Um es gleich vorwegzunehmen: (Dienstleistungs)Unternehmen in der Schweiz sind von Gesetzes wegen – und ohne Wenn und Aber – dazu verpflichtet, die geleistete Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren.
Diese Pflicht ist allerdings alles andere als neu. Sie gilt seit dem Inkrafttreten des Arbeitsgesetzes 1966. Nur hat das lange niemanden wirklich interessiert. Die Arbeitsinspektoren haben weggeschaut und die Unternehmen und Arbeitnehmenden haben es einfach ignoriert, geschwiegen oder wussten es nicht besser.
Doch als eine Gruppe von wirtschaftsfreundlichen Parlamentariern zusammen mit den Arbeitgebern die Regeln für die Arbeitszeiterfassung für Kader und Fachkräfte lockern wollten, gingen die Arbeitnehmervertretungen auf die Barrikaden und brachten das Thema zurück ins kollektive Bewusstsein. Damit war auch die Zeit des routinemässigen Gesetzesbruchs vorbei. Mittlerweile wird von den Behörden stichprobenmässig kontrolliert, so dass es sich dringend empfiehlt, die Arbeitszeiterfassung im eigenen Unternehmen allerspätestens jetzt gesetzeskonform umzusetzen.
In diesem Beitrag informieren wir Sie in konzentrierter Form über die relevanten Informationen zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung.
Die primäre gesetzliche Grundlage für die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung finden Sie in Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArbG):
«Der Arbeitgeber hat die Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug dieses Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten.»
Da sich das ArbG primär mit dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden beschäftigt und zu diesem Zweck vor allem die Themen Arbeitszeit, Überzeit, Einsätze an Sonn- und Feiertagen und Nachtarbeit regelt, ist klar, dass der Artikel 46 mit «Angaben zum Vollzug des Gesetzes» eben eine dokumentarische Arbeitszeiterfassung meint.
Weiter kommt klar zum Ausdruck, dass die Pflicht den Arbeitgebern – also den Unternehmen obliegt. Sie dürfen die Ausführung zwar ihren Mitarbeitenden delegieren, bleiben gegenüber den Behörden aber uneingeschränkt in der Verantwortung.
Der Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) wird dann konkreter, indem er in Absatz 1 verlangt:
«Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig sind, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:
Das heisst im Klartext, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Detail protokolliert werden müssen.
Dass also sowohl die täglichen Anfangs- wie die Endzeiten, als auch die Pausen und die freien Tage (als Ruhetage) erfasst werden müssen. «Ich habe heute 8.5 Stunden gearbeitet» alleine, reicht also nicht.
Der gleiche Artikel bestimmt weiter, dass die Unternehmen die Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung für mindestens 5 Jahre aufbewahren müssen.
Die beiden neuen Artikel 73a und 73b der ArGV1 weichen seit dem 1. Januar 2016 die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wie folgt auf:
Da die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Arbeitsgesetz festgeschrieben ist, gilt sie nur für Unternehmen und für Mitarbeitende, welche dem Arbeitsgesetz auch unterstehen.
Gemäss Artikel 3 ArbG sind folgende Personengruppen nicht dem Arbeitsgesetz unterstellt und somit auch nicht verpflichtet, eine Zeiterfassung zu führen:
Praktisch relevant sind vor allem «Arbeitnehmer, die eine höhere leitende Tätigkeit ausüben». Artikel 9 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) liefert zur «höheren leitenden Tätigkeit» eine Definition. In den Unternehmen sind dies regelmässig Geschäftsführer eines ganzen Unternehmens oder grösserer Teilbereiche wie z.B. ein CFO, ein Chief Operation Officer (COO), ein Bereichsleiter etc., mithin das Top Management.
Seit 2016 kann also von der Regel einer flächendeckenden Arbeitszeiterfassung eine Ausnahme gemacht werden (Art. 73a ArbGV1) bei Arbeitnehmenden,
Alle drei Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Zusätzlich muss der Betrieb einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) angeschlossen sein, der dies ausdrücklich zulässt.
