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Die Zeiterfassung ist bei einer Business-Software für Dienstleister absolut zentral

Simon Grenacher
Donnerstag, 27. April 2017

Da Dienstleister naturgemäss die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden verkaufen ist es natürlich glasklar, dass die Zeiterfassung absolut zentral ist, es sogar sein muss. Aus diesem Grund muss sie auch zwingend das Herzstück einer guten Business-Software für Dienstleister bilden.

Soweit, so gut. Welchen Nutzen ziehen nun aber die Mitarbeiter, das Management und auch die Kunden selbst aus dem Einsatz einer für Dienstleister spezialisierten Software-Lösung und wie sollte die Zeiterfassung in der Praxis eingesetzt werden, damit der gewünschte Mehrwert auch wirklich voll ausgeschöpft werden kann?

Der klare Nutzen einer Zeiterfassung für die einzelnen Stakeholder

Kunden

Die Zeiterfassung bildet in aller Regel die Basis für eine korrekte, nachvollziehbare und transparente Rechnungstellung.

Weiter legt die tagesaktuelle Zeitrapportierung den Stand der Budgetausschöpfung offen und zeigt, ob sich das Projekt im geplanten Rahmen bewegt. Budgetüberschreitungen werden damit frühzeitig erkannt. Mittels einer inhaltlich präzisen Leistungserfassung werden Arbeiten, welche nicht zum vereinbarten Lieferumfang gehören rechtzeitig erkannt und können in neue Teilaufträge ausgegliedert werden. Das Kundenprojekt bleibt so auf Kurs, ohne sich zu verirren. Alles Vorteile, die direkt den Kunden der gemanagten Projekte zugutekommen und die Qualität der geleisteten Arbeit hochhalten.

Mitarbeiter

Mit der Zeiterfassung sind alle Mitarbeitenden im Unternehmen konfrontiert. Daher ist es essentiell, dass diese schnell, einfach und unkompliziert von überall her erledigt werden kann. Im besten Fall macht sie sogar Spass.

Die sorgfältige Zeiterfassung verlangt zwar etwas Disziplin, sie hilft den Mitarbeitenden jedoch massgeblich bei ihrem eigenen Zeitmanagement. So legen sie damit offen und nachvollziehbar Rechenschaft über ihre Projektarbeiten ab (egal, ob interne Projekte oder Kundenprojekte), machen aber gleichzeitig ihre Überstunden transparent und erfassen die Grundlagen für das Management ihres Ferien- und Zeitsaldos. Alles Dinge, die den Mitarbeitenden enorm wichtig sind.

Weiter macht die Zeiterfassung die Auslastung der Mitarbeitenden objektiv sichtbar und unterstützt sie in ihrer Argumentation „zu viel Arbeit“ oder auch „zu wenig Arbeit“. Beides sind Zustände, die auf die Dauer in Demotivation oder Überforderung enden können und die sich ein professionelles Dienstleistungsunternehmen nicht erlauben darf.

Natürlich müssen den Mitarbeitenden die Vorteile einer sauberen und lückenlosen Zeiterfassung immer wieder vor Augen geführt werden. Am einfachsten, indem sie selbst erkennen, was mit den neu gewonnenen Zahlen und Informationen erreicht wird. Wie zum Beispiel durch bessere Zukunftsplanung, durch frühere Problemerkennung oder eine flexiblere Reaktionsfähigkeit bei unvorhergesehenen Ereignissen.

(Projekt)Management

«Was man nicht messen kann, kann man nicht managen», Peter F. Drucker.

Den grössten Nutzen aus einer professionellen Zeiterfassung zieht ohne Zweifel das Management selbst. So bildet die vollständige und lückenlose Zeiterfassung die Basis für Mitarbeiterführung, für transparente Arbeitszeitabrechnungen mit Abwesenheits- und Ferienkontrolle, für die korrekte und effiziente Leistungsverrechnung und für die Projektplanung und die sichere Projektsteuerung.

