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Tarife (Stundensätze) als Basis für die Verrechnung von Zeiterfassungen einrichten

Simon Grenacher
Dienstag, 6. November 2018

Mit den Tarifen werden in proles die Stundensätze für die Verrechnung von Zeiterfassungen nach Aufwand verwaltet (Zeitleistungen). Der Tarif ist der Verkaufspreis pro geleisteter Stunde und kann pro Projekt, für jede Aktivität und für jeden Mitarbeitenden individuell eingerichtet werden. Dies ermöglicht, dass Sie für unterschiedliche Arbeitsgattungen (z.B. Projektleitung oder Projektadministration) verschiedene Stundensätze anwenden können – auch innerhalb eines Projekts.

Selbstverständlich sind auch Tarife in Fremdwährungen möglich (beispielsweise für die Verrechnung eines Freelancers in EUR).

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Tarife eingerichtet werden, wie Sie diese in den Projekten zuordnen können, wie Tarife geändert werden können und wie Sie auf Basis eines Tarifs auch Tagespauschalen einrichten können.

Tarife einrichten und verwalten

Einleitung

proles - Tarife - Übersicht

In der Tarifverwaltung (Schnellsuche «Tarife») können sämtliche Angaben zu den Tarifen hinterlegt werden. Wir unterscheiden zwischen Stundensätzen und Tagespauschalen. Beide Abrechnungsvarianten werden in den Tarifen definiert:

  • Abrechnung mit Stundensätzen: In dieser Variante werden für die Rechnungsstellung die geleisteten Stunden mit dem definierten Stundensatz multipliziert.
  • Abrechnung mit Tagespauschalen: Zeiterfassungen können für die Fakturierung mittels einfachen Einstellungen in Tagespauschalen umgerechnet werden. Jede verrechenbare Zeiterfassung, welcher ein Tarif mit Tagespauschalenangaben zugrunde liegt, wird in eine Tagespauschale umgewandelt. Dies natürlich nur dann, wenn die Stundenzahl der Zeiterfassung das im Tarif eingegebene Minimum für die Tagespauschale erreicht.

Mit den Tarifen verwalten Sie die Stundensätze (oder Tagespauschalenangaben) sowie den zugehörigen Text für die Faktur und den jeweiligen Währungscode.

proles - Tarife - Tarif bearbeiten

Tarifangaben für die Abrechnung mit Stundensätzen

  • Bezeichnung: Die hier eingegebene Bezeichnung dient zur internen Orientierung – diese Bezeichnung wird in den entsprechenden Auswahllisten zur Tarif-Zuordnung ausgegeben. Mit der Bezeichnung kann z.B. die entsprechende Arbeitsgattung ausgedrückt werden (bspw. eben «Projektadministration»).
  • Bezeichnung für Faktur: Diese Bezeichnung kann optional eingegeben werden und kommt in der Rechnungsstellung gegenüber Ihren Kunden zur Anwendung. Je nachdem wie das Fakturlayout definiert ist, wird diese Bezeichnung in der gedruckten Faktur ausgegeben. Falls in Ihrer proles-Umgebung mehrere Sprachen eingerichtet sind, kann diese Bezeichnung auch in anderen Sprachen erfasst werden (beispielsweise für die Rechnungsstellung in englischer Sprache).
  • Stundensatz [Betrag/h)]: Hier können Sie den eigentlichen Stundensatz in Tarifwährung eingeben. Dieser Betrag definiert den Verkaufspreis pro Stunde für Zeitleistungen, welche nach Aufwand verrechnet werden können. Bei nach Aufwand verrechenbaren Zeiterfassungen kann auch ein Tarif mit Betrag 0.00 hinterlegt werden. In diesem Fall erscheint die Zeiterfassung auf der Faktur, aber mit Betrag 0.00. Der Normalfall ist natürlich, dass Leistungen verrechenbar sind und auch einen Tarif haben, falls nach Aufwand abgerechnet wird.
  • Tarifwährung: Hier legen Sie die Währung dieses Tarifs fest. Falls es sich um eine andere Währung handelt als die Leitwährung (gemäss Mandant, für interne Auswertungen) oder die Fakturwährung, werden die Beträge jeweils in die Zielwährung umgerechnet.