Praktisch relevant ist dieser Ausnahmefall bei hochqualifizierten Fachkräften, die meist projektorientiert und stark selbstbestimmt arbeiten. Doch auch bei diesen darf nur auf die Arbeitszeiterfassung verzichtet werden, wenn sie dem selbst schriftlich (meist im Arbeitsvertrag) zustimmen.
Immer mal wieder finden sich in der Praxis Arbeitsverträge, in welchen der Arbeitnehmende als «höherer leitender Angestellter» eingestuft wird. Nicht selten wird damit die Absicht verfolgt, das Arbeitsgesetz auszuschliessen und damit eine Reihe von unliebsamen gesetzlichen Vorschriften nicht einhalten zu müssen. Doch, wieso ist das so?
Das Bundesgesetz über die Arbeit in Industrie, Gewerbe und Handel (Arbeitsgesetz, ArG) ist grundsätzlich nicht auf Arbeitnehmende anwendbar, die eine höhere leitende Tätigkeit ausüben (Artikel 3 lit. d ArG).
Damit untersteht diese Personengruppe nicht den Vorschriften zu Arbeits- und Ruhezeiten. Auf sie sind somit die gesetzlich festgelegten wöchentlichen Höchstarbeitszeiten, Nacht- und Sonntagsarbeitsverbote und Mindestruhezeiten nicht anwendbar. Folglich gelten auch die Vorschriften zur Überzeit für sie nicht und sie sind auch nicht zur lückenlosen Erfassung ihrer Arbeitszeiten verpflichtet. Der Grund liegt darin, dass höhere leitende Angestellte für ihre Arbeitgeber weitgehend frei verfügbar sein sollen und somit wegen ihrer besonderen Stellung im Betrieb nicht des öffentlich-rechtlichen Schutzes des Arbeitsgesetzes bedürfen.
Allerdings längst nicht jeder Arbeitnehmende, welcher in seinem Vertrag als höherer leitender Angestellter tituliert wird, ist auch ein solcher.
Was unter einer höheren leitenden Tätigkeit zu verstehen ist, definiert Artikel 9 der Verordnung Nr. 1 zum Arbeitsgesetz.
Demnach gilt, dass eine höhere leitende Tätigkeit ausübt, «wer auf Grund seiner Stellung und Verantwortung sowie in Abhängigkeit von der Grösse des Betriebes über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt oder Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflussen und dadurch auf die Struktur, den Geschäftsgang und die Entwicklung eines Betriebes oder Betriebsteils einen nachhaltigen Einfluss nehmen kann.»
Mit dieser gesetzlichen Definition ist gleichzeitig viel und trotzdem wenig Konkretes gesagt. Die Abgrenzung zum normalen leitenden Angestellten ist im Einzelfall selbst für den juristischen Profi schwierig, was sich in den einschlägigen Praxis des Bundesgerichts regelmässig zeigt. Zudem handelt es sich bei Artikel 3 lit. d Arbeitsgesetz um eine Ausnahmebestimmung. Im Zweifel ist daher eher nicht von einer «höheren leitenden Tätigkeit» auszugehen.
Die Beurteilung, ob ein höherer leitender Angestellter vorliegt, muss im Einzelfall anhand sämtlicher massgebender Umstände des Arbeitsverhältnisses vorgenommen werden. Die Funktionsbezeichnung im Vertrag, auf der Visitenkarte oder im Organigramm, die hierarchische Stellung im Unternehmen oder eine bestimmte Ausbildung sind für sich allein unerheblich. Das Gesetz stellt ausdrücklich auf die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit und die Berechtigungen des Arbeitnehmenden ab. Entscheidend ist demnach, ob der Arbeitnehmende, die ihm auf Grund seiner Stellung im Unternehmen eingeräumte Entscheidungsbefugnis tatsächlich ausübt oder nicht.
Der gesetzliche Begriff «weitreichende Entscheidungsbefugnis» beinhaltet, dass der fragliche Arbeitnehmende selbständig Entscheide in wesentlichen Belangen des Unternehmens treffen kann und darf. Diese Entscheide müssen geeignet sein, den Gang oder die Struktur des Unternehmens mindestens in einem hauptsächlichen Teil nachhaltig zu bestimmen. In Frage kommen etwa Entscheide über die Einstellung oder den Einsatz des Personals, die Einteilung der Arbeitszeiten im Unternehmen oder für eine grössere Zahl Mitarbeiter, die Lohnpolitik, Grundsatzfragen der Geschäftspolitik und der Strategie des Unternehmens.
