Login
Testen
Menu
Login
Testen

Stolpersteine und Risiken bei der Auswahl einer Business-Software für Dienstleister

Simon Grenacher
Montag, 20. November 2017

Wir haben im prolesBlog schon öfters über die Vorteile und den Nutzen vom Einsatz einer durchgängigen und professionellen Business-Software für Dienstleister geschrieben.

So zum Beispiel im Beitrag «Nutzen einer Projektmanagement-Software für Dienstleister», im Beitrag «30 Gründe für eine cloudbasierte Business-Software für Dienstleister» oder auch im Beitrag «Wieso soll ich eine Business-Software für Dienstleister einsetzen?».

Allerdings, neben all dem Mehrwert, den eine Business-Software für Dienstleister stiftet, sind natürlich auch Risiken damit verbunden. Insbesondere beim Auswahlprozess müssen Sie so sicher wie das Amen in der Kirche mit Stolpersteinen rechnen, die ihr Projekt nicht nur ins Straucheln, sondern im worst case sogar zu Fall bringen können.

Ohne den negativen Aspekten zu viel Raum zu geben, will ich mich in diesem Beitrag daher auf die Risiken bei der Softwareevaluation konzentrieren und – so quasi als Remedur – einige Tipps geben, wie Sie diese bereits vor ihrem Eintreffen unterbinden können.


Eine gute Vorbereitung ist das halbe Projekt

Sie sollten sich bereits vor dem Start der Softwareauswahl auf die möglicherweise auftretenden Risiken und Stolpersteine vorbereiten.

«Was könnte alles schiefgehen?», «was könnte uns massiv behindern?» oder «wo könnten uns der Aufwand und die Kosten aus dem Ruder laufen?» sind dazu die typischen Fragen.

Thematisieren Sie diese Fragestellungen am besten früh im Auswahlprozess und erstellen dazu in einem Meeting eine Liste aller identifizierter Risiken in Ihrer Firma. Sogleich beleuchten Sie die Risiken im Team von der positiven Seite und überlegen sich, wie den Risiken wirkungsvoll begegnet werden kann. Was können Sie tun, damit die potentiellen Schadeinwirkungen gar nicht erst eintreffen können? Lassen Sie dazu der Kreativität Ihres Teams freien Lauf und notieren alle möglichen Lösungen. Und – benennen Sie im Evaluationsteam gleich zu Beginn für die Ausserkraftsetzung jedes Risikos eine verantwortliche Person, die sich um eine prophylaktische Lösung kümmert.

Damit sind Sie in Ihrem Auswahlprojekt natürlich nicht hundertprozentig vor allen Unwägbarkeiten gefeit, aber Sie haben sich vorbereitet und wissen, was auf Sie und Ihr Team zukommen könnte. Und, Sie unternehmen vorsorglich alles, damit die Auswahl und Einführung Ihrer geplanten Business-Software erfolgreich vonstattengehen kann. Auf diese Weise wird das Thema «Risiken und Stolpersteine» zwar seiner Bedeutung gerecht behandelt, ohne hingegen zu dominant zu werden. Denn, Sie wollen ja die Motivation Ihrer Mitarbeitenden an der bevorstehenden Veränderung in Sachen Business-Software hochhalten und sowas funktioniert bekanntermassen schlecht mit kollektiver Angstmacherei.

Mögliche Stolpersteine mit vorsorgenden Lösungsideen

Wie fast alles bei der Auswahl einer professionellen Business-Software für Dienstleister, sind natürlich auch die Risiken und möglichen Stolpersteine firmenindividuell. Was beim einen Unternehmen eine Unwägbarkeit darstellt, ist für ein anderes absolut kein Problem. Trotzdem hier eine Liste potentieller Stolpersteine als Inspirationsquelle. Der Systematik halber unterscheide ich generell in Risiken vor und in solche während der Einführung bzw. der Wahl der neuen Business-Software.