Im Prinzip werden durch die Zeiterfassung nahezu alle Prozesse im Dienstleistungsunternehmen, wenn nicht zentral unterstützt, so doch wenigstens massgeblich tangiert.

Oder einfach ausgedrückt: Ohne Zeiterfassung ist gar keine professionelle Dienstleistungserbringung möglich.

Denn erst die Zeiterfassung garantiert, dass alle Leistungen auch wirklich abgerechnet werden und, dass Mehrleistungen sicher als solche erkannt und nachverkauft werden können. Also abgesehen davon, dass die Zeiterfassung für die eigentliche Leistungserbringung zwingend notwendig ist, so macht sie das Dienstleistungsunternehmen auch erst wirtschaftlich.

Das Effizienzsteigerungspotenzial durch ihren Einsatz ist nämlich riesig. Nicht zuletzt wegen der Dezentralisierung der Zeiterfassung beim Leistungserbringer, dem Mitarbeitenden selbst. Wer schon einmal komplexere Projekte beispielsweise mit individuellen Excel-Tabellen und dergleichen planen, steuern und abrechnen durfte weiss, wovon ich spreche.

Sogar für eine zielgerichtete Weiterentwicklung des ganzen Unternehmens spielt die Zeiterfassung eine tragende Rolle. Denn historische Daten liefern wertvolle Hinweise auf die Planung und Steuerung zukünftiger Projekte und gleichzeitig auf die Ausgestaltung des ganzen Management-Systems und damit der Leistungserbringungsprozesse schlechthin.

Die einzelnen Vorteile einer Zeiterfassung für die oben genannten Stakeholdergruppen dürfen allerdings nicht isoliert betrachtet werden. Sie bedingen sich gegenseitig. Erst im harmonischen Zusammenspiel ergibt sich ein „Gesamtkunstwerk“, welches den Namen „Business-Software für Dienstleister“ auch wirklich verdient. Und erst dann ist der hohen Bedeutung der Arbeitsleistung (und damit der eingesetzten Zeit) als wichtigster Wertschöpfungsfaktor bei Dienstleistern ausreichend Genüge getan und ein sorgfältiger und gewissenhafter Umgang gewährleistet. Es genügen also nicht bloss einzelne Teile davon, sondern die Software muss stets das grosse Ganze im Blickfeld haben.

Wie sollte die Zeiterfassung in der Praxis genutzt werden?

Die Software zur Zeiterfassung allein genügt aber noch nicht. Sie muss auch richtig angewendet werden:

  • Die Zeiterfassung sollte von allen im Unternehmen geführt werden. Also auch von den Chefs und von denjenigen, welche keine oder nur wenige verrechenbare Kundenleistungen erbringen.
  • Die Zeiterfassung muss lückenlos im Sinne einer Vollzeiterfassung geführt werden. Keine Minute darf ausgelassen werden. Dazu müssen in der Software externe und interne Projekte und Aufgaben definiert werden können. Und die Zeiterfassung muss so einfach wie möglich gemacht werden. Wo möglich, sogar (halb)automatisch.
  • Damit die Zeiterfassung lückenlos wird, müssen auch alle Abwesenheiten wie Ferien, Krankheit, Weiterbildungsabwesenheiten etc. protokolliert werden.
  • Die Zeiterfassung hat zeitnah, idealerweise tagesaktuell zu erfolgen. Anderenfalls kann sie nicht als Basis für ein zuverlässiges Projektcontrolling herangezogen werden.
  • Die Zeiterfassung hat – insbesondere bei Kundenarbeiten – aussagekräftig zu sein. Denn, sie sollte 1:1 für die Rechnungsstellung und den dazu gehörigen Leistungsbeschrieb genutzt werden können, ohne dass sie nochmals minutiös überarbeitet werden muss.
  • Die geplante Dienstleistungszeit für Projekte (egal ob Kunden- oder interne Projekte) sollte vor Projektstart als Soll ermittelt und hinterlegt werden. Erst damit können ein aussagekräftiger Soll-Ist-Vergleich angestellt und aktives Lernen durch ständige Verbesserung etabliert werden.

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