Selbstredend, dass dies für «einfache» Teamleiter, für Projektleiter oder auch für Leiter von Funktionsbereichen ohne Personalverantwortung in aller Regel nicht der Fall sein wird.
Weitere Kriterien zur Bestimmung des Arbeitnehmenden als Angestellten mit höherer leitender Tätigkeit können zudem sein:
Keines der oben genannten Kriterien für sich allein bestimmt allerdings in der Regel die Qualifikation zum Angestellten mit höherer leitender Tätigkeit.
Auch die Grösse des Unternehmens kann eine Rolle spielen. Das Bundesgericht kam in einem Entscheid zum Schluss, dass in sehr kleinen Unternehmen, bei dem alle Angestellten im Wesentlichen dieselben – meist wehr weitreichenden – Arbeiten verrichten, keinem der Angestellten allein deswegen der Status eines höheren leitenden Angestellten zukommt. Es braucht hierfür immer eine entsprechende Struktur und Hierarchie.
In aller Regel gelten Geschäftsführer, Bereichsleiter und Leiter anderer Unternehmenseinheiten mit massgeblichen Einfluss auf den Geschäftsgang als Angestellte mit höher leitender Tätigkeit. Die oben genannten Kriterien zur Abgrenzung sind aber auch in diesen Fällen relevant.
Höhere leitende Angestellte sind hinsichtlich der Bestimmungen des Arbeitsgesetzes nur den Bestimmungen zum Gesundheitsschutz unterworfen. Damit gilt, dass ihre Gesundheit im Allgemeinen (Art. 6 Arbeitsgesetz) und diejenige von Arbeitnehmerinnen bei Mutterschaft im Besonderen (Art. 35 f. Arbeitsgesetz) zu schützen ist.
Somit beurteilt sich die zulässige Höchstarbeitszeit für höhere leitende Angestellte allein nach der Frage, ob eine Gesundheitsgefährdung oder eine Überbeanspruchung des fraglichen Arbeitnehmenden vorliegt. Von der Pflicht zur lückenlosen Erfassung ihrer Arbeitszeiten sind sie aber in jedem Fall gesetzlich entbunden.
Wegen der Nichtanwendbarkeit der Höchstarbeitszeiten, und damit die fehlende Überzeitentschädigung gemäss Arbeitsgesetz, ist in der Praxis die Abgrenzung vom höheren leitenden zu den übrigen (leitenden) Angestellten gemäss Obligationenrecht von hoher praktischer Relevanz. Gerade in diesem Zusammenhang werden Mitarbeitende daher oft unzulässiger Weise von ihren Unternehmen als höhere leitende Angestellte bezeichnet.
Die Abgrenzung des höheren leitenden Angestellten bleibt trotz der oben erwähnten Kriterien oftmals schwierig. Im Zweifel entscheidet grundsätzlich die kantonale Arbeitsbehörde über die Anwendbarkeit des Arbeitsgesetzes auf ein Arbeitsverhältnis (Art. 41 Abs. 3 Arbeitsgesetz).
Fällt ein Arbeitsverhältnis nicht unter das Arbeitsgesetz, empfiehlt es sich, die bestehenden Möglichkeiten auszuschöpfen und die arbeitsvertraglichen Regelungen entsprechend den bestehenden grösseren Freiheiten auszugestalten. Es besteht namentlich die Möglichkeit, die Überstunden- und Überzeitentschädigung auszuschliessen. Solche Regelungen sollten dann im Vertrag sorgfältig formuliert werden.
Grundsätzlich sieht das Arbeitsgesetz in Artikel 46 in Verbindung mit Artikel 73 vor, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden detailliert protokolliert werden müssen. Dazu gehören neben der täglich geleisteten Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeit die Ruhetage sowie die Lage und die Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr. Praktisch führt dies dazu, dass eine detaillierte Arbeitszeiterfassung auf Tagesebene mit Beginn und Ende der Arbeit und aller Pausen und mit der Erfassung aller Frei- und Ruhetage erfolgen muss.