Risiken während des Auswahlprozesses:

  • Sicherheitsrisiken: Setzen Sie auf eine Software aus der Cloud, dann sollten Sie wissen, wo sich Ihre Daten physisch befinden und wie sie dort behandelt und gesichert werden (vgl. auch «Business-Software für Dienstleister: Cloud versus On-Premises»). Wer hat Zugriff auf Ihre Daten, nach welchen Sicherheitsrichtlinien werden Ihre Daten gepflegt? Befinden sich Ihre Daten in Ihrem Unternehmen auf Ihrem Server, dann sind der Zugang und die Sicherheit dieses Rechners vollkommen in Ihrer eigenen Verantwortung und müssen intern gelöst werden. Und zwar im Vorfeld, bevor die Software installiert und mit Daten befüllt wird. Grundsätzlich kann man sagen, dass den meisten Sicherheitsrisiken mittels technischer Lösungen wirkungsvoll begegnet werden kann. Das kostet zwar etwas, reduziert aber dafür den möglichen Schaden gegen Null.
  • Ausufernde Anforderungen: Nicht selten kommen die Evaluationsteams bei der Definition der Anforderungen an die neue Software kaum zu einem Ende. «Das wäre noch wichtig, dies wäre hochinteressant, dieses könnten wir auch noch brauchen» usw. Bevor Sie daher mit der Aufnahme der Anforderungen beginnen, muss das Einführungsprojekt klar definiert und abgegrenzt werden. Soll das System auch die Fibu machen, soll das System auch Briefe schreiben können, usw.? Anderenfalls laufen Sie Gefahr, dass das Projekt ausufert und zu keinem Ende kommt. Hilfreich kann es auch sein, das Einführungsprojekt in Etappen zu unterteilen. Etappe 1 kümmert sich um die dringendsten Anforderungen, Etappen 2 und eventuell 3 später um die nachgelagerten Anforderungen.
  • Die Wahl der «falschen» Software: Diesem Risiko begegnen Sie, indem Sie unsere Tipps zur Auswahl einer Business-Software für Dienstleister in diesem Blog lesen und angepasst auf Ihr Unternehmen umsetzen. Selbstverständlich können Sie auch versuchen, das Auswahlrisiko an einen externen Softwareberater «auszulagern». Aber auch dann werden Sie die Entscheidung selbst treffen und auch verantworten müssen. Dies kann Ihnen niemand abnehmen.
  • Der «falsche» Softwarepartner: Hier gilt das oben gesagte ebenso. Hören Sie zusätzlich auf Ihren «Bauch». Die «Chemie» Ihres Unternehmens sollte zur derjenigen des Anbieters so gut wie möglich passen. Sind die Diskrepanzen gross und schon zu Beginn klar spürbar, dann ist dies ein deutliches Zeichen in Richtung «falscher» Softwarepartner. In Ihrem eigenen Interesse evaluieren Sie weiter. Vgl. dazu auch «Der Anbieter einer Business-Software für Dienstleister muss ein echter Partner sein».

Risiken bei der Einführung der neuen Business-Software:

