In erster Linie gilt der individuelle Arbeitsvertrag. Meist wird dort die wöchentliche Arbeitszeit des Arbeitnehmenden festgeschrieben, z.B. 42 Stunden/Woche bei einem 100% Pensum.
Oft verzichtet ein Arbeitgeber auf die Festschreibung der individuellen Arbeitszeit im Arbeitsvertrag und regelt die Arbeitszeit im Betrieb in einem Personalreglement. Dieses gilt dann in aller Regel für die ganze Belegschaft und muss als integraler Bestandteil der einzelnen Arbeitsverträge verstanden werden.
Wurde im Arbeitsvertrag und/oder im Personalreglement hinsichtlich Arbeitszeit nichts geregelt, so gibt es möglicherweise einen auf das Unternehmen anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag (GAV). In diesem werden in der Regel auch die Arbeitszeiten der angeschlossenen Unternehmen definiert.
Ganz selten kommt es auch vor, dass ein Arbeitsvertrag mündlich abgeschlossen wurde. In diesem Fall gilt, was der Arbeitnehmende und der Arbeitgeber mündlich beschlossen haben (auch wenn dies eventuell schwer zu beweisen ist).
An letzter Stelle tritt dann das Arbeitsgesetz. Es bestimmt in Artikel 9 die Höchstarbeitszeiten. Im Dienstleistungs- und Bürobereich sind dies 45 Stunden pro Woche.
Die eigentliche Arbeitszeiterfassung hingegen ist eine klare gesetzliche Pflicht (Artikel 46 Arbeitsgesetz). Sie obliegt dem Arbeitgeber. Er muss alle dafür nötigen Vorkehrungen treffen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist zwingend und darf weder im Arbeitsvertrag, in einem Personalreglement, in einem GAV oder auch mündlich wegbedungen werden.