Statt einer detaillierten Arbeitszeiterfassung kann eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung gemacht werden, wo nur noch die gesamthaft täglich geleistete Arbeitszeit ohne Details wie Pausen etc. aufgeschrieben werden muss. Dies unter folgenden Voraussetzungen, die alle erfüllt sein müssen:
Für die vereinfachte Arbeitszeiterfassung gemäss Artikel 73b ArGV1 braucht es eine kollektive Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. D.h. die Vereinbarung muss mit der Gesamtheit der Mitarbeitenden in einem Betrieb geschlossen werden. Zwei Varianten sind vorgesehen, wobei Varianten 2 nur zum Zug kommt, wenn Variante 1 nicht zutrifft:
Wollen Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden (damit sind übrigens nicht Stellenprozente, sondern Angestellte nach Köpfen gemeint) eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung in ihrem Betrieb einführen, dann braucht es keine kollektive Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und der Gesamtheit der Arbeitnehmer.
Bei weniger als 50 Mitarbeitenden darf die vereinfachte Zeiterfassung auch individuell mit einzelnen Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsvertrag vereinbart werden. Diese Vereinbarung muss schriftlich sein, was bei einem Arbeitsvertrag ohnehin meist der Fall ist.
Als minimales Sicherungsinstrument verlangt das Gesetz in Artikel 73b Absatz 3 ArGV1 zusätzlich, dass in einem Jahresgespräch über die Arbeitsbelastung gesprochen und das Gespräch dokumentiert werden muss.
Achtung: Es gilt aber auch hier nach wie vor der Grundsatz, dass nur mit Mitarbeitenden eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung vereinbart werden darf, welche ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selber festsetzen können. Das wird in der Regel für «einfaches» Büropersonal, welches sich an fixe Bürozeiten halten muss, nicht der Fall sein. Mit diesen Mitarbeitenden darf somit auch keine vereinfachte Zeiterfassung vereinbart werden!
Gemäss Artikel 73b Absatz 4 ArGV1 dürfen Mitarbeitende in Unternehmen, welche eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung eingeführt haben, trotzdem ihre Arbeitszeit detailliert dokumentieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Firma mit weniger oder mit mehr als 50 Mitarbeitenden handelt.
Als Arbeitgeber müssen Sie diesen Mitarbeitenden ein dafür geeignetes Instrument zur Verfügung stellen. Dazu reicht wohl auch eine entsprechend vorbereitete Excel-Tabelle.... oder proles:
Die Arbeitszeiterfassung verfolgt gesetzgeberische Zielsetzungen:
Die lückenlose Arbeitszeiterfassung ist allerdings auch für die effektive und profitable Führung Ihres Unternehmens eine unverzichtbare Grundlage:
Lassen Sie uns einige praktische Hinweise und Tipps zur Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen anmerken:
Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV1) verlangt konkret die Festschreibung folgender Informationen in der Zeiterfassung:
Das heisst im Klartext, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Detail protokolliert werden müssen. Das gilt für die täglichen Anfangs- wie die Endzeiten, als auch für die Pausen und die freien Tage (als Ruhetage). «Ich habe heute 8.5 Stunden gearbeitet» alleine, reicht also nicht.
Das Gesetz schreibt also bloss vor, dass eine Zeiterfassung gemacht werden muss (Artikel 46 Arbeitsgesetz) und, welche Informationen dabei protokolliert sein müssen (Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz).
Die Form und die Hilfsmittel, die dafür verwendet werden, sind aber nicht vorgeschrieben. Einzig die Aufbewahrungszeit der Zeitprotokolle von 5 Jahren ist in Artikel 73 ArGV1 geregelt.
Praktisch heisst dies, dass die Zeiterfassung auch ganz einfach auf Papier gemacht werden darf. Es müssen also weder eine Software noch sonst ein spezielles Zeiterfassungssystem mit Stempeluhr oder dergleichen verwendet werden. Es genügt sogar, wenn die Arbeits- und Ruhezeiten nicht separat protokolliert werden, sondern aus anderen Unterlagen (z.B. Einsatzplänen, Leistungserfassungen, etc.) zweifelsfrei hervor gehen.