Tarifangaben für die Abrechnung mit Tagespauschalen

Für die Abrechnung mit Tagespauschalen müssen sämtliche Angaben zur Tagespauschale definiert werden (vgl. gelbe Markierung im Screenshot oben). Bei der Abrechnung mittels einem Stundensatz bleiben diese Angaben leer.

  • Die Stundenzahl (Ab ... Stunden), ab welcher die Tagespauschale angewendet wird, muss kleiner sein als 24. In der Praxis wird hier vermutlich ein Wert zwischen 7 und 10 Stunden eingesetzt. Wenn Sie also hier beispielsweise 8 Stunden eingeben, werden sämtliche verrechenbaren Zeiterfassungen mit mindestens 8 Stunden in eine Tagespauschale umgewandelt (anlässlich der Fakturierung).
  • Im zweiten Eingabefeld kann der Preis der Tagespauschale eingegeben werden. Dieser Betrag wird fakturiert, wenn eine einzelne Zeiterfassung eines Mitarbeitenden den definierten Stundenwert erreicht. Für die Tagespauschale gilt die gleiche Währung wie sonst für den Tarif (Tarifwährung). Dasselbe gilt für den MwSt-Satz (welcher dem Projekt entnommen wird).
  • Der eingegebene Text im Feld «mit Bezeichnung» erscheint auf der Faktur bei der Verrechnung einer Tagespauschale. In diesem Feld sind die Platzhalter %Vorname% und %Name% zulässig (für die Ausgabe des Mitarbeiternamens auf der Faktur), also z.B. Tagespauschale Consulting (%Vorname% %Name%).

Tarife in der Projektverwaltung zuordnen

Die in der Tarifverwaltung hinterlegten Tarife stehen in der Projektverwaltung (vgl. Schnellsuche «Projektverwaltung») bei der Zuordnung eines Mitarbeitenden zu einer Aktivität als Auswahlliste zur Verfügung. Damit wird ermöglicht, dass für einen Mitarbeitenden unterschiedliche Stundensätze oder Tagespauschalensätze je nach Aktivität zur Anwendung kommen können.

proles - Mitarbeiter zu Aktivität bearbeiten - Tarifauswahl

Wie erwähnt, können die Tarife auf der untersten Stufe der Projekthierarchie definiert werden. Klicken Sie hierfür in der Projektverwaltung im Projektbaum auf einen Mitarbeiternamen – der Dialog «Mitarbeiter zu Aktivität bearbeiten» wird angezeigt (siehe Screenshot oben). Hier können Sie den Tarif festlegen.

In diesem Dialog definierte Tarife können zu jedem beliebigen Zeitpunkt auch wieder geändert werden. Bisher bereits fakturierte Zeiterfassungen sind von einer solchen Änderungen nicht tangiert, d.h. eine Änderung kommt erst bei der nächsten Fakturierung zur Anwendung.

Tarife für einen Mitarbeitenden ändern

Wenn Sie für ein spezifisches Projekt die Tarife ändern möchten, so tun Sie dies am Einfachsten direkt in der Projektverwaltung (vgl. vorangehendes Kapitel «Tarife in der Projektverwaltung zuordnen).

Falls Sie für einen spezifischen Mitarbeitenden die Tarife für mehrere Projekte ändern möchten, so können Sie dies über die Mitarbeiterverwaltung tun.

Wählen Sie hierfür in der Mitarbeiterverwaltung (vgl. Schnellsuche «Mitarbeiter») einen bestimmten Mitarbeitenden aus. Im Dialog «Mitarbeiter bearbeiten» können Sie ganz unten über das Icon «Weitere Optionen» (das mit den drei Punkten 😊) die Auswahl «Tarife» treffen. Anschliessend wird der Dialog «Tarife von…» angezeigt:

proles - Mitarbeiter - Tarife anpassen

In diesem Dialog können Sie mehrere Tarife für einen Mitarbeitenden ändern.

