwachung steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.

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