Aus Gründen der Effizienz, und, um die Zeiterfassung gleichzeitig auch als Führungsinstrument nutzen zu können, wird gleichwohl der Einsatz einer spezifischen Software immer sinnvoll sein.
Die Teilzeitarbeit ist ein Arbeitsverhältnis, das gekennzeichnet ist durch eine Arbeitszeit, die gegenüber der betriebsüblichen vollen Arbeitszeit reduziert ist.
Arbeitet z.B. ein Mitarbeitender in einem Betrieb mit 40 Arbeitsstunden pro Woche nur 20 Stunden, so arbeitet er in einem 50%-Pensum, arbeitet er 32 Stunden, so arbeitet er in einem 80%-Pensum etc.
Teilzeitarbeit ist stark verbreitet und nimmt laufend zu. Umso mehr stellt sich die äusserst praxisrelevante Frage, wie die Arbeitszeiten bei Teilzeitarbeit erfasst werden müssen.
Für die Zeiterfassung im Teilzeitarbeitsverhältnis hat die Praxis die Wertmethode und die Zeitmethode entwickelt. Beide werden in den Unternehmen praktisch genutzt.
Wertmethode: Bei der Wertmethode wird der Mitarbeitende in Teilzeit wie ein Mitarbeitender in Vollzeit behandelt. Zu diesem Zweck wird seine wöchentliche Sollarbeitszeit auf eine 5-Tage-Woche verteilt, auch wenn der Mitarbeitende beispielsweise bei einem 50% Pensum Montag und Dienstag ganztags und am Mittwoch nur am Vormittag arbeitet und nicht regelmässig jeden Tag halbtags. Die Sollarbeitszeit beträgt somit täglich bei einer 40 Stunden-Woche rechnerisch 4 Stunden. Auch am Montag und Dienstag, wo normalerweise 8 Stunden und nicht bloss 4 gearbeitet werden. Die Zeiterfassung orientiert sich anschliessend an diesen «fiktiven» Sollzeiten.
Zeitmethode: Nach der Zeitmethode legt die Firma mit dem Teilzeitmitarbeitenden konkrete Tage als feste Arbeitstage (im obigen Beispiel Montag und Dienstag ganztags plus Mittwochvormittag) fest, an welchen die Arbeitszeit im vereinbarten Umfang geleistet werden muss. Die Ist-Zeiterfassung orientiert sich anschliessend an diesen fest vereinbarten Arbeitstagen.
Im Ergebnis führen allerdings beide Methoden zu unterschiedlichen Resultaten, wie ein einfaches Beispiel zeigt: Fällt der nationale Feiertag 1. August auf einen Wochentag, so darf der Mitarbeitende in einem 50% Pensum mit der Wertmethode 4 Stunden von seiner Sollzeit abziehen, der Mitarbeitende mit der Zeitmethode darf 8 Stunden von seiner Sollzeit abziehen, wenn der Tag auf einen seiner festen Arbeitstage fällt und 0 Stunden, wenn dies nicht der Fall ist.
Das Bundesverwaltungsgericht hat entschieden, dass beide Methoden erlaubt sind und in der Praxis angewendet werden dürfen. Das Unternehmen sollte sich aber für eine der beiden Methoden entscheiden und sie im Sinne der Gleichbehandlung für das gesamte Personal anwenden.
Wie müssen nun die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten bei Teilzeitarbeit in der Zeiterfassung erfasst werden?
Bei der Wertmethode: Die an einem Arbeitstag gearbeitet Ist-Arbeitszeit wird mit dem Arbeitspensum multipliziert und dessen Ergebnis wird verbucht. Arbeitet also ein Mitarbeitender beispielsweise mit einem 50% Pensum an einen Tag 8 Stunden, so verbucht er bloss 4 Stunden an diesem Tag (8 Stunden x 50%). Gleichzeit darf der Mitarbeitende an arbeitsfreien Wochentagen zusätzlich seinen Anteil an Sollstunden als effektive Arbeitszeit verbuchen (bei einem 50% Pensum im vorliegenden Beispiel also 4 Stunden).