Im unteren Teil des Dialogs werden pro Aktivität die aktuellen Tarife für den ausgewählten Mitarbeitenden angezeigt. Hier können Sie über die Auswahlliste rechts aussen einzelne Tarife selektiv ändern.

Falls Sie mehrere Tarife ersetzen möchten, können Sie dies über «Alle Tarife, die auf … stehen, auf … ändern» tun.

Wählen Sie hier in der ersten Auswahlliste den Tarif, welchen Sie ersetzen möchten und in der zweiten Auswahlliste den neuen Tarif. Optional können Sie in den Auswahllisten oben die Anzeige nach Kunde, Projekt oder Aktivitätenstatus einschränken. Falls Sie hier eine Auswahl treffen, werden auch nur diejenigen Tarife geändert, welche zur Auswahl passen. Ohne eine Auswahl im oberen Dialogteil wird die Tarifänderung für alle Aktivitäten (in allen Projekten, für alle Kunden) durchgeführt. Die Tarifanpassung erfolgt über das Icon «Weitere Optionen» mit der Auswahl «Tarife ändern».

Anwendung der Tarife bei der Rechnungsstellung

Stundensätze

Anlässlich der Fakturierung kommen die definierten Tarife zur Anwendung. Dies natürlich nur für Zeiterfassungen, welche nach Aufwand verrechenbar sind. Zum Zeitpunkt der Fakturierung wird der pro Aktivität und Mitarbeitenden hinterlegte Tarif angewendet. Der entsprechende Stundensatz wird der Tarifverwaltung entnommen.

Tagespauschalen

Ebenfalls anlässlich der Fakturierung werden die Tagespauschalen erstellt. Jede nach Aufwand verrechenbare Zeiterfassung, welcher ein Tarif mit Tagespauschalenangaben zugrunde liegt, wird in eine Tagespauschale umgewandelt. Dies natürlich nur dann, wenn deren Anzahl Stunden das im Tarif eingegebene Minimum erreicht.

Wenn eine erstellte Faktur später wieder gelöscht wird, werden auch die zugehörigen Tagespauschalen wieder gelöscht (diese Fälle sind in der Erfassungskontrolle nachvollziehbar - die Einträge erscheinen wieder im Reiter «Tagespauschalen (offen)»).

Auswertungen nach Tarif

Die hinterlegten Tarife kommen in vielen Auswertungen in proles zur Anwendung. Hier einige Beispiele von Reports, in welchen der Tarif ausgewertet wird.

Stundenübersicht nach Tarif

proles - Stundenübersicht nach Tarif - Listenabruf

Diese Funktion (vgl. Schnellsuche «Stundenübersicht nach Tarif») erzeugt einen verdichteten Arbeitszeitrapport als PDF oder Excel-File für einen oder mehrere Mitarbeiter. Gezeigt werden Stunden und Umsatz pro Tarif.

proles - Stundenübersicht nach Tarif

Erfassungskontrolle

proles - Erfassungskontrolle

Mit der Funktion Erfassungskontrolle (Schnellsuche «Erfassungskontrolle») können alle Leistungsarten eingesehen werden. Für die Ermittlung des Verkaufspreises kommen die Tarife zur Anwendung. Im Reiter «Stunden» wird für die Ermittlung des Verkaufspreises (VP) die geleistete Stundenzahl mit dem Tarif (gemäss Zuordnung in der Projektverwaltung) multipliziert.

Wird eine verrechenbare Zeiterfassung aufgrund der Tarifeinstellungen in eine Tagespauschale umgewandelt, so wird diese Zeiterfassung im Reiter «Stunden» trotzdem angezeigt - der Verkaufspreis (VP) wird jedoch nullgesetzt und die Bezeichnung wird mit «(in Tagespauschale)» ergänzt.