  • Prozesse sind mit der neuen Lösung schlechter unterstützt wie vorher und/oder die an die Software gestellten Anforderungen werden nicht bzw. falsch erfüllt: Dummerweise merkt man dies oft erst dann, wenn produktiv mit der neuen Software gearbeitet wird. Ein vorgängiger Testbetrieb oder Pilotbetrieb (noch vor der definitiven Einführung) können dieses latente Problem sichtbar machen. Sinnvollerweise werden alle kritischen Geschäftsprozesse bereits während der Evaluation der verschiedenen Softwarelösungen 1:1 durchgespielt und auf ein reibungsloses Funktionieren hin überprüft. Dies kostet zwar Zeit, bringt dafür eine hohe Sicherheit bei der Auswahl zur «richtigen» Business-Software.
  • Gewohnheiten und Arbeitsweisen müssen geändert werden: Dies ist ein heikles Thema und hat schon manches Softwareprojekt (fast) zu Fall gebracht. Natürlich werden Gewohnheiten und Arbeitsweisen geändert werden müssen. Und, das weiss im Prinzip auch jeder im Unternehmen. Dennoch, oft kommt bei der Einführung und kurz danach mehr oder weniger grosser Widerstand auf. Den umgehen Sie, indem Sie erstens selbst mit gutem Beispiel vorangehen und zweitens, indem Sie alle betroffenen Mitarbeitenden bereits frühzeitig in die Auswahl involvieren, so dass sie sich für die gewählte Software mitverantwortlich fühlen. «Akzeptanz» ist auch hier das Zauberwort.
  • Schlechte Usability: Leider merkt man auch eine ungenügende Usability oft erst dann, wenn man regelmässig mit der neuen Software arbeiten muss. Und, nicht selten wird eine schlechte Usability als Ausrede benutzt, seine Arbeitsweise nicht ändern zu müssen. Sei es wie es will, die Remedur wurde oben schon ausgeführt: Testbetrieb, Pilotbetrieb, «Betroffene zu Beteiligten» machen und insgesamt eine saubere Softwareevaluation durchführen.
  • Technologische Risiken wie schlechte Verfügbarkeit der Software, instabiler Betrieb oder Performanceprobleme: Auch diese Probleme nehmen Sie meist erst dann praktisch wahr, wenn die Software eingeführt und in Betrieb ist. Handelt es sich um ein grundsätzliches Problem der Software, dann werden Sie bei aufmerksamer Beobachtung bereits in der Auswahlphase davon Wind bekommen. Ist dem nicht so, so lässt sich das Problem mit hoher Wahrscheinlichkeit technisch lösen. Lassen Sie einfach nicht locker.
  • Kostenüberschreitungen: Orientieren Sie sich bereits ganz zu Beginn der Evaluation an den Gesamtkosten der neuen Business-Software. Und lassen Sie sich von den Softwareanbietern diese auch detailliert ausweisen. Stellen Sie sicher, dass jede Projektänderung auch sofort in der Gesamtkostenübersicht berücksichtigt wird, damit diese jederzeit aktuell ist. Gesamtkosten – dazu publizieren wir später eigene Blogbeiträge – bestehen aus zahlreichen Einzelkomponenten wie Softwarennutzung, aus Infrastruktur, aus Beratung und Projektierung, aus Installation und Konfiguration, aus Datenübernahme, aus Schulungskosten oder aus Betriebskosten.

Ein Tipp: Stellen Sie sich von Beginn an der «vollen Wahrheit». Und – betrachten Sie die Kosten für die neue Business-Software für Ihr Dienstleistungsunternehmen vielmehr als «Investition», welche einen Return on Invest (ROI) generieren soll. Lassen Sie sich von den Softwareanbietern «beweisen», dass Ihr Mehrwert höher ausfallen wird, als die zu tätigende Investition. Sind die Anbieter dazu nicht in der Lage oder willens, so ist grösste Vorsicht angebracht.

  • Fehlende oder lasche Einführungsplanung, Terminüberschreitungen: Nachdem Sie die definitive Wahl Ihrer künftigen Software und Ihres künftigen Softwarepartners getroffen haben, lassen Sie sich unverzüglich einen verbindlichen Einführungsplan erstellen. Der Plan muss anschliessend von den Projektleitern in Ihrer Firma und beim Softwarepartner regelmässig aktualisiert und nachgeführt werden. Befindet sich das Einführungsprojekt ausser Plan (sei es hinsichtlich Kosten oder Terminen), so ist dies sofort ersichtlich. Kümmern Sie sich regelmässig um den Stand des Projektes und begleiten Sie dessen Fortgang eng.

Verwandt:
- Teil 1: Vorbereitungen zur Software-Auswahl
- Teil 2: Auswahlprozess durchführen und Entscheidung treffen
Teil 3: Ausgewählte Business-Software einführen und in Betrieb nehmen


proles ist eine cloudbasierte Schweizer Projektmanagement-Software für Dienstleister

proles ist eine cloudbasierte Schweizer Projektmanagement-Software für Dienstleister. Die Lösung unterstützt Sie bei der Steuerung aller Prozesse in Ihrem Unternehmen und vereinfacht Management- und Administrationsaufgaben.

Testzugang erstellen

Newsletter abonnieren