Die Anwendung der Wertmethode führt dazu, dass bei vertragsgemässer Arbeit die Ist- und Soll-Stunden immer taggenau übereinstimmen.
Bei der Zeitmethode: Die Verbuchung der Ist-Arbeitszeit bei der Zeitmethode erfolgt real. Der Mitarbeitende bucht an jedem Arbeitstag die Zeit, welche er effektiv gearbeitet hat. Bei einem 50% Pensum mit Arbeitstagen Montag, Dienstag und Mittwochvormittag werden die Arbeitszeiten an diesen Tagen voll gebucht und an den verbleibenden 2 ½ Arbeitstagen wird nichts gebucht.
Die Zeitmethode führt dazu, dass bei vertragsgemässer Arbeit die Ist- und Soll-Stunden während der Arbeitswoche nicht übereinstimmen, sondern erst am Ende der Woche.
Vorausgeschickt werden muss, dass Teilzeitmitarbeitende den gleichen Mindestferienanspruch haben wie Vollzeitmitarbeitende, in der Regel 4 Wochen (Artikel 329a Obligationenrecht). Allerdings werden die 4 Wochen anteilsmässig mit dem Arbeitspensum multipliziert und damit reduziert. Bei einem 50% Pensum beträgt der Ferienanspruch stundenmässig also nur noch 80 statt 160 Stunden. Allerdings auch wieder verteilt auf 20 Arbeitstage, da ja an jedem Arbeitstag nur 50% gearbeitet wird.
Wie werden nun Ferien bei Teilzeit erfasst?
Bei der Wertmethode: Nimmt der Mitarbeitende einen Ferientag, so bucht er in der Zeiterfassung diesen Tag multipliziert mit seinem Arbeitspensum. Bei einem 50% Pensum und einem 8 Stunden Arbeitstag bucht er somit 4 Stunden Ferien.
Bei der Zeitmethode: Beansprucht der Mitarbeitende einen Ferientag an einem seiner fixen Arbeitstage, so bucht er in der Zeiterfassung den vollen Tag (also 8 Stunden bei einer 40 Stundenwoche) als Ferien. Nimmt er den Ferientag an einem seiner freien Tage, so darf er logischerweise keinen Ferienbezug mehr buchen. Nimmt er den Ferientag an einem Tag, an welchem er sonst halbtags, also 4 Stunden arbeiten würde, so bucht er auch nur diese 4 Stunden als Ferienbezug. Der andere Halbtag gilt dann nicht als Ferien, da er an diesen ohnehin nicht gearbeitet hätte.
Bei der Erfassung eines Feiertags gilt analog das oben für die Ferien gesagte. Ein Mitarbeitender unter der Wertmethode wird in jedem Fall seinen prozentualen Anteil an dem Feiertag als «gearbeitet» verbuchen dürfen (bei 50% somit 4 Stunden). Ein Mitarbeitender unter der Zeitmethode verbucht den vollen Tag (also 8 Stunden), wenn er an diesem Tag hätte arbeiten müssen und null Stunden, wenn er an diesem Tag nicht hätte arbeiten müssen, also frei gehabe hätte.
Die Erfassung und Verbuchung von Krankheits- oder auch Unfalltagen erfolgt nach dem gleichen System wie bei den Arbeitszeiten.
Bei der Wertmethode: Bei der Wertmethode bucht der Mitarbeitende einen Krankheitstag als «normalen» Arbeitstag multipliziert mit seinem Arbeitspensum. Bei einem 50% Pensum und einer 40 Stundenwoche somit 4 Stunden (8 Stunden x 50%). Und zwar ungeachtet davon, ob er an diesem Wochentag tatsächlich gearbeitet hätte oder nicht. Somit muss sich der Mitarbeitende auch an einem sonst freien Tag krankmelden und dafür – wenn notwendig – ein Arztzeugnis vorlegen.