Im Reiter «Tagespauschalen (offen) » werden potentielle Tagespauschalen angezeigt. Hier wird also «simuliert», was später anlässlich der Fakturierung geschieht. So haben Sie auch vor der Fakturierung der Leistungen bereits eine klare Übersicht über die Tagespauschalen.

Nach der Fakturierung werden erstellte Tagespauschalen im Reiter «Pauschalen» angezeigt.

Weitere Informationen zur Erfassungskontrolle finden Sie hier: Kontrollieren und korrigieren - effizientes Arbeiten mit der Erfassungskontrolle.

Projektüberwachung

proles - Projektüberwachung - Listenabruf

Mit der Auswertung «Projektüberwachung» (Schnellsuche «Projektüberwachung») können Stundenleistungen (Zeiterfassungen) ausgewertet werden. Die Leistungen werden in der Projektstruktur ausgewertet.

proles - Projektüberwachung - Excel-Export

Im entsprechenden Excel-Export wird in der «Verdichtung Mitarbeiter» pro Mitarbeiter der «Tarif / Stunde» sowie der «Tarif / Tag» gelistet.

  • Der «Tarif pro Stunde» ergibt sich aus der Mitarbeiterzuordnung zur Aktivität (in der Projektverwaltung). Für die Berechnung der Spalten «Ist - Betrag» und «Soll - Betrag» dient dieser Tarif als Basis («Tarif pro Stunde» multipliziert mit den «Ist-Stunden» resp. den «Soll-Stunden»).
  • Der «Tarif pro Tag» wird gemäss Normalarbeitszeit (Einstellung auf Stufe «Mandant») ermittelt.

Weitere Informationen zur Projektüberwachung finden Sie hier: Projektüberwachung - Excel-Export.

Budgetüberwachung

proles - Budgetüberwachung - Listenabruf

Mit dieser Auswertung (vgl. Schnellsuche «Budgetüberwachung») werden die Ist-Werte aller Leistungsarten (Zeit, Spesen, Artikel, Pauschalen) mit den Soll-Werten aus dem Projektbudget verglichen.

proles - Budgetüberwachung - Excel-Export

Bei den Ist-Werten in dieser Auswertung werden unter anderem auch die Stundenleistungen ausgegeben. Hier kommt der Tarif bei der Ermittlung des Betrages zum Einsatz (Ist-Stunden multipliziert mit dem zugehörigen Tarif gemäss Projektverwaltung).

Weitere Informationen zur Budgetüberwachung finden Sie hier: Budgetüberwachung – neue Auswertung für das Projektcontrolling.

Projekterfolg

proles - Projekterfolg - Listenabruf

Über die Liste «Projekterfolg» (vgl. Schnellsuche «Projekterfolg») können Sie Auswertungen bezüglich Kosten (Einstandspreis/EP) und Umsatz (Verkaufspreis/VP) ziehen. Sie erhalten auf Knopfdruck Informationen, ob Sie mit einem Projekt einen positiven Deckungsbeitrag erzielen und wie hoch dieser ist.

proles - Projekterfolg - Excel-Export

Bei der Ermittlung des Umsatzes werden die verrechenbaren Ist-Stunden mit dem jeweils gültigen Tarif multipliziert.

Falls eine Zeiterfassung gemäss Tarif zu einer Tagespauschale führt, wird dieser Umsatzanteil in einer separaten Spalte ausgewiesen (Summe aller noch nicht fakturierten Tagespauschalen (Tagespauschalensatz gemäss Tarif)). Die Summe bereits fakturierter Tagespauschalen wird bei der Leistungsart «Pauschalen einmalig» ausgegeben.

Weitere Informationen zur Liste Projekterfolg finden Sie hier: Projekterfolg - Auswertung für einen schnellen Vergleich zwischen Kosten und Umsatz.

Noch Fragen?

Falls Sie zu den Tarifen noch Fragen haben, hilft Ihnen das prolesSupport-Team gerne weiter.

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