Bei der Zeitmethode: Bei der Zeitmethode darf der Mitarbeitende seinen Krankheitstag nur dann als Arbeitszeit buchen, wenn er an diesem Wochentag gemäss Vereinbarung mit der Firma tatsächlich gearbeitet hätte. Dafür dann zu 100% und nicht bloss im Umfang des eigenen Arbeitspensums. Liegt dafür der Krankheitstag auf einem Wochentag, an welchem der Mitarbeitende vereinbarungsgemäss nicht arbeitet, so darf er seinen Krankheitstag auch nicht auf Arbeitszeit buchen. Er ist dann quasi in seiner Freizeit krank. Allerdings muss er für diesen Tag auch kein Arztzeugnis beibringen.
Achtung: Nochmals zu Erinnerung: Sie haben als Unternehmen die Wahl, ob die Wertmethode oder die Zeitmethode zum Einsatz kommen sollen. Beide Methoden sind von den Gerichten als legal eingestuft worden. Allerdings müssen Sie in Ihrem Unternehmen alle Mitarbeitenden nach der gleichen Methode behandeln und Ihre Software für die Zeiterfassung entsprechend einrichten.
Die Erfassung der Arbeitszeit im Homeoffice geschieht grundsätzlich genauso wie im Betrieb. Meist wird sie ohnehin durch die Arbeitnehmenden selbst vorgenommen.
Befindet sich am Standort der Firma eine physische «Stempeluhr», in welche alle Arbeitnehmenden ein- und auschecken, so muss der Arbeitgeber für das Homeoffice eine technische Alternativlösung – meist in Form einer cloud-basierten Software für Zeiterfassung zur Verfügung stellen.
Da der Arbeitnehmende im Homeoffice nicht physisch und direkt sichtbar unter der Kontrolle des Arbeitgebers arbeitet, ist zu empfehlen, die Bestätigung von Überstunden und Überzeit regelmässig und in einem standardisierten Prozess vorzunehmen. Auch dazu kann die Software für Zeiterfassung eingesetzt werden.
Die Industrie- und Gewerbeaufsichten der Kantone (im Auftrag des Bundes und des SECO) kontrollieren aufgrund von Anzeigen und auch aus eigenem Antrieb stichprobenmässig die Einhaltung der Vorschriften über die Arbeitszeiterfassung. Meist zusammen mit der Kontrolle anderer Arbeitsschutzmassnahmen.
Den kontrollierenden Behörden ist der Zutritt zu den Betrieben zu gewähren und sie dürfen Mitarbeitende auch ohne Anwesenheit von Drittpersonen befragen. Firmen, welche ihrer Pflicht zur Zeiterfassung nicht nachkommen, werden gemahnt. Kommen sie ihrer Pflicht weiterhin nicht nach, so können sie gebüsst werden. In krassen Fällen, wo die Gesundheit der Mitarbeitenden ernsthaft gefährdet wird, können die Behörden als ultimo Ratio sogar den ganzen Betrieb schliessen.
Die Arbeitszeiten müssen von Gesetzes wegen lückenlos erfasst und protokolliert werden (Artikel 46 Arbeitsgesetz). Namentlich müssen Dauer, Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie der Pausen von einer halben Stunde und mehr aus der Zeiterfassung klar ersichtlich sein (Artikel 73 Verordnung 1 des Arbeitsgesetzes ArGV 1).
Diese Pflicht obliegt den Arbeitgebern – also den Unternehmen. Sie dürfen die Ausführung zwar an ihre Mitarbeitenden delegieren, bleiben gegenüber den Behörden aber uneingeschränkt in der Verantwortung.
Am 1. Januar 2016 wurden zusätzlich mit den Artikeln 73a und 73b ArGV 1 Ausnahmen zur systematischen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung eingeführt. Diese neuen Bestimmungen ermöglichen es, unter klar definierten Bedingungen Abweichungen von der umfassenden Arbeitszeiterfassungspflicht zu vereinbaren.
Das Staatssekretariat für Wirtschaft SECO hat eine Checkliste entwickelt, welchen den Unternehmen hilft, sich auf die Kontrolle der Arbeitszeiten durch die Behörden optimal vorbereiten zu können. Die Checkliste berücksichtigt insbesondere auch die beiden oben beschriebenen Ausnahmefälle des Verzichts und der vereinfachten Arbeitszeiterfassung, welche beide auf höherwertige Dienstleistungen zugeschnitten sind.
Die Checkliste dient als Hilfsmittel für die Prüfung und zur Feststellung, ob die Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung korrekt umgesetzt wurden. Gleichzeitig hilft sie dem Unternehmen, sich rechtssicher auf eine Kontrolle vorbereiten zu können.
Die Checkliste geht ausserdem auf das Vorliegen der gesetzlich notwendigen Bedingungen zum Verzicht bzw. zur Einführung einer vereinfachten Arbeitszeiterfassung ein. Anhand der Punkte kann schnell und einfach ermittelt werden, welche Voraussetzungen für die Erleichterungen zur Arbeitszeiterfassung notwendig sind und, ob diese im Unternehmen tatsächlich vorhanden sind.
Im abschliessenden Teil der Checkliste wird abgefragt, ob die effektive Arbeitszeiterfassung gesetzeskonform vorgenommen wird.
Die Checkliste ist so aufgebaut, dass sie alle vier gesetzlich vorgesehenen Arten von Arbeitnehmenden umfasst.
Wenn der Unterschied zwischen Pflicht und Kür einfach heisst: Pflicht, ich muss; Kür, ich darf; dann ist es völlig klar. Die Zeiterfassung ist gesetzliche Pflicht.
Wir möchten jedoch erstmal «Pflicht versus Kür» ein wenig philosophischer betrachten.
So verstehen wir unter Pflicht: Ich muss etwas tun, sei es von aussen verlangt oder von mir selbst. Es verlangt von mir hohe Disziplin und ist nicht besonders lustvoll. Ich bin weitgehend fremdbestimmt und kann die Ausführung dieser Pflicht nicht selbst gestalten.
Andererseits heisst Kür, dass es Spass macht, dass es lustvoll ist und, dass ich das, was ich mache und wie ich es mache, (weitgehend) selbst bestimmen kann. Ich bin also mein eigener Pilot dabei.
Differenzierter ist uns allen aber klar, dass Kür (also das Spassige und Lustvolle, das Interessante und uns Reizende) nicht selten auf Pflicht aufbaut. Nein, sogar erst dann sich wirklich entfalten kann. Ohne Basis, ohne Grundlagen kann nichts Höheres entstehen. So müssen wir – in vielen Dingen – die Pflicht beherrschen, bevor wir die Kür überhaupt in Angriff nehmen und dann an ihr auch Spass haben können.
Nehmen wir einen typischen Dienstleistungsberuf, den Ingenieur. Wenn der sein Basishandwerk Statik, Materialkunde, Trigonometrie, Geometrie, etc. nicht einigermassen im Griff hat, wird er auch nie ein Kultur- und Kongresszentrum in Luzern oder einen Gotthardbasistunnel konzipieren und planen können. Also, ohne Pflicht, keine Kür.
Auf die, das geben wir zu, wesentlich profanere Zeiterfassung übertragen heisst dies für uns nun.
Auch wenn wir in unseren Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind die Arbeitszeiten zu erfassen, so können wir dies trotzdem als Kür verstehen und entsprechend ausgestalten.
Eine Sichtweise, die uns das Leben wesentlich einfacher macht.
Ignorieren Sie als Unternehmer doch einfach, dass eine gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung besteht. Machen Sie für sich und Ihr Unternehmen daraus eine nutzenbringende Kür und – ja, Sie lesen richtig – eine lustvolle Angelegenheit. In der Zeiterfassung liegen nämlich auch zahlreiche Chancen, die Sie sich für Ihr Unternehmen keinesfalls entgehen lassen sollten. Wenn Sie die Chancen ergreifen und eigenbestimmt gestalten, dann fühlen Sie sich bei der Umsetzung der Pflicht zur Zeiterfassung auch nicht mehr fremdbestimmt.
Wir hoffen, wir konnten Sie davon überzeugen, dass Sie aus der Pflicht zur Zeiterfassung für Ihr Unternehmen eine lustvolle Angelegenheit mit hohem Nutzwert machen können. Was aber gilt es dabei zu